Rezerwacja online to narzędzie do umawiania klientów na wizyty u specjalistów, rezerwacji sprzętu i wyposażenia. Możesz monitorować obciążenie pracowników, wysyłać klientom przypomnienia o wizytach i zapisywać dane w CRM. W artykule zebraliśmy odpowiedzi na często zadawane pytania dotyczące funkcji rezerwacji online.
Do czego służy rezerwacja online
Rezerwacja online usprawnia proces przyjmowania zgłoszeń. Klienci mogą samodzielnie wybrać dogodny termin i usługę za pomocą formularza lub skontaktować się z menedżerem, który zapisuje rezerwację w kalendarzu. Dzięki widocznemu harmonogramowi łatwo uniknąć konfliktów terminów i pustych slotów, a pracownicy są odciążeni od rutynowych rozmów telefonicznych.
Narzędzie sprawdzi się w różnych branżach. Na przykład:
- Centra medyczne — umawianie wizyt u lekarzy, diagnostyki i zabiegów.
- Salony piękności — rezerwacja na strzyżenie, makijaż i inne usługi.
- Wynajem pomieszczeń — wynajem coworkingu, studia fotograficznego i innych.
- Wynajem sprzętu — wynajem samochodów i sprzętu specjalistycznego.
- Usługi doradcze — konsultacje prawne i inne.
Czym są zasoby
Zasoby to wszystko, co jest potrzebne do świadczenia usługi: specjaliści, pomieszczenia, sprzęt itp. Dla każdego zasobu można określić typ, harmonogram i czas trwania rezerwacji. Na przykład zasobem może być:
- W centrum medycznym — lekarz i gabinet z wyposażeniem.
- W klubie fitness — trener i sala do ćwiczeń.
- W warsztacie samochodowym — stanowisko, mechanik i podnośnik.
- W coworkingu — sala konferencyjna.
- W wypożyczalni — samochody i inne środki transportu.
Rezerwacja online: jak utworzyć nowy zasób
Jak klient może zapisać się na usługę
Klient może zapisać się na usługę na dwa sposoby:
Przez menedżera. Jeśli klient dzwoni lub pisze, menedżer sam wybiera dla niego termin i wprowadza rezerwację do harmonogramu. Na przykład administrator kliniki zapisuje pacjenta do lekarza, a menedżer warsztatu samochodowego rezerwuje czas na naprawę.
Przez formularz CRM. W Bitrix24 można skonfigurować formularz do rezerwacji online, aby klienci samodzielnie wybierali odpowiedni termin i zapisywali się na usługi. Dostępne są trzy typy formularzy CRM:
- Automatyczny wybór — formularz automatycznie proponuje najbliższy wolny termin i specjalistę. Przydatne, gdy ważne jest szybkie zapisanie się, a konkretny pracownik nie ma znaczenia. Na przykład klient z bólem zęba może trafić do dowolnego dyżurującego lekarza.
- Wybór terminu — klient widzi wszystkie dostępne terminy na konkretną datę i wybiera dogodny. Odpowiednie, gdy ważne są konkretna data i godzina. Na przykład w warsztacie samochodowym można zarezerwować czas na wymianę opon.
- Wybór specjalisty — klient sam wybiera pracownika, datę i godzinę wizyty. Ten wariant jest potrzebny, gdy ważny jest konkretny specjalista. Na przykład w salonie piękności klient chce zapisać się do swojego fryzjera.
Jak utworzyć formularz do rezerwacji klientów na usługi
Jakie przypomnienia można ustawić
W rezerwacji online można ustawić automatyczne przypomnienia dla klienta i menedżera:
- Powiadomienie o nowej rezerwacji — klient otrzyma wiadomość z datą, godziną i usługą zaraz po dokonaniu rezerwacji.
- Potwierdzenie wizyty — klient otrzyma link do potwierdzenia rezerwacji, a menedżer powiadomienie, jeśli klient nie potwierdzi wizyty.
- Przypomnienie o wizycie — klient otrzyma przypomnienie o rezerwacji na określony czas przed wizytą, na przykład rano w dniu rezerwacji.
- Jeśli klient się spóźnia — klient otrzyma wiadomość, a menedżer przypomnienie, jeśli klient się spóźnia.
Rezerwacja online zmniejsza liczbę nieodbytych wizyt i przestojów. Klienci otrzymują przypomnienia o terminach, co ogranicza zapominanie o spotkaniach. Menedżerowie z wyprzedzeniem zauważają ryzyko odwołań i mogą szybko podjąć działania.
Rezerwacja online: jak skonfigurować szablony wiadomości dla klientów
Czy można zapisać kilku klientów na ten sam termin?
Rezerwacja online oferuje opcję overbookingu, umożliwiając zapisanie kilku klientów na ten sam termin, o ile funkcja ta jest włączona w ustawieniach. W przypadku odwołania lub przełożenia wizyty przez jednego klienta drugi pozostaje w harmonogramie. To rozwiązanie jest wygodne przy częstych odwołaniach – harmonogram pozostaje zapełniony, pracownicy są zajęci, a firma nie traci czasu ani klientów.
Jak zapisać kilku klientów na ten sam termin
Jak zapisać klienta, jeśli harmonogram jest zajęty
Jeśli wszystkie terminy są zajęte, można dodać klienta do listy oczekujących. W przypadku odwołania rezerwacji system automatycznie informuje menedżera, który może zaproponować zwolniony termin osobom z listy.
Na przykład klub fitness korzysta z listy oczekujących na treningi personalne, a klinika — na wizyty pacjentów.
Rezerwacja online: lista oczekujących
Czy można zapisywać klientów z CRM
Klienta, który już znajduje się w CRM, można zapisać na usługę na dwa sposoby.
W formularzu elementu CRM. Przejdź do sekcji CRM i wybierz odpowiedni element, na przykład kontakt lub deala. Na osi czasu kliknij Rezerwacja online i wybierz termin dla odpowiedniego zasobu.
Zarejestruj klienta na usługę z formularza elementu CRM
W sekcji Rezerwacja online. Przy tworzeniu nowej rezerwacji kliknij Klient. W polu Imię kontaktu zacznij wpisywać imię klienta i wybierz je z listy. Rezerwacja automatycznie połączy się z CRM i wyświetli w formularzu.
