Automatyczne scalanie duplikatów zapewnia utrzymanie bazy klientów w aktualnym stanie. Bitrix24 wyszukuje elementy zawierające identyczne dane i scala je, co pozwala zaoszczędzić czas oraz zminimalizować ryzyko błędów.
Kontrola duplikatów w CRM nie jest dostępna we wszystkich planach.
Plany taryfowe
W artykule opowiemy:
Jak działa automatyczne scalanie duplikatów
Elementy CRM są scalane automatycznie, jeśli:
- W formularzach elementów CRM wartości wszystkich pól są identyczne. Na przykład, istnieją dwa kontakty z tym samym imieniem, nazwiskiem i numerem telefonu. Jeśli jednak wartość choćby jednego pola się różni, CRM zaproponuje ręczne scalanie elementów.
- Za elementy CRM odpowiada jeden pracownik. Na przykład leady jednego menedżera nie będą scalane z leadami innego menedżera.
- Leady znajdują się na tym samym etapie kanbana. Jeśli leady są na różnych etapach, ale w ich formularzach podano identyczne dane kontaktowe, należy je scalić ręcznie.
Jak scalić duplikaty w CRM
Pola, według których CRM sprawdza elementy pod kątem duplikatów:
- dla leadów: imię i nazwisko, nazwa firmy, telefon, e-mail;
- dla kontaktów: imię i nazwisko, telefon, e-mail;
- dla firm: nazwa firmy, telefon, e-mail.
Przyjrzyjmy się przykładom.
Automatyczne scalanie. W CRM są dwa kontakty: Dorota i Dorota Gruszewska. Numery telefonów są identyczne, a wartości pozostałych pól również się zgadzają. Kontakty zostaną scalone automatycznie.
Ręczne scalanie. W CRM są dwa kontakty: Dorota i Dorota Gruszewska. Numery telefonów są identyczne, ale stanowiska są różne. W tym przypadku kontakty należy scalić ręcznie.
W formularzach CRM podano różne stanowiska, kontakty należy scalić ręcznie
Jak uruchomić automatyczne scalanie duplikatów
Domyślnie sprawdzanie duplikatów jest uruchamiane automatycznie, ale można uruchomić proces ręcznie.
Uprawnienia dostępu do CRM
Tak wygląda powiadomienie o automatycznym scalaniu duplikatów
Aby uruchomić automatyczne scalanie duplikatów:
1-3. Przejdź do CRM i wybierz odpowiednią sekcję. Na przykład, Klienci > Kontakty.
4-5. Kliknij Ustawienia (⚙️) > Kontrola duplikatów.
6. Kliknij Zmień.
7. Wybierz pola, według których system ma sprawdzać duplikaty, a następnie kliknij Zapisz.
8. Kliknij Rozpocznij skanowanie.
Jeśli wartości wszystkich pól są identyczne, duplikaty zostaną scalone automatycznie. Jeśli jednak wartość choćby jednego pola się różni, CRM zaproponuje ręczne scalanie formularzy. Możesz wybrać elementy do scalenia lub pominąć je, jeśli nie wymagają przetwarzania.
Po automatycznym scaleniu elementów pozostanie formularz utworzony najwcześniej, a pozostałe zostaną usunięte. W Historii można sprawdzić, które elementy zostały usunięte. W razie potrzeby można je przywrócić z Kosza CRM.
Tak wyglądają zapisy o automatycznym scaleniu w sekcji „Historia”
Jak skonfigurować automatyczne scalanie duplikatów
Domyślnie CRM sprawdza duplikaty raz dziennie. Możesz zmienić częstotliwość sprawdzania w ustawieniach.
1-3. Przejdź do CRM i wybierz odpowiednią sekcję. Na przykład, Klienci > Kontakty.
4-6. Kliknij Ustawienia (⚙️) > Znajdź i scal duplikaty.
6. Wybierz częstotliwość sprawdzania. Jeśli chcesz wyłączyć automatyczne wyszukiwanie, wybierz Nie sprawdzaj.
7. Kliknij Zapisz.
W skrócie
- Automatyczne scalanie duplikatów zapewnia utrzymanie bazy klientów w aktualnym stanie.
- Bitrix24 automatycznie scala elementy CRM, jeśli: w formularzach wartości wszystkich pól są identyczne, za elementy CRM odpowiada jeden pracownik i leady znajdują się na jednym etapie kanbana.
- Po automatycznym scaleniu elementów pozostanie formularz, który został utworzony wcześniej, a pozostałe zostaną usunięte.
- Domyślnie Bitrix24 automatycznie sprawdza duplikaty raz dziennie. Możesz skonfigurować częstotliwość sprawdzania lub uruchomić proces ręcznie.