Procesy workflow to ciągi działań, które pomagają systematyzować rutynowe zadania w firmie: zatwierdzać faktury, zapoznawać wszystkich pracowników z nowym zarządzeniem lub załatwiać formalności związane z urlopem.

W wiosennej aktualizacji zaktualizowaliśmy stronę główną procesów workflow.

Przejdź do sekcji Automatyzacja > Procesy biznesowe.

Pola do kontroli procesów workflow

Lista zawiera kluczowe informacje o procesach workflow: datę ostatniej aktywności, pracowników zatwierdzających proces, status i czas zatwierdzania.

Aktywność. Data i godzina ostatnich zmian w procesie workflow. W polu Aktywność występują dwa typy liczników:

• czerwony - wykonaj zadanie
• zielony - przeczytaj komentarz w formularzu workflow

Na przykład pracownik uruchomił proces workflow i zostawił komentarz. Osoba zatwierdzająca zobaczy dwa liczniki: czerwony i zielony.

Licznik sekcji Workflow pokazuje całkowitą liczbę czerwonych i zielonych liczników.

Uczestnicy. Kolumna pokazuje uczestników procesu i całkowity czas, jaki spędzili na przetwarzaniu workflow.

Czas wykonania każdego etapu workflow jest zaokrąglany zgodnie z zasadami matematycznymi i może być wyrażony tylko jako jedna jednostka czasu: sekunda, minuta, godzina, dzień lub miesiąc. Spójrzmy na przykłady:

• Proces trwał 11 minut 15 sekund - kolumna wyświetli 11 minut.
• Proces trwał 57 sekund - jest to jedna jednostka czasu i zaokrąglanie nie jest wymagane, więc w kolumnie pozostanie 57 sekund.

Status. Kolumna zawiera przyciski umożliwiające zatwierdzanie procesu. Jeśli proces został już odrzucony, przełożony lub zatwierdzony, zostanie wyświetlony jego status.

Czas. Całkowity czas zatwierdzenia workflow i dziennik.

Kolumna może zawierać tylko jedną jednostkę czasu: sekundę, minutę, godzinę, dzień lub miesiąc. Czas jest zaokrąglany wyłącznie w górę. Na przykład, jeśli proces trwał godzinę i jedną minutę, kolumna pokaże dwie godziny.

Dziennik rejestruje wszystkie działania, uczestników procesu i skuteczność procesu. Istnieje kilka ocen skuteczności:

• Brak statystyk: średni czas zatwierdzania workflow nie jest znany, ponieważ nie został zakończony żaden podobny proces workflow.
• Efektywność jest dobra: zajęło mniej niż przeciętny czas, jaki zwykle zajmują tego typu procesy.
• Wymaga uwagi: czas realizacji taki sam jak przeciętny lub o trzy dni dłuższy.
• Zbyt wolno: czas realizacji jest o cztery dni dłuższy niż przeciętnie.

Dokładność średniego czasu zatwierdzania wzrasta wraz z liczbą zakończonych procesów. Czas zatwierdzania każdego procesu workflow jest obliczany automatycznie i wyświetlany jako średnia dla całej firmy.
Śledzenie czasu zatwierdzenia workflow

Czas zatwierdzania w dzienniku liczony jest od momentu uruchomienia procesu workflow do jego zakończenia i jest zaokrąglany w dół.

Jak wybrać zadanie w procesie workflow

Zadania to działania wykonywane w procesie workflow. Mogą być sekwencyjne lub równoległe. Na przykład w procesie workflow związanym z organizacją wydarzenia najpierw zatwierdzana jest koncepcja, a następnie uzgadniany jest program. Rezerwacja sali i zapraszanie gości mogą odbywać się równolegle.

Zadania sekwencyjne. Można je zatwierdzać bezpośrednio w formularzu procesu. Po ukończeniu zadania otworzy się kolejne zadanie.

Zadania równoległe. Można je wykonać z formularza procesu lub protokołu. Jeśli chcesz zacząć od konkretnego zadania, otwórz Protokół, wybierz zadanie i kliknij Start. Jeśli kolejność nie jest ważna, użyj formularza procesów workflow tak samo, jak w przypadku zadań sekwencyjnych.