RPA (Robotic Process Automation) to narzędzie do automatyzacji rutynowych zadań w firmie. Na przykład: zatwierdzanie urlopów i podróż służbowych, akceptacja faktur i umów, tworzenie zadań oraz inne powtarzalne działania.

RPA jest prostsze w konfiguracji niż workflow i nie wymaga specjalistycznej wiedzy — proces może skonfigurować każdy pracownik, korzystając z gotowych zadań. To przyspiesza pracę i zmniejsza liczbę błędów.

Utwórz proces

1–3. Przejdź do sekcji Automatyzacja > RPA > Lista RPA.
4. Kliknij Nowy workflow.

Wypełnij formularz procesu:

• Nazwa — nadaj zrozumiałą nazwę zamiast standardowej, aby łatwiej było orientować się na liście procesów.
• Po utworzeniu przenieś elementy do następnego etapu po utworzeniu — wyłącz opcję, jeśli ważne jest ręczne przenoszenie elementów między etapami.
• Start workflowu — wskaż pracowników, którzy będą mogli uruchamiać proces.
• Pola do wypełnienia przy starcie — utwórz potrzebne pola. Na przykład, dla zatwierdzania urlopu mogą to być: Nazwa, Data rozpoczęcia, Ostatni dzień urlopu, Typ urlopu.
  Pola niestandardowe w RPA
• Uprawnienia dostępu — określ, którzy pracownicy będą mogli edytować proces.
  Uprawnienia dostępu w RPA
• Obraz workflowu — wybierz odpowiednią ikonę.

Zapisz zmiany.

Skonfiguruj etapy

Etapy pomagają śledzić, na jakim etapie znajduje się element procesu — od początku do zakończenia. Na przykład, w procesie zatwierdzania urlopu mogą być etapy: Wniosek → Zatwierdzone przez kierownika → Zatwierdzone przez księgowego → Urlop zatwierdzony. To pomaga pracownikom i kierownikom zrozumieć bieżący status i szybciej podejmować decyzje.

Możesz dodawać, edytować lub usuwać etapy.

Otwórz proces i kliknij Ustawienia (⚙️) > Ustawienia etapu.
Jak skonfigurować etapy w RPA

Dodaj zadanie

Zadanie to działanie, które należy wykonać na określonym etapie procesu. Na przykład, zapoznanie się z dokumentem lub zatwierdzenie urlopu. Dostępne są cztery szablony zadań.

• Zatwierdź lub odrzuć — odpowiednie dla procesów, w których trzeba podjąć decyzję. Na przykład, kierownik może zatwierdzić wniosek o podróż służbową lub odrzucić go, podając powód.
• Żądanie informacji — stosowane, gdy do kontynuacji procesu potrzebne są dodatkowe dane, pomaga uzyskać brakujące informacje lub dokumenty. Na przykład, księgowy może użyć tego typu zadania, aby poprosić pracownika o dokumenty potwierdzające wydatki.
• Przegląd informacji — pomaga potwierdzić, że uczestnik procesu otrzymał dokument lub powiadomienie.
• Przenieś do etapu — odpowiednie dla sytuacji, w których element należy przenieść na kolejny etap bez zmian. Na przykład, sekretarz może sprawdzić, jak wypełniono wniosek, i przekazać go do zatwierdzenia kierownikowi.

Dla każdego etapu można skonfigurować własne zadanie.

1. Kliknij Dodaj zadanie.
2. Wybierz szablon zadania i skonfiguruj go.
Jak dodać zadanie w RPA

Kliknij przycisk Reguły automatyzacji, aby:

• zobaczyć wszystkie skonfigurowane zadania na etapach,
• sprawdzić, które reguły automatyzacji je wykonują,
• dodać nowe reguły automatyzacji, których nie ma w szablonie zadań.

Dodaj element

Element to formularz, który przechodzi przez etapy procesu. Na przykład, w procesie zatwierdzania urlopu elementem będzie wniosek konkretnego pracownika.

1–2. Kliknij Dodaj i wypełnij pola formularza.
3. Aby edytować pole, kliknij Ustawienia (⚙️) obok jego nazwy.
4. W razie potrzeby wybierz pola z listy lub utwórz nowe.
5. Zapisz zmiany.

W RPA dostępne są dwa tryby wyświetlania elementów.

• Lista — wygodna do szczegółowej analizy, sortowania i grupowego usuwania elementów.
• Kanban — pokazuje, na jakim etapie znajduje się element, pomaga śledzić postęp i rozdzielać obciążenie między wykonawców.