Lekcja 1. Przepływy. Przegląd

Wstęp
Jeśli jesteś kierownikiem działu lub dyrektorem firmy, powinieneś zastanowić się nad następującymi pytaniami:

• Ile zadań obecnie wykonuje Twój zespół?
• Ile z tych zadań można uznać za „typowe” lub „powtarzalne” i jak skutecznie nimi zarządzasz?

Jeśli trudno Ci jest natychmiast odpowiedzieć na te pytania, rozsądnym rozwiązaniem byłoby skorzystanie ze specjalnego narzędzia.
Weźmy na przykład typowy dział w Twojej firmie: prawny, marketingu, IT, księgowości itp. Zazwyczaj codziennie te działy zajmują się wieloma przychodzącymi zapytaniami (zadaniami) od innych działów. Oczywiście, kierownictwo musi kontrolować i zarządzać przepływem zadań. W przeciwnym razie może powstać skomplikowana sytuacja, gdy nie jest jasne, kto jest odpowiedzialny za jakie zadania i dlaczego w ogóle należy je wykonać.

Istnieje jednak znaczne ryzyko, że ten problem można rozwiązać dopiero po zidentyfikowaniu głównej przyczyny: nierównomierny rozkład obciążenia pracą, duża liczba zadań, czynnik ludzki lub wszystkie wymienione powody. Przepływy Bitrix24 są doskonałym rozwiązaniem w tej sytuacji.

Przepływy w Bitrix24
Przepływy to proste i praktyczne narzędzie do zarządzania zadaniami w Bitrix24. Umożliwiają grupowanie zadań o tym samym typie, co pozwala na efektywniejsze ich przetwarzanie. Zadania są równomiernie rozdzielane między członków zespołu, a Ty możesz śledzić odpowiednie parametry, w tym terminy, statusy i aktualną pozycję w kolejce. Przydzielanie zadań jest również ułatwione, ponieważ nie musisz ręcznie wybierać osób odpowiedzialnych. System zrobi to za Ciebie.

Kolejną dużą zaletą są szablony zadań. Dzięki szablonom nie będziesz musiał podawać dodatkowych szczegółów, co z pewnością zaoszczędzi Twój czas.

Główne zalety Przepływów
Podsumowując, korzystanie z Przepływów w Bitrix24 pozwala Ci na:

• Usunięcie chaosu i wprowadzenie porządku w proces zarządzania zadaniami;
• Proces konfiguracji jest bardzo prosty i nie wymaga żadnych umiejętności technicznych;
• Uzyskanie jasnego zrozumienia obciążenia pracą działu i pracowników, umożliwiające efektywniejsze zarządzanie nimi;
• Identyfikowanie wąskich gardeł i opóźnień poprzez śledzenie efektywności pracy w czasie rzeczywistym;
• Regulowanie przepływu przychodzących zadań zarówno ręcznie, jak i automatycznie;
• Dostarczenie konkretnych danych dotyczących obciążenia pracy dla dowolnego działu.

Zidentyfikuj wąskie gardła
Podsumowując, Przepływy w Bitrix24 umożliwiają ocenę efektywności konkretnego działu zarówno dla Ciebie, jak i dla kierownictwa firmy. Jeśli efektywność jest niższa niż oczekiwano, możesz na podstawie konkretnych, twardych statystyk zidentyfikować potencjalne przyczyny, zamiast polegać na domysłach i ślepych poprawkach.