Lekcja 2. Skonfiguruj Przepływy

Poniżej znajdziesz kilka przykładów rutynowych zadań i typowych procesów, z którymi większość firm spotyka się regularnie:

• Tworzenie, audyt i zatwierdzanie dokumentów (dział prawny);
• Tworzenie materiałów wizualnych do celów marketingowych (projektanci graficzni);
• Udoskonalanie i obsługa strony internetowej (dział IT);
• Zakup materiałów (dział zakupów);
• Wypłata rekompensaty za koszty podróży służbowej (dział księgowości).

Jak możesz zauważyć, istnieje wiele zadań i procesów, które wymagają optymalizacji.

Jako przykład weźmy proces zatwierdzania umów zakupowych i innych dokumentów prawnych i stwórzmy nasz pierwszy Przepływ w Bitrix24. Wystarczy przejść przez 4 proste kroki.

Krok 1. Utwórz Przepływ
Kliknij przycisk „NOWY PRZEPŁYW” i wypełnij pola:

• Podaj krótką, ale jasną nazwę, aby szybko znaleźć Przepływ na liście;
• Dodaj odpowiedni opis wyjaśniający cel tego Przepływu..

Nazwa: Zatwierdzenie dokumentów
Opis: Przeglądaj i zatwierdzaj różne dokumenty prawne, w tym umowy sprzedaży, umowy o świadczenie usług itp.

W tym miejscu należy również zdecydować, kto może dodawać zadania do Przepływu (wszyscy pracownicy czy tylko określone osoby) oraz określić planowany czas wykonania zadań. Gdy zadanie zostanie dodane do Przepływu, jego termin zostanie automatycznie obliczony i ustawiony na podstawie planowanego czasu wykonania.

Ponadto możesz wyłączyć opcję „Pomiń święta i weekendy”. W naszym przypadku dział prawny pracuje zgodnie z typowym harmonogramem od poniedziałku do piątku w godzinach od 9:00 do 17:00, dlatego pozostawiamy tę opcję włączoną i klikamy „Dalej”.

Krok 2. Skonfiguruj ustawienia Przepływu
W następnym kroku dodajemy pracowników do Przepływu i wybieramy, jak zadania będą przypisywane w Przepływie (automatycznie przez kolejkę lub ręcznie). Istnieje również trzecia opcja, która wkrótce będzie dostępna - samodzielne przypisywanie zadań. Ta opcja pozwoli użytkownikom wybierać nadchodzące zadania samodzielnie po zakończeniu swoich zadań.

Istnieje kilka dodatkowych opcji, które można dostosować:

• Odpowiedzialny może zmienić termin (zatwierdzanie dokumentów prawnych jest procesem ściśle regulowanym, dlatego wyłączymy tę opcję);
• Włącz alert połowiczny: włącz powiadomienie o połowie terminu (dodatkowe przypomnienie może być pomocne, więc pozostawiamy tę opcję włączoną);
• Prześlij zadanie do zatwierdzenia przez twórcę (przydatna opcja, również ją aktywujemy).

Tutaj możemy również wybrać aktywny projekt, aby powiązać go z tym Przepływem.
Twórz zadania wyłącznie przy użyciu szablonu: ta opcja może jeszcze bardziej uprościć nasz proces, dlatego też ją aktywujemy.

Krok 3. Utwórz szablon zadania
Szablony zadań są doskonałym narzędziem, które pomaga osobie odpowiedzialnej uniknąć nieporozumień i zbędnych pytań podczas przypisywania zadań.

W naszym przykładzie przygotowaliśmy następujący szablon zadania:

• Proszę wypełnić poniższe informacje:
• Nazwa umowy: …
• Klient: …
• Kwota: …
• Okres: …
• Dodatkowe informacje:
• Załącz umowę w formacie DOCX:

Krok 4. Ustawienia końcowe
Oprócz właściciela Przepływu (osoby, która go utworzyła i zarządza w nim zadaniami), możesz również wyznaczyć administratora Przepływu. Ta opcja jest przydatna w sytuacjach, gdy chcesz przekazać rutynowe operacje innej osobie jako właścicielowi Przepływu, ponieważ administrator Przepływu ma również dostęp do ustawień Przepływu.

Mamy kilka dodatkowych ustawień, o których warto wspomnieć:

• Powiadom, jeśli liczba oczekujących zadań przekroczy;
• Powiadom, jeśli liczba zadań w toku przekroczy ;
• Powiadom, jeśli wydajność spadnie poniżej.

Możemy dostosować te ustawienia, aby nasz proces pracy był jeszcze bardziej precyzyjny.

Dostęp do analityki BI - JUŻ WKRÓTCE!
Dzięki Analityce BI możesz dokładnie analizować obciążenie pracą różnych działów oraz ocenić wydajność swojego zespołu. To pozwala zidentyfikować ewentualne nierównowagi w podziale zadań oraz zauważyć, czy niektórzy pracownicy nie są tak produktywni jak inni w zespole.

Możesz utworzyć wiele Przepływów dla jednego działu. Na przykład, nasz dział prawny może oprócz zatwierdzania dokumentów oferować również konsultacje w różnych sprawach prawnych, co wymaga oddzielnego Przepływu. To zajmie tylko kilka minut Twojego czasu.

Jeśli nie jesteś pewien, jakiego rodzaju Przepływu potrzebujesz, zalecamy utworzenie Przepływu dla każdego działu i przetestowanie go przez kilka tygodni. Pomoże to w zebraniu opinii i doświadczeń oraz analizie danych, co pozwoli zrozumieć, jakie zmiany są prawdopodobnie konieczne.

Stwórz i przetestuj swój pierwszy Przepływ już teraz!