Kiedy pracujesz nad wieloma projektami jednocześnie, ważne jest, aby upewnić się, że wszystko przebiega zgodnie z planem i na czas.
Kolejnym wyzwaniem jest szybkie delegowanie obowiązków. Jeśli pracownik jest na urlopie lub opuszcza projekt, jego zadania powinny być łatwo przekazane innej osobie bez utraty czasu i informacji.
Ponadto kluczowe jest również zachowanie historii projektów, aby wszystkie pliki i wiadomości pozostały dostępne do późniejszego wykorzystania.
Teraz opowiemy, jakie narzędzia mogą Ci w tym pomóc.
Jako przykład weźmy typowy projekt dla wielu firm: planowanie wydarzeń, w tym konferencji, wystaw czy imprez firmowych.
Za realizację tego typu wydarzeń odpowiada zazwyczaj zarówno wewnętrzny zespół, jak i zewnętrzni specjaliści z agencji eventowej.
Czat: centrum komunikacji.
Na czacie zespół wymienia się pomysłami. Znajdziesz tu również liczniki zadań i terminów.
Czat Collabu to centrum komunikacji: tutaj możesz wysyłać wiadomości, tworzyć zadania, planować wydarzenia i wideorozmowy.
Dowiedz się więcej
Połączenia wideo: szybkie i nieograniczone
Połączenia wideo pomagają Twojemu zespołowi omawiać szczegóły dotyczące projektu.
Połączenia wideo w Collabach to nie tylko komunikacja, ale także narzędzie do efektywnej pracy. Nie musisz się martwić o ograniczenia czasowe, ponieważ nasze połączenia są bezpłatne i nieograniczone. Dodatkowo, nie ma potrzeby sprawdzania dostępności uczestników. Wystarczy zadzwonić do wszystkich członków Collabu jednocześnie,a od razu zobaczysz, kto jest połączony, a kto nie.
Zadania: zamieniaj słowa w czyny
Po dyskusji tworzone są zadania: rezerwacja miejsca, opracowanie materiałów wizualnych, zapewnienie logistyki.
Zadania pomogą utrwalić ustalenia, przypisać odpowiedzialnych oraz ustalić terminy realizacji. Dają przegląd postępu projektu i kolejnych kroków. Nawet jeśli zadań jest wiele, uczestnicy zawsze widzą, co muszą zrobić w danym momencie — licznik na czacie wskaże zadania wymagające uwagi: zbliżający się termin czy nowy komentarz.
Dowiedz się więcej
Kalendarz i wydarzenia: wygodne planowanie
Planowanie spotkania z uwzględnieniem wolnego czasu wszystkich uczestników nie stanowi już problemu. Kalendarz Collabu pokaże wspólne wolne terminy dla wszystkich, a spotkanie można zaplanować w kilku kliknięciach. Powiadomienia i liczniki przypomną Ci z wyprzedzeniem o nadchodzącym wydarzeniu na czacie.
Dowiedz się więcej
Powiadomienia: skup się na tym, co najważniejsze
Wszystkie powiadomienia w Collabie dotyczą wyłącznie projektów. Uczestnicy szybko reagują na pilne sprawy, a liczniki wskazują zadania i wydarzenia wymagające natychmiastowej uwagi.
Pliki: wszystko w jednym miejscu
To tutaj przechowywane są wszystkie pliki Collabu.
Możesz łatwo znaleźć potrzebny plik, niezależnie od tego, gdzie został przesłany: na czacie, w zadaniach, w wydarzeniu kalendarza lub bezpośrednio w sekcji „Pliki”.
Możesz wspólnie edytować pliki, w tym dokumenty lub arkusze kalkulacyjne.
Dowiedz się więcej
e-Podpis
Dokumenty można zatwierdzać i podpisywać online bezpośrednio z Collabu. Podpisuj umowy, faktury i inne dokumenty.
Narzędzie e-Podpis Bitrix24 to podpis elektroniczny, a nie cyfrowy. Każdy kraj ma własne ustawodawstwo i przepisy dotyczące używania podpisów elektronicznych. W niektórych krajach konieczne jest zawarcie z klientem specjalnej umowy na użycie podpisu elektronicznego przed skorzystaniem z narzędzia.
Gdy dokument zostanie podpisany elektronicznie przez wszystkie strony, stanie się dostępny w plikach Collabu. Możesz go przeczytać i pobrać zarówno na czacie, jak i w sekcji „Pliki”. Podpisany dokument będzie dostępny dla wszystkich uczestników.
Dowiedz się więcej
Spójrzmy na collab z perspektywy gościa.
Goście mogą korzystać z 4 narzędzi: Komunikatora, Zadań, Plików i Kalendarza.
Dostępność niektórych opcji w narzędziach może zależeć od uprawnień ustalonych przez właściciela Collabu.
Goście Collabu mogą pracować z zadaniami, uczestniczyć w wydarzeniach i zarządzać plikami. Oprócz czatu grupowego, goście mogą pisać prywatne wiadomości do innych pracowników Collabu i mogą uczestniczyć w czatach grupowych.
Jak śledzić postęp realizacji projektu?
Właściciel Collabu (zazwyczaj również kierownik projektu) ma możliwość kontrolowania pracy użytkowników nad zadaniami oraz wyboru odpowiedniego trybu pracy.
Lista wyświetla szczegółowe informacje o zadaniu: aktywność, nazwę, status, terminy i sortuje zadania według tych parametrów.
Kanban przedstawia proces pracy w postaci kolumn i pokazuje etapy zadania.
Termin grupuje zadania w kolumny w zależności od ich terminów ostatecznych.
Terminarz to kanban z zadaniami, do którego masz dostęp tylko Ty.
Gantt wizualizuje zadania w postaci harmonogramu kalendarza, na którym wyświetlane są wszystkie powiązane projekty.
Kalendarz monitoruje terminy realizacji zadań i obciążenie pracą pracowników.
Dowiedz się więcej
Korzystaj z aplikacji mobilnej Bitrix24, aby zawsze być w kontakcie z zespołem i nie przeoczyć niczego ważnego.
Twój projekt jest zawsze pod ręką. Wszystkie funkcje Collabu w aplikacji mobilnej umożliwiają pracę na laptopie lub komputerze, a także na dowolnym urządzeniu mobilnym.
Twój projekt został ukończony
Gratulacje! Kolejny projekt został pomyślnie ukończony!
Cała historia komunikacji i dane projektu pozostają w firmie, eliminując potrzebę przenoszenia informacji z innych usług lub kont osobistych. To z pewnością jest korzystne, ponieważ przed nami jeszcze wiele projektów.
Zewnętrznych użytkowników można zwolnić lub dodać do innego Collabu, jeśli planujesz kolejny projekt.
Opcjonalnie możesz zorganizować spotkanie pożegnalne, aby omówić osiągnięcia i zebrać opinie na temat współpracy. Jeśli projekt dotyczył klienta, warto również zebrać jego opinie i sugestie. To pomoże poprawić jakość przyszłych interakcji.