W wielu krajach, w tym w Unii Europejskiej zgodnie z RODO, firmy są prawnie zobowiązane do uzyskania zgody klienta przed zbieraniem lub wykorzystywaniem danych osobowych. W Bitrix24 możesz automatycznie poprosić o taką zgodę podczas komunikacji przez otwarte kanały, takie jak czat na żywo czy komunikatory.
Zbieranie zgód klientów za pomocą formularza CRM
W artykule wyjaśniamy, jak:
Uzyskaj dostęp do ustawień otwartych kanałów
- Przejdź do CRM.
- Kliknij Klienci.
- Wybierz Centrum Kontaktowe.
- Kliknij dowolny kanał komunikacji.
- Wybierz otwarty kanał lub utwórz nowy.
- Kliknij Konfiguruj.
Tworzenie i konfiguracja otwartych kanałów
Dodawać i konfigurować zgodę
- Otwórz zakładkę Zgody.
- Włącz opcję Wyślij ostrzeżenie o zbieraniu danych osobowych.
- Kliknij Utwórz nową zgodę i wypełnij pola zgodnie z poniższymi instrukcjami.
W zakładce Nazwa i tekst wypełnij następujące pola:
- Nazwa: Wprowadź nazwę zgody, aby łatwo ją znaleźć później.
- Tekst: Dodaj tekst Polityki Prywatności, który zobaczą klienci.
- Zezwól na HTML w tekście zgody: Włącz tę opcję, jeśli chcesz sformatować tekst za pomocą HTML.
Zapisz zgodę, a następnie ustawienia otwartego kanału.
Zbieraj zgody przez otwarty kanał
Sposób zbierania zgody zależy od kanału komunikacji.
Czat na żywo. Gdy klient po raz pierwszy wysyła wiadomość do Twojej firmy, tekst zgody pojawia się na czacie. Klient musi go przeczytać i wybrać jedną z następujących opcji:
- Akceptuję: Bitrix24 rozpoczyna nową rozmowę, a zgoda klienta na przetwarzanie danych osobowych jest zapisywana w CRM.
- Odrzucam: Wiadomość nie zostanie wysłana, a klient nie będzie mógł rozpocząć czatu. Ta odmowa nie jest zapisywana w CRM.
Aby zapisać dane nowego klienta z czatu na żywo w CRM i powiązać je ze zgodą, otwórz menu z trzema kropkami (...) i wybierz Zapisz do CRM w oknie czatu. Formularz elementu CRM pokaże informacje o czacie, w którym uzyskano zgodę.
Lista będzie zawierać dwa rekordy zgody klienta. Pierwszy pokaże adres URL strony, na której klient potwierdził zgodę w kolumnie Adres, a drugi będzie powiązany z rozmową w Bitrix24.
Komunikatory. Gdy klient wysyła pierwszą wiadomość, jego dane są zapisywane w CRM. Na czacie pojawia się ostrzeżenie: „Kontynuując rozmowę w tym czacie, wyrażasz zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych: link do tekstu zgody.”
Jeśli klient:
- Wysyła wiadomość: Zgoda jest uznawana za potwierdzoną i zapisywana w CRM.
- Nie wysyła wiadomości po ostrzeżeniu: Zgoda nie jest potwierdzona, a dane klienta muszą zostać ręcznie usunięte z CRM zgodnie z wymogami RODO.
Przeglądaj uzyskane zgody
Wszystkie zgody klientów na przetwarzanie danych osobowych są przechowywane na wspólnej liście.
Aby otworzyć listę:
- Przejdź do ustawień otwartego kanału.
- Otwórz zakładkę Zgody.
- Kliknij Uzyskane zgody.
Lista wyświetla kluczowe szczegóły dotyczące każdej zgody:
- Data: Kiedy klient potwierdził swoją zgodę.
- Użytkownik: Profil gościa bez dostępu do Bitrix24, utworzony automatycznie w celu powiązania czatów z CRM.
- Źródło: Element CRM, strona internetowa lub inne źródło.
- Adres: Strona, na której klient potwierdził swoją zgodę.
Aby znaleźć konkretne zapisy, użyj filtrów. Na przykład możesz wyświetlić wszystkie zgody uzyskane w ciągu ostatniego tygodnia.
- Kliknij Filtr.
- W polu Zgody wybierz wymaganą zgodę.
- W polu Data wybierz Ostatnie 7 dni.
- Kliknij Szukaj.
W skrócie
- W Bitrix24 możesz automatycznie prosić o zgodę na przetwarzanie danych przez komunikację w otwartych kanałach, takich jak czat na żywo czy komunikatory.
- Sposób potwierdzania zgody zależy od kanału komunikacji. W czacie na żywo klienci widzą tekst zgody i muszą kliknąć Akceptuję. W komunikatorach pojawia się ostrzeżenie, a jeśli klient wyśle wiadomość, zgoda jest uznawana za potwierdzoną.
- Aby powiązać zgodę nowego klienta z czatu na żywo z jego elementem CRM, zapisz jego dane z okna czatu: otwórz menu z trzema kropkami (...) i wybierz Zapisz do CRM.
- Aby przeglądać uzyskane zgody, przejdź do ustawień otwartego kanału, otwórz zakładkę Zgody i wybierz Uzyskane zgody.
- Lista pokazuje datę zgody, IP klienta, źródło oraz stronę, na której zgoda została potwierdzona. Możesz filtrować wyniki, ale tych danych nie można usunąć.
