Tablice w Bitrix24 ułatwiają współpracę zespołu: umożliwiają wygodną wizualizację zadań, projektów i pomysłów. Aby zachować kontrolę nad informacjami, można elastycznie dostosować dostęp do tablicy dla różnych użytkowników. Na przykład pozwolić pracownikom na edycję tablicy, a klientom oraz zewnętrznym ekspertom — jedynie na jej przeglądanie. Dzięki temu można zaangażować zewnętrznych uczestników bez ryzyka utraty lub zmiany danych.

Gdzie znajdują się uprawnienia dostępu

Dostęp do tablicy można skonfigurować z listy tablic lub podczas pracy z nią.

Z listy tablic.

1. Przejdź do sekcji Tablice i znajdź odpowiednią.
2–3. Obok nazwy kliknij Menu (≡) > Udostępnij.
4. Wybierz opcję:

• Udostępnij innym użytkownikom — dla pracowników,
• Uzyskaj publiczny link — dla użytkowników zewnętrznych: klientów, kontrahentów i innych.

W edytorze tablic. Jeśli już pracujesz z tablicą, kliknij Uprawnienia i udostępnianie i wybierz opcję:

• Udostępnij innym użytkownikom — dla pracowników,
• Uzyskaj publiczny link — dla użytkowników zewnętrznych.

Jak nadać dostęp pracownikowi

Dodaj lub usuń pracowników. Możesz nadać dostęp poszczególnym pracownikom, działom lub grupom.

1. Kliknij Dodaj więcej.
2–4. Wpisz w polu wyszukiwania imię pracownika, nazwę działu lub grupy. Wybrani uczestnicy natychmiast pojawią się na liście.
5. Aby usunąć pracownika, grupę lub dział z listy, kliknij krzyżyk.

Jeśli ważne jest kontrolowanie dostępu do poufnych dokumentów, skonfiguruj domyślny poziom dostępu udostępniania, który jest nadawany automatycznie dla linków wewnętrznych. Może to zrobić administrator Bitrix24.

• Kliknij ikonę obok nazwy Twojego Bitrix24.
• Przejdź do Ustawienia (⚙️) > Komunikacje > Dysk.
• W polu Domyślne uprawnienia dostępu do pliku przez link wybierz wymagany poziom dostępu.
• Zapisz zmiany.

Zaktualizowana wartość domyślna będzie stosowana do wszystkich nowych dokumentów oraz tych, w których udostępnianie nie było indywidualnie zmieniane. Jeśli dla konkretnego dokumentu został ustawiony własny poziom dostępu udostępniania, pozostanie on bez zmian.

Określ poziom dostępu. Domyślnie wszyscy pracownicy mają dostęp do edycji tablicy. Aby to zmienić, kliknij aktualny poziom dostępu i wybierz odpowiedni.

• Do odczytu — pracownik widzi tablicę i ikony pracowników, którzy aktualnie z nią pracują. Może ukrywać lub włączać kursory innych uczestników na swoim ekranie.
• Do edycji — można przeglądać i edytować tablicę: zmieniać jej nazwę i wygląd, dodawać, usuwać, zmieniać elementy i powiązania między nimi.
• Pełny dostęp — można wykonywać wszystkie powyższe czynności oraz zarządzać dostępem do tablicy dla innych uczestników.

Kliknij Zapisz.

Gdy otworzysz dostęp do tablicy, pracownik otrzyma powiadomienie z propozycją dodania jej do swojej listy tablic i będzie mógł podjąć decyzję:

• Dodaj — tablica pojawi się na liście i będzie mógł z nią pracować.
• Anuluj — pracownik straci dostęp do tablicy. Przywrócić go może tylko właściciel tablicy lub użytkownik z pełnym dostępem.

Jak nadać dostęp użytkownikowi zewnętrznemu

Jeśli chcesz pokazać tablicę klientowi lub zaprosić do pracy specjalistę, który nie ma dostępu do Twojego Bitrix24, włącz publiczny link. Można go skopiować i wysłać w SMS-ie, na czacie lub e-mailem. Domyślnie link otwiera tablicę w trybie podglądu, bez hasła i ograniczeń czasowych.

Aby zmienić dostęp, przejdź do Ustawienia (⚙️).

• Ustaw datę i godzinę wygaśnięcia — określ czas działania linku, po którym automatycznie przestanie działać. Użytkownik uzyska tymczasowy dostęp do tablicy, a Ty nie będziesz musiał zamykać go ręcznie.
• Ustaw hasło — dodaj kod, bez którego tablica się nie otworzy. Zmień go, gdy kontrahent zakończy pracę, aby chronić gotowy wynik przed przypadkowymi zmianami.
• Zezwól na dostęp do edycji — pozwól użytkownikom wprowadzać zmiany: dodawać elementy, przesuwać bloki, zostawiać notatki i tak dalej. Po zakończeniu pracy wyłącz edycję, aby utrwalić wynik.

Kliknij Zapisz.