Bitrix24 e-Podpis pozwala podpisywać dokumenty z klientami, dostawcami i partnerami bezpośrednio w Twoim koncie, bez korzystania z zewnętrznych narzędzi. Pomaga w:
- Oszczędzaniu czasu i zasobów: brak potrzeby drukowania, skanowania i wysyłania papierowych dokumentów.
- Zapewnieniu porządku: zarządzaniu jednolitą bazą dokumentów i automatyzacji procesu podpisywania.
- Zachowaniu kontroli: śledzeniu każdego etapu podpisywania i zapewnieniu integralności dokumentów.
Ponadto ta metoda podpisywania nie jest dozwolona dla wszystkich rodzajów dokumentów. Dlatego, jeśli nie masz pewności, czy e-Podpis jest odpowiedni do podpisania Twojego dokumentu, skonsultuj się z prawnikami.
Skonfiguruj uprawnienia dostępu
Przed rozpoczęciem korzystania z Bitrix24 e-Podpis skonfiguruj uprawnienia dostępu. Na przykład określ, kto może tworzyć, edytować lub usuwać dokumenty.
Domyślnie uprawnieniami do sekcji e-Podpis zarządza administrator Bitrix24. Jednak administrator może przekazać tę odpowiedzialność innym pracownikom. Aby to zrobić, przejdź do e-Podpis > Uprawnienia dostępu.
Skonfiguruj uprawnienia dostępu do sekcji e-Podpis
Skonfiguruj Kanban
Użyj Kanbanu w Bitrix24 e-Podpis, aby zarządzać dokumentami. Każdy pracownik może dostosować swój widok, aby wizualizować etapy podpisywania.
W Kanbanie możesz łatwo śledzić aktualny etap każdego dokumentu i zobaczyć, jakie działania są potrzebne, na przykład zatwierdzenie lub podpisanie.
Aby go otworzyć, przejdź do e-Podpis > Podpisuj i zarządzaj > Kanban.
Widok Kanban w Bitrix24 e-Podpis
Dodaj strony podpisujące
W Bitrix24 strony podpisujące to dostawcy, klienci, partnerzy oraz pracownicy, z którymi podpisujesz dokumenty w sekcji e-Podpis.
Dodaj strony podpisujące, aby:
- Utrzymać wspólną bazę kontaktów dla wszystkich pracowników
- Szybko wybierać odbiorców podczas tworzenia dokumentów
- Automatycznie uzupełniać dane kontaktowe w dokumencie
Aby dodać stronę podpisującą, przejdź do e-Podpis > Kontakty > Utwórz.
Przygotuj dokument do podpisu
Pracownicy z odpowiednimi uprawnieniami mogą tworzyć i wysyłać dokumenty do podpisu.
Proces obejmuje następujące kroki:
- Utwórz dokument w sekcji e-Podpis. Wgraj istniejący plik lub wybierz jeden z ostatnio utworzonych dokumentów.
- Wybierz, kto podpisze dokument w imieniu Twojej firmy i drugiej strony.
- Edytuj dokument, jeśli to konieczne.
- Wybierz sposób wysłania linku do podpisu — SMS-em lub e-mailem.
- Sprawdź wszystkie szczegóły i wyślij dokument.
Podpisz dokument
Proces podpisywania jest taki sam dla obu stron. Dyrektor firmy lub dowolny pracownik z prawami do podpisu otrzymuje link do dokumentu i podpisuje go online.
Podpisanie dokumentu przez dyrektora firmy
Podpisz dokument elektroniczny jako klient
Sprawdź integralność dokumentu
Każdy podpisany dokument zawiera certyfikat autentyczności podpisów, który gwarantuje, że plik nie został zmieniony po podpisaniu. Na przykład, jeśli ktoś edytuje dokument, zmieniając kwotę w umowie, weryfikacja zakończy się niepowodzeniem.
Jak sprawdzić integralność podpisanego dokumentu
Dodaj reguły automatyzacji i wyzwalacze
Reguły automatyzacji i wyzwalacze w Bitrix24 e-Podpis pomagają zautomatyzować przetwarzanie dokumentów. Przenoszą dokumenty przez etapy i automatycznie wysyłają je do podpisu. Na przykład, gdy dyrektor Twojej firmy podpisze dokument, wyzwalacz przenosi go do etapu „Wysłano do klienta”, a reguła automatyzacji wysyła umowę do klienta do podpisu.
Reguły automatyzacji i wyzwalacze w Bitrix24 e-Podpis
W skrócie
- Bitrix24 e-Podpis pozwala podpisywać umowy, porozumienia i inne dokumenty bezpośrednio, bez korzystania z zewnętrznych usług.
- Przed użyciem e-Podpis skonfiguruj uprawnienia dostępu, ustaw Kanban i dodaj strony podpisujące.
- Aby utworzyć i wysłać dokument, przejdź do sekcji e-Podpis.
- Proces podpisywania jest taki sam dla obu stron — dyrektor lub inny pracownik z prawami do podpisu otrzymuje link do dokumentu przez e-mail lub SMS i podpisuje go.
- Każdy podpisany dokument zawiera certyfikat autentyczności podpisów, który zapewnia jego integralność.
- Użyj reguł automatyzacji i wyzwalaczy, aby przyspieszyć podpisywanie dokumentów.
