Narzędzie e-Podpis w HR ma teraz bota HR. Głównym zadaniem bota jest automatyzacja procesu podpisywania dokumentów.
Bot HR będzie informował:
- o nowym dokumencie do podpisania,
- o zmianie statusu dokumentu,
- o błędzie podczas podpisywania — zostaniesz poproszony o ponowną próbę.
Wiadomość zostanie wysłana na czat Bitrix24 do każdej strony podpisującej: inicjatora, przedstawiciela firmy, osoby zatwierdzającej, osoby wypełniającej pola i pracowników podpisujących dokument.
Na przykład inicjator i pracownik podpisujący dokument otrzymają wiadomość o podpisanym dokumencie, jednak tylko inicjator otrzyma powiadomienie o anulowaniu podpisania.
W tym artykule znajdziesz główne wiadomości wysyłane przez bota.
Typy wiadomości od bota HR
Zatwierdź dokument. Osoba zatwierdzająca (zwykle jest to przełożony) sprawdza, czy wszystko w dokumencie jest poprawne i go zatwierdza. Następnie dokument trafia do kolejnego etapu, do osoby wypełniającej pola lub przedstawiciela firmy.
Przejrzyj i uzupełnij dokument. Menedżer HR wypełnia pola dokumentu, na przykład wprowadza dane pracowników. Następnie dokument przesyłany jest do podpisu przez przedstawiciela firmy. Bot powiadomi o tym przedstawiciela.
Podpisz dokument. Przedstawiciel firmy jako pierwszy otrzyma tę wiadomość. Po podpisaniu dokumentu bot HR wyśle wiadomość do podpisujących pracowników.
Pracownicy otrzymają wiadomość od bota na czacie Bitrix24, skąd będą mogli otworzyć dokument, przeczytać go i podpisać.
Dokument podpisany. Gdy dokument zostanie podpisany przez obie strony, inicjator podpisania oraz pracownik otrzymają o tym wiadomość.
Inicjator może pobrać dokument w sekcji e-Podpis w HR > Sejf firmy, pracownik może go pobrać ze swojego profilu osobistego w sekcji Podpisane dokumenty.
e-Podpis w HR: gdzie przeglądać i pobierać podpisane dokumenty
Podpisanie dokumentu może zostać anulowane. Bot HR poinformuje o anulowaniu, jeśli:
- przedstawiciel firmy nie podpisał dokumentu z powodu błędu technicznego,
- zatwierdzający, wypełniający lub przedstawiciel firmy z dowolnego powodu anulował podpisanie dokumentu,
- pracownik podpisujący dokument odmówił jego podpisania.
Podpisz dokument ponownie. Przedstawiciel firmy otrzyma tę wiadomość, jeśli nie będzie mógł podpisać dokumentu za pierwszym razem, na przykład z powodu błędu technicznego. Gdy przedstawiciel rozwiąże problem, może spróbować ponownie, klikając Podpisz ponownie.
Inicjator podpisania otrzyma wiadomość od bota, że Niektórzy pracownicy nie mogą podpisać dokumentu. Inicjator może zapytać przedstawiciela o przyczynę błędu, pomóc go naprawić lub anulować podpisanie.
Anulowane podpisywanie. Gdy jeden z uczestników (osoba zatwierdzająca, wypełniająca lub przedstawiciel) z jakiegokolwiek powodu anuluje podpisanie, bot HR powiadomi o tym inicjatora na czacie Bitrix24.
Pracownik odmówił podpisania dokumentu. Jeśli pracownik odmówi podpisania dokumentu, inicjator otrzyma wiadomość o tym w imieniu pracownika, a nie od bota.
Aby dowiedzieć się, dlaczego nie udało się podpisać dokumentu, skontaktuj się z pracownikiem, którego nazwisko wskazane jest w wiadomości, lub z pracownikiem działu HR.
Dostosuj bota HR
Aby spersonalizować bota HR, możesz dostosować jego profil: zmienić awatar, wymyślić nazwę i stanowisko. Może to zrobić administrator Bitrix24.
Mój profil
- Narzędzie e-Podpis w HR ma teraz bota HR. Głównym zadaniem bota jest automatyzacja procesu podpisywania dokumentów.
- Bot HR powiadomi Cię o nowym dokumencie do podpisu, poinformuje o zmianie statusu dokumentu lub poprosi o ponowną próbę w przypadku wystąpienia błędu.
- Wiadomość zostanie wysłana na czat Bitrix24 do każdej strony podpisującej: inicjatora, przedstawiciela firmy, osoby zatwierdzającej, osoby wypełniającej pola i pracowników podpisujących dokument.
- Aby spersonalizować bota HR, administrator może dostosować jego profil: zmienić awatar, wymyślić nazwę i stanowisko.
- Bot nie może odpowiadać na pytania. Aby poznać szczegóły podpisania, należy skontaktować się z upoważnioną osobą.
Polecane artykuły: