Jeśli użytkownik ma wiele ról z różnymi poziomami dostępu, wystąpi konflikt uprawnień.
Użytkownik Jan Kowalski ma rolę Administrator i pracuje w dziale sprzedaży. Jego dział ma role Menedżer.
Menedżer ma dostęp do podstawowych operacji z CRM, natomiast Administrator ma rozszerzone uprawnienia i dostęp do wszystkich danych.
W takim przypadku Jan Kowalski będzie miał rozszerzone uprawnienia dostępu, czyli uprawnienia Administratora.
Jakie są role w CRM?
Role można podzielić na dwie grupy:
- Osobiste - przypisane do konkretnego pracownika.
- Grupowe - przypisane do grupy pracowników, np. do działu w strukturze firmy lub członków grupy/projektu.
Jakie są uprawnienia dostępu?
Uprawnienia dostępu można podzielić na szczegółowe i dziedziczone.
- Szczegółowe uprawnienia są podświetlone na czarno. Możesz je zastosować do dowolnego elementu i etapu.
- Dziedziczone uprawnienia są wyszarzone. Możesz je zastosować tylko do etapów elementów.
Jak działają uprawnienia w przypadku konfliktów?
Uprawnienia szczegółowe są zawsze ważniejsze niż dziedziczone, a role osobiste są ważniejsze niż role grupowe. W tej samej kolejności sprawdzane są uprawnienia w przypadku konfliktu.
Jeśli uprawnienia są równe, np. jeśli pracownik jest w dwóch działach, ale uprawnienia są szczegółowe w obu działach, to system będzie sprawdzał role. Jeśli role są równe, na przykład role grupowe, to pracownik otrzyma te uprawnienia, które są silniejsze.
Przykłady:
1. Użytkownik pracuje w dwóch działach o różnych uprawnieniach dostępu. Jeden dział nie ma dostępu do deali, podczas gdy drugi ma dostęp. W pierwszym przypadku uprawnienia są szczegółowe, w drugim są dziedziczone.
W takim przypadku pracownik nie będzie miał dostępu do deali, ponieważ uprawnienia szczegółowe są ważniejsze niż dziedziczone.
2. Konflikt uprawnień dziedziczonych. Pracownik jest menedżerem w strukturze firmy, ale ma rolę kierownika sprzedaży. Pełni rolę osobistą i grupową.
W tym przykładzie pracownik będzie miał uprawnienia roli kierownika sprzedaży, ponieważ jest to rola osobista.
Jak uniknąć konfliktów uprawnień
- Jeśli w CRM pracuje niewielka liczba pracowników, skonfiguruj uprawnienia osobiste, a nie grupowe.
- Konfiguruj uprawnienia dostępu najpierw dla działów, potem dla poddziałów.
- Skonfiguruj role dla każdego działu osobno. Unikaj używania ról Pracownicy wszystkich działów z poddziałami. Poświęć trochę więcej czasu, ale skonfiguruj osobne role dla poddziałów.