Lekcja 3. Praca z Przepływami

Które grupy użytkowników odniosą największe korzyści z Przepływów?
Po utworzeniu i uruchomieniu Przepływu, przyjrzyjmy się, jakie konkretne korzyści Twój zespół może uzyskać dzięki korzystaniu z tego narzędzia. Zidentyfikowaliśmy szczególne korzyści dla czterech różnych grup użytkowników:

1. Wszyscy pracownicy (zaleta: łatwiejsze tworzenie zadań)
   Zwykły pracownik w Twojej firmie nie musi zadawać zbędnych pytań, aby zrozumieć, jak radzić sobie z standardowymi zapytaniami lub zadaniami. Teraz wystarczy otworzyć listę Przepływów, wybrać Przepływ i utworzyć zadanie na podstawie szablonu.
   Ponadto, pracownik może zobaczyć, ile czasu zajmuje wykonanie zadania.
   
   Teraz nie musisz się martwić o odpowiedzialne osoby i terminy - gdy dodasz zadanie do Przepływu Bitrix24, system automatycznie wypełni te pola.
   
2. Osoby odpowiedzialne (zaleta: łatwiejsze zarządzanie przychodzącymi zadaniami)
   Po dodaniu zadania do Przepływu jest ono automatycznie kierowane do kolejnej odpowiedzialnej osoby lub do konkretnego użytkownika. Użytkownik ten następnie ręcznie przydzieli zadanie pracownikowi, który wykona je najskuteczniej.
   Kolejnym narzędziem, które wkrótce będzie dostępne, jest możliwość samodzielnego wyboru zadania przez odpowiedzialnych osób po pomyślnym ukończeniu poprzednich zadań.
   Zadanie na podstawie szablonu upraszcza przetwarzanie, ponieważ wszystkie niezbędne informacje są już dostępne:
   
   W zależności od potrzeb zespołu możesz wyświetlić zadania w trybie listy lub tablicy Kanban z niestandardowymi etapami. W przypadku działu prawnego sugerujemy następujące opcje: Nieposortowane, W toku, Oczekują na sprawdzenie, Zakończone.
   
   Zadania w Bitrix24 to coś więcej niż tylko terminy i odpowiedzialne osoby. Możesz także zaprosić innych członków zespołu jako uczestników i obserwatorów, aby omawiać pytania związane z zadaniami w komentarzach, na czacie lub rozmowie wideo. Po ukończeniu zadania możesz podać podsumowanie statusu zadania, co ułatwi twórcy zadania jego ocenę.
   
   Ponadto nie zapominajmy też o naszych regułach automatyzacji i wyzwalaczach. Niektóre z nich są już wstępnie skonfigurowane dla Twojej wygody. Na przykład, gdy rozpoczynasz zadanie, automatycznie przechodzi ono do kolejnego etapu na tablicy Kanban.
   
3. Kierownicy działów/grup roboczych (korzyść: szybka analiza)
   Jako administrator Bitrix24 lub właściciel Przepływu masz dostęp do ważnych informacji: obciążenia pracą, liczby aktywnych zadań (łącznie i na pracownika), liczby zadań w kolejce, wydajności Przepływu i tak dalej.
   
4. Dyrektorzy generalni (korzyść: przejrzystość i podejmowanie decyzji w oparciu o dane)
   Przepływy w Bitrix24 umożliwiają szybką i łatwą ocenę wydajności działu, identyfikację wąskich gardeł i uzyskanie wglądu w potencjalne sposoby poprawy produktywności.
   
   Podsumujmy zalety:
   – Łatwiejsze tworzenie zadań;
   – Łatwiejsze zarządzanie zadaniami;
   – Łatwiejsze śledzenie efektywności i obciążenia pracą;
   – Łatwiejsze podejmowanie świadomych decyzji.