Collaby to przestrzeń do współpracy z zewnętrznymi zespołami i klientami. Twórz i podpisuj dokumenty elektroniczne z uczestnikami collabu w jednym miejscu. Goście będą mogli podpisywać dokumenty z telefonu komórkowego.
Narzędzie e-Podpis Bitrix24 to podpis elektroniczny, a nie cyfrowy. Każdy kraj ma własne ustawodawstwo i przepisy dotyczące używania podpisów elektronicznych. W niektórych krajach konieczne jest zawarcie z klientem specjalnej umowy na użycie podpisu elektronicznego przed skorzystaniem z narzędzia.
Jak pracownicy mogą pracować z dokumentami elektronicznymi w collabie.
Jeśli jesteś gościem zaproszonym do collabu, przeczytaj sekcję Jak gość może podpisywać dokumenty elektroniczne w collabie.
Jak pracownicy mogą pracować z dokumentami elektronicznymi w collabie
1. Przejdź do sekcji Komunikator.
2. Kliknij Collaby i wybierz odpowiedni.
3. Kliknij Spinacz > Dokument do podpisu.
Przygotuj dokument
Wybierz wcześniej załadowany szablon lub dodaj nowy plik. Wypełnij pola:
- Osoba do podpisania jako nadawca: podaj imię pracownika, który podpisze dokument z twojej strony.
- Nadawca: wypełnij dane twojej firmy ze wszystkimi szczegółami.
- Odbiorca: dodaj dane kontaktowe gościa collabu, z którym chcesz podpisać dokument lub wybierz kontakt z CRM.
Wybierz miejsce pieczęci i podpisów w dokumencie i dodaj dodatkowe elementy, na przykład numer umowy lub dane.
Wyślij dokument
Sprawdź dane i wyślij dokument do podpisu. Na czacie collabu pojawi się powiadomienie. Najpierw dokument musi podpisać przedstawiciel Twojej firmy, a następnie kontrahent. Kiedy wszystkie strony podpiszą dokument, pojawi się on na czacie i w plikach collabu.
Jak utworzyć i wysłać dokument elektroniczny do podpisu
Podpisanie dokumentu przez dyrektora firmy
Jak gość może podpisywać dokumenty elektroniczne w collabie
Kiedy dyrektor firmy podpisze dokument, otrzymasz SMS lub e-mail. Aby podpisać dokument, otwórz dokument za pomocą linku w wiadomości SMS-a lub e-mail.
Wypełnij pola i podpisz dokument na trzy sposoby:
- Utwórz na podstawie imienia i nazwiska: podaj swoje imię i nazwisko, aby wygenerować podpis.
- Podpis ręczny: użyj myszy, aby podpisać dokument.
- Prześlij obraz: prześlij obraz podpisu ze smartfona lub zrób zdjęcie.
Po podpisaniu dokument pojawi się na czacie collabu.
Jak klient podpisuje dokument elektroniczny
W skrócie
- W collabie można tworzyć i podpisywać dokumenty elektroniczne z pracownikami i zewnętrznymi kontrahentami.
- Proces podpisywania składa się z trzech etapów: pracownik tworzy dokument i wysyła go do podpisu, dyrektor firmy podpisuje go, a potem dokument trafia do podpisu przez zewnętrznego kontrahenta lub klienta.
- Podpisane dokumenty można znaleźć w plikach collabu.