Workflow to narzędzie, za pomocą którego można zautomatyzować różne zadania w firmie: zatwierdzanie urlopów i dokumentów, przetwarzanie leadów itd. W Bitrix24 są dwa typy workflow: sekwencyjny i ze statusami.
Proces sekwencyjny nadaje się do prostych zadań, gdzie uczestnicy muszą wykonywać działania w ustalonej wcześniej kolejności. Na przykład, do zatwierdzania urlopu lub podróży służbowej. Proces ze statusami jest potrzebny do skomplikowanych projektów, które składają się z kilku etapów. Na przykład przetwarzanie, montaż i dostawa zamówień.
Sekwencyjny workflow
Proces sekwencyjny składa się z zestawu działań, które są wykonywane po kolei: każdy etap procesu zostanie uruchomiony dopiero po zakończeniu poprzedniego. Na przykład, jeśli chcesz zatwierdzić umowę, najpierw sprawdzi ją kierownik działu, potem prawnik, a na końcu podpisze ją dyrektor.
Jak utworzyć szablon sekwencyjnego workflow
Workflow ze statusami
Workflow ze statusami składa się z kilku sekwencyjnych procesów, które są ze sobą powiązane. W takim procesie mogą być różne etapy i warunki, które zależą od zmiany statusów. W zależności od wyniku każdego etapu proces może przebiegać według różnych scenariuszy.
Na przykład, ten typ procesu będzie odpowiedni, jeśli do zawarcia deala z klientem trzeba przejść przez kilka etapów. Dla każdego etapu będzie osobny status:
- Prezentacja usług dla klientów: menedżer ds. sprzedaży przygotowuje materiały, uzgadnia je z kierownikiem i przeprowadza prezentację dla klienta. Po prezentacji proces przechodzi na etap przygotowania oferty handlowej.
- Przygotowanie i uzgadnianie oferty handlowej: menedżer przygotowuje ofertę handlową, uzgadnia ją z kierownikiem i wysyła do klienta. Jeśli klient zaakceptował ofertę, proces przechodzi na etap przygotowania dokumentów. Jeśli klient nie zgadza się z warunkami, proces przechodzi na etap korekty.
- Korekty w ofercie handlowej: proces przechodzi w ten status, jeśli trzeba wprowadzić zmiany w ofercie. Kiedy menedżer wprowadzi poprawki, proces wraca do statusu uzgadniania.
- Przygotowanie i podpisanie dokumentów: prawnicy przygotowują dokumenty, wysyłają je do podpisania przez dyrektora, a następnie wysyłają do podpisania przez klienta. Po wykonaniu wszystkich działań workflow zostanie zakończony.
Na każdym etapie workflow uczestniczą konkretni pracownicy ze swoimi rolami.
Jak utworzyć workflow ze statusami
W skrócie
- Workflow to narzędzie, za pomocą którego można zautomatyzować różne zadania w firmie: zatwierdzanie urlopów, uzgadnianie dokumentów, przetwarzanie leadów i tak dalej.
- W Bitrix24 są dwa typy workflow: sekwencyjny i ze statusami.
- Proces sekwencyjny nadaje się do prostych zadań, gdzie uczestnicy muszą wykonywać działania w ustalonej wcześniej kolejności. Na przykład, do uzgadniania umowy lub urlopu.
- Proces ze statusami składa się z kilku sekwencyjnych procesów. Jest potrzebny do skomplikowanych projektów, które składają się z kilku etapów. Na przykład przetwarzanie, montaż i dostawa zamówień.