W Bitrix24 e-Podpis możesz podpisywać umowy i inne dokumenty z kontrahentami w formie elektronicznej. To wygodne rozwiązanie — nie musisz drukować, skanować ani wymieniać się dokumentami osobiście.

Utwórz dokument elektroniczny

Tworzyć i wysyłać dokumenty do podpisu mogą pracownicy z odpowiednimi uprawnieniami dostępu.
Jak skonfigurować uprawnienia dostępu do sekcji e-Podpis

1–3. Przejdź do sekcji e-Podpis > Podpisuj i zarządzaj > Utwórz.
4–5. Prześlij dokument w formacie PDF, DOCX lub innym obsługiwanym przez Bitrix24 albo wybierz spośród ostatnio utworzonych dokumentów. Kliknij przycisk Kontynuuj.

Wybierz, kto będzie podpisywał dokument

Określ, kto będzie podpisywał dokument ze strony Twojej firmy oraz ze strony odbiorcy. Może to być dyrektor lub inny pracownik z uprawnieniami do podpisu.

1. Wprowadź imię i nazwisko pracownika, który będzie podpisywał dokument ze strony Twojej firmy. Jego dane będą widoczne w treści dokumentu oraz w certyfikacie podpisu, który potwierdza autentyczność dokumentu.
2. Wybierz dane swojej firmy.
3. Kliknij przycisk Edytuj, jeśli chcesz wybrać inną firmę.
4. Wybierz odbiorcę z listy.
5. Kliknij przycisk Kontynuuj.
e-Podpis: strony podpisujące

Edytuj dokument

Możesz edytować dokument, jeśli jest to potrzebne, na przykład poprawić datę lub numer. Wybierz opcję Edytuj.

Za pomocą sekcji Nadawca, Odbiorca i Ogólne możesz dodać do dokumentu dodatkowe elementy, takie jak pieczęć czy podpis.

Nadawca

• Dane firmy — wypełniane automatycznie. Możesz je uzupełnić wcześniej lub podczas tworzenia dokumentu.
  Jak dodać dane firmy
• Podpis i pieczęć — wymagane od pracownika w momencie podpisywania dokumentu.
• Pole CRM — możesz wstawić dane z formularza kontaktu, firmy lub transakcji.

Odbiorca

• Dane firmy, podpis i pieczęć — wymagane od odbiorcy podczas podpisywania dokumentu.
• Pole CRM — możesz wstawić dowolne informacje przechowywane w formularzu kontaktu, na przykład nazwisko odbiorcy i jego stanowisko.

Ogólne

• Dodaj dowolny tekst do dokumentu, na przykład przedmiot umowy lub warunki płatności.
• Określ datę podpisania dokumentu.
• Wprowadź numer dokumentu ręcznie lub skorzystaj z automatycznej numeracji. W ustawieniach numeracji określ wartość początkową i krok zwiększania.
  Jak skonfigurować automatyczną numerację

Aby dodać do dokumentu dodatkowy element, na przykład pieczęć lub podpis:

1. Wybierz opcję Wprowadź obok wybranego elementu.
2. Skonfiguruj położenie elementu w tekście — na przykład dodaj pieczęć i podpis na dole dokumentu obok danych firmy.
3. Wybierz kolor podpisu i pieczęci, aby odróżnić podpis Twojej firmy od podpisu odbiorcy. Kolor zostanie zapisany w finalnym dokumencie i certyfikacie podpisu.
4. Kliknij przycisk Kontynuuj.

Wybierz, gdzie wysłać link do podpisania

1. Wybierz opcję Edytuj, jeśli chcesz edytować nazwę dokumentu. Nazwa ta będzie widoczna w certyfikacie podpisu.
2. Określ sposób wysłania linku do dokumentu — przez SMS lub e-mail.
3. Kliknij przycisk Prześlij do podpisu.

Najpierw dokument otrzymuje przedstawiciel Twojej firmy. Po jego podpisaniu plik jest automatycznie wysyłany do odbiorcy.
Podpisanie dokumentu przez dyrektora firmy

Ograniczenia przy wysyłaniu dokumentów na okres próbny i planie Free

Przed wysłaniem trzeciego dokumentu należy potwierdzić numer telefonu użytkownika, który tworzy dokumenty w Bitrix24. Jest to zabezpieczenie konta – potwierdzenie numeru pomaga upewnić się, że Twój Bitrix24 nie jest wykorzystywany do wysyłania spamu.

Gdy będziesz przygotowywać do wysłania trzeci dokument, pojawi się okno weryfikacji.

1. Wpisz numer telefonu i kliknij Wyślij SMS. Na podany numer w ciągu 10 minut przyjdzie kod weryfikacyjny.
2. Wpisz otrzymany kod i kliknij Potwierdź.
3. Poczekaj na zakończenie weryfikacji i kliknij Zakończ.

Po wykonaniu tych kroków będziesz mógł wysłać dokument kontrahentowi.