Cowork może utworzyć plik na Twoje polecenie: dokument Word, arkusz kalkulacyjny Excel lub prezentację PowerPoint. Możesz na przykład poprosić o raport na podstawie gotowych materiałów, zebranie danych z kilku plików w jednym arkuszu kalkulacyjnym albo przygotowanie prezentacji na spotkanie z przełożonym.

Dzięki temu szybciej otrzymasz roboczą wersję pliku i nie musisz samodzielnie przygotowywać jego struktury, zestawiać danych ani ustawiać formatowania. Gotowy plik możesz otworzyć, sprawdzić i poprawić w odpowiednim programie.

Uzgodnij strukturę przed utworzeniem pliku

Warto podzielić pracę na dwa etapy. Najpierw poproś Cowork o zaproponowanie struktury pliku, sprawdź ją i wprowadź poprawki. Gdy uzgodnisz strukturę, przejdź do tworzenia pliku. Na tym etapie łatwiej zmienić układ sekcji, kolumn lub slajdów niż przerabiać gotowy plik.

Określ strukturę odpowiednią dla danego typu pliku:

• Dla dokumentu — jakie sekcje są potrzebne, w jakiej kolejności je ułożyć i co powinno znaleźć się w każdej z nich.
• Dla arkusza kalkulacyjnego — jakie arkusze utworzyć, jakie kolumny dodać, jakie dane w nich zebrać i jakie obliczenia wykonać.
• Dla prezentacji — ile slajdów jest potrzebnych, w jakiej kolejności je ułożyć i jaką główną myśl przedstawić na każdym slajdzie.

Na przykład w przypadku arkusza kalkulacyjnego możesz najpierw napisać:

Zaproponuj strukturę arkusza kalkulacyjnego do rozliczania wydatków według projektów. Pokaż, jakie arkusze i kolumny są potrzebne. Nie twórz jeszcze pliku.
Jeśli trzeba zmienić strukturę, doprecyzuj wymagania w tej samej rozmowie:
Dodaj osobny arkusz z podsumowaniem miesięcznym oraz kolumnę Osoba odpowiedzialna w arkuszu z wydatkami.

Gdy uzgodnisz strukturę, poproś Cowork o utworzenie pliku w odpowiednim formacie.

Utwórz dokument

Dokument w formacie DOCX sprawdzi się, gdy trzeba połączyć informacje z kilku materiałów w spójny tekst — na przykład raport z projektu, podsumowanie spotkania lub instrukcję dla pracowników.

Materiałami źródłowymi mogą być notatki, korespondencja i arkusz kalkulacyjny z wynikami projektu. Gdy uzgodnisz strukturę, poproś Cowork o wykorzystanie tych materiałów w jednym dokumencie:

Utwórz dokument w formacie DOCX według uzgodnionej struktury raportu. Wykorzystaj załączone materiały za sierpień. Uwzględnij tylko potwierdzone dane, sprawdź daty, nazwiska i liczby. Nazwij plik Podsumowanie projektu.

Jeśli masz dodatkowe wymagania dotyczące dokumentu, dodaj je do zapytania. Możesz na przykład poprosić o skrócenie tekstu do dwóch stron, przeniesienie wniosków na początek lub pominięcie wewnętrznych komentarzy z materiałów źródłowych.

Gdy plik zostanie utworzony, otwórz go i sprawdź zawartość. Jeśli coś trzeba zmienić, opisz poprawki w tej samej rozmowie i poproś Cowork o aktualizację dokumentu.

Utwórz arkusz kalkulacyjny

Arkusz kalkulacyjny w formacie XLSX sprawdzi się, gdy trzeba zebrać i porównać dane lub wykonać obliczenia.

Możesz na przykład zestawić wydatki z kilku projektów na podstawie załączonych plików. Zapytanie możesz sformułować tak:

Utwórz arkusz kalkulacyjny w formacie XLSX według uzgodnionej struktury. W arkuszu Wydatki zbierz dane z załączonych plików, a w arkuszu Podsumowanie pokaż sumę wydatków dla każdego projektu w podziale na miesiące. Sprawdź duplikaty, puste wartości i sumy końcowe. Nazwij plik Wydatki według projektów.

Jeśli masz wymagania dotyczące formatu dat, kolejności wierszy lub zasad obliczeń, podaj je w zapytaniu.

Gdy plik zostanie utworzony, sprawdź, czy dane trafiły do właściwych kolumn, obliczenia są poprawne, a wiersze się nie powtarzają.

Utwórz prezentację

Przed utworzeniem prezentacji warto określić sposób przedstawienia informacji: ile tekstu umieścić na slajdach, jakie dane wyróżnić i dla kogo przygotować materiał.

Na przykład prezentacja dla przełożonego powinna zwięźle przedstawiać wyniki i wnioski, bez powtarzania całego raportu źródłowego. Zapytanie możesz sformułować tak:

Utwórz prezentację w formacie PPTX według uzgodnionej struktury na spotkanie z przełożonym. Wykorzystaj załączony raport. Zachowaj kluczowe liczby i wnioski, usuń mniej istotne szczegóły. Na każdym slajdzie przedstaw jedną główną myśl i ogranicz tekst do minimum. Nie dodawaj danych, których nie ma w raporcie. Nazwij plik Wyniki projektu.

Gdy plik zostanie utworzony, sprawdź, czy główną myśl każdego slajdu można zrozumieć bez czytania długiego tekstu, czy wnioski się nie powtarzają oraz czy liczby zgadzają się z materiałami źródłowymi.

Znajdź gotowy plik

Gdy Cowork utworzy plik, doda go do bieżącej rozmowy i poda link w odpowiedzi. Plik pojawi się też w bloku Pliki, więc nie musisz wracać do wiadomości, w której został utworzony.

W bloku Pliki możesz otworzyć lub pobrać gotowy plik. Jeśli chcesz go edytować, otwórz go w odpowiednim programie. Wbudowany podgląd pozwala sprawdzić zawartość, ale nie zastępuje pełnej edycji.

Jeśli plik o takiej nazwie już istnieje, Cowork go nie zastąpi, lecz zapisze nową wersję pod inną nazwą.

Popraw plik

Jeśli trzeba zmienić plik, opisz poprawki w tej samej rozmowie. Dzięki temu Cowork zachowa kontekst i będzie mógł zaktualizować plik.
Opisz konkretnie, co trzeba zmienić. Na przykład:

W dokumencie skróć sekcję z wnioskami do trzech punktów. W arkuszu kalkulacyjnym dodaj kolumnę Osoba odpowiedzialna. Z prezentacji usuń slajd z wynikami pośrednimi.

Jeśli poprosisz o zapisanie nowej wersji pod tą samą nazwą, Cowork zachowa poprzedni plik, a nową wersję zapisze pod inną nazwą.

Po wprowadzeniu zmian otwórz nową wersję i sprawdź, czy uwzględniono wszystkie poprawki.