Reguły automatyzacji i wyzwalacze w sekcji e-Podpis Bitrix24 pozwalają zautomatyzować proces podpisywania dokumentów z klientami.

Reguły automatyzacji wykonują rutynowe zadania, takie jak wysyłanie e-maili do klientów czy tworzenie zadań związanych z przygotowaniem dokumentów. Wyzwalacze monitorują działania klientów oraz zmiany w elemencie, takie jak podpisanie dokumentu przez Twoją firmę lub klienta czy modyfikację pól. Po wykonaniu określonego działania wyzwalacz przenosi element na etap, na którym został skonfigurowany.

Na przykład, gdy dyrektor Twojej firmy podpisuje dokument, wyzwalacz przenosi element na etap "Dokument wysłany do klienta", a reguła automatyzacji wysyła do klienta umowę do podpisu.
Reguły automatyzacji i wyzwalacze w Bitrix24

Jak dodać reguły automatyzacji i wyzwalacze

1-2. Przejdź do sekcji e-Podpis i otwórz Reguły automatyzacji.
3. Kliknij Utwórz.
4. Wybierz etap, na którym chcesz skonfigurować regułę automatyzacji lub wyzwalacz.
5. Otwórz odpowiednią kategorię reguł automatyzacji lub wyzwalaczy. Pogrupowane one są według zadań, takich jak komunikacja z klientem, przygotowanie dokumentów czy płatności za produkty.
6. Kliknij Dodaj obok wybranej reguły automatyzacji lub wyzwalacza. Aby dodać kilka reguł naraz, przytrzymaj klawisz Ctrl (lub Cmd na Macu) i zaznacz wybrane reguły.

Grupy reguł automatyzacji i wyzwalaczy w sekcji e-Podpis Bitrix24 są podobne do tych w sekcji CRM, ale oferują mniejszy zestaw narzędzi. Na przykład w grupie reguł Dokumentacja w sekcji e-Podpis dostępne są tylko wyzwalacze, podczas gdy w CRM znajdziesz zarówno reguły automatyzacji, jak i wyzwalacze.
Reguły automatyzacji w CRM: Dokumentacja
Wyzwalacze w CRM: Dokumentacja

Jak skonfigurować reguły automatyzacji i wyzwalacze

Skonfiguruj regułę lub wyzwalacz po dodaniu.

Ustawienia reguł automatyzacji. Wszystkie reguły automatyzacji mają standardowe opcje:

• Wykonanie: reguła automatyzacji zadziała równolegle z innymi regułami lub po odczekaniu.
• Czas: reguła automatyzacji wykona działanie natychmiast lub po określonym czasie.
• Warunek: reguła automatyzacji zadziała nie dla wszystkich elementów CRM, a tylko dla określonych.

Pozostałe ustawienia zależą od konkretnej reguły. Na przykład w regule "Wyślij wiadomość e-mail do klienta" należy określić adres nadawcy, temat i treść wiadomości.

Gdy element trafi na dany etap, reguła automatyzacji może wysłać do klienta e-mail, np. z umową, fakturą lub ofertą handlową.
Reguły automatyzacji w CRM: Komunikacja z klientem

Ustawienia wyzwalaczy. Wyzwalacze również mają standardowe ustawienia:

• Warunek: wyzwalacz zadziała nie dla wszystkich elementów CRM, a tylko dla określonych.
• Nazwa wyzwalacza: zmień standardową nazwę, jeśli chcesz skonfigurować kilka wyzwalaczy. To pomoże szybko znaleźć potrzebny wyzwalacz na stronie ustawień.
• Zmień etap jako: domyślnie wyzwalacz zmienia etap w imieniu pracownika odpowiedzialnego za element CRM. Możesz wybrać innego użytkownika. Na osi czasu i w historii CRM znajdziesz zapis o zmianie etapu w imieniu tego użytkownika.
• Zezwól na przełączanie do poprzedniego etapu: wyzwalacz będzie mógł przenieść element na poprzedni etap. Na przykład, przeniesie deal z ostatniego etapu na pierwszy.

Pozostałe ustawienia zależą od konkretnego wyzwalacza.