W Bitrix24 można komunikować się z klientami za pomocą e-maili z formularza elementu CRM. Historia korespondencji jest zapisywana w formularzu i można szybko znaleźć potrzebny e-mail. W artykule zebrano odpowiedzi na często zadawane pytania dotyczące e-maili w CRM.

Ten artykuł pomoże się dowiedzieć:

• dlaczego e-maile nie są automatycznie zapisywane w CRM,
• kto może tworzyć leady i deale na podstawie wiadomości e-mail,
• czy można dodać e-mail do innego deala,
• kto może być odpowiedzialny za e-mail w formularzu elementu CRM,
• dlaczego czas wysłania tego samego e-maila jest różny w poczcie i CRM,
• dlaczego pracownik nie widzi e-maila w formularzu elementu CRM.
• dlaczego wysyłanie e-maila z formularza deala nie działa.
• Dlaczego odpowiedź na e-mail nie zamyka Aktywności w CRM
• Dlaczego mogą powstawać duplikaty kontaktów przy wysyłaniu e-maila z formularza CRM
• Dlaczego w CRM utworzono lead, mimo że w ustawieniach poczty wyłączono tworzenie leadów
• Jak wybrać element przy ręcznym zapisywaniu e-maila w CRM

Dlaczego e-maile nie są automatycznie zapisywane w CRM

Jeśli wiadomości e-mail nie są automatycznie zapisywane w systemie CRM, ale pracownik może to zrobić ręcznie, należy sprawdzić ustawienia skrzynki pocztowej.

1. Przejdź do sekcji Poczta > Ustawienia (⚙️) > Ustawienia skrzynki.
2. Wybierz Skonfiguruj foldery do synchronizacji.
3. Sprawdź, co jest wskazane w punkcie Przenieś spam do folderu. Jeśli wybrano folder Odebrane, to wszystkie przychodzące e-maile nie będą automatycznie zapisywane w CRM.
4. Wybierz dla spamu inny folder, na przykład Spam. Następnie przychodzące e-maile będą zapisywane w CRM.

Kto może tworzyć leady i deale na podstawie wiadomości e-mail

Jeśli w ustawieniach skrzynki pocztowej włączona jest integracja z CRM, leady lub deale są tworzone automatycznie.

Jeśli integracja jest wyłączona, to pracownik z dostępem do skrzynki pocztowej może ręcznie zapisać e-mail w CRM. W tym celu na liście przychodzących e-maili kliknij Zapisz do CRM obok potrzebnego e-maila.

Czy można dodać e-mail do innego deala

Aby dodać e-mail do innego deala, pracownik musi mieć uprawnienia do zmiany tych deali. Ustawić uprawnienia dostępu do CRM mogą administrator Bitrix24 i pracownik z uprawnieniem Użytkownik może edytować ustawienia.
Uprawnienia dostępu do CRM

1. Otwórz deal, do którego przypisany jest e-mail. Na osi czasu obok e-maila kliknij Otwórz.
2. Kliknij Więcej > Zmień deal.

Jeśli nie widzisz przycisku Zmień deal, oznacza to, że e-mail został dodany do deala utworzonego na podstawie leadu. W tym przypadku zmiana deala nie będzie możliwa, ponieważ e-mail jest przypisany zarówno do deala, jak i do leadu.

Pole "Powiązane dokumenty" jest nieaktywne, ponieważ e-mail jest powiązany zarówno z dealem, jak i leadem

Kto może być odpowiedzialny za e-mail w formularzu elementu CRM

Odpowiedzialny za e-mail w formularzu elementu CRM to pracownik, który jest odpowiedzialny za sam formularz (1).

Kiedy e-mail jest zapisywany w formularzu elementu CRM, oprócz zaplanowanej aktywności na osi czasu pojawi się systemowy wpis o nowym e-mailu. Obok tego wpisu zostanie wyświetlony awatar pracownika, który podłączył skrzynkę pocztową (2). Ten pracownik może zmienić ustawienia integracji poczty z CRM.

Dlaczego czas wysłania tego samego e-maila jest różny w poczcie i CRM

E-mail może mieć wskazane trzy różne godziny:

• kiedy e-mail został faktycznie odebrany,
• kiedy e-mail trafił do CRM,
• kiedy w formularzu elementu CRM utworzono aktywność z e-maila.

Kiedy odebrano e-mail. Przejdź do sekcji Poczta i otwórz potrzebny e-mail. Faktyczny czas odebrania e-maila jest wskazany w prawym górnym rogu.

Kiedy e-mail trafił do CRM. Ten czas można zobaczyć na osi czasu formularza.

Kiedy utworzono aktywność z e-maila. Przy zaplanowanej aktywności będzie wskazany czas, kiedy e-mail trafił do CRM. Jeśli aktywność jest zakończona, będzie wskazany czas jej zakończenia.

Przykład zakończonej aktywności w formularzu elementu CRM

Dlaczego pracownik nie widzi e-maila w formularzu elementu CRM

Aby pracownik widział e-mail w formularzu elementu CRM, musi mieć uprawnienia do przeglądania elementów, do których ten e-mail jest przypisany. Na przykład, jeśli e-mail jest powiązany z dealem i kontaktem, ale pracownik nie ma uprawnień dostępu do kontaktów, nie zobaczy tego e-maila również w formularzu deala.

Ustawić uprawnienia dostępu mogą administrator Bitrix24 i pracownik z uprawnieniem Użytkownik może edytować ustawienia.
Uprawnienia dostępu do CRM

Dlaczego wysyłanie e-maila z formularza deala nie działa

Problem. Wysyłanie e-maila z formularza deala nie działa — przycisk jest nieaktywny.

Przyczyna. Z deala można wysłać e-mail tylko do kontaktu lub firmy powiązanej z tym dealem.
Jak wysłać e-mail z formularza CRM

Dodaj klienta z CRM. W polu Klient wybierz kontakt lub firmę z listy. Upewnij się, że klient ma wypełnione pole E-mail.

Utwórz nowy kontakt.

1–2. Wybierz Więcej > E-mail.
3. Kliknij Dodaj w polu Do.
4. Wybierz Dodaj nowy adres.
5–6. Wprowadź imię i e-mail klienta. Kliknij Zapisz.

Po wykonaniu tych kroków możliwe jest wysłanie e-maila z formularza deala. Klient zostanie dodany do CRM, ale nie do deala. Aby powiązać klienta z dealem, należy wybrać go w polu Klient.

Dlaczego odpowiedź na e-mail nie zamyka Aktywności w CRM

Aktywność nie jest zamykana automatycznie, aby umożliwić kontynuację korespondencji w razie potrzeby.

Aby zakończyć aktywność, wybierz jedną z opcji:

• Zakończ aktywność ręcznie – jeśli korespondencja w tej sprawie została zakończona.
• Utwórz nową aktywność z e-maila – jeśli planujesz kontynuować pracę z klientem na podstawie tego e-maila.

Dlaczego mogą powstawać duplikaty kontaktów przy wysyłaniu e-maila z formularza CRM

Duplikaty nie są tworzone, jeśli wysyłasz e-mail do kontaktu już istniejącego w CRM, nawet jeśli ten kontakt nie jest powiązany z bieżącym formularzem.

Duplikaty mogą powstać, jeśli wysyłasz e-mail na adres z książki adresowej – jest on oznaczony niebieską ikoną. W takim przypadku CRM traktuje adres jako nowy i tworzy duplikat, nawet jeśli taki e-mail już istnieje w innym formularzu. Może to również dotyczyć adresów zapisanych w różnym formacie (np. z dodatkowymi spacjami).

Aby CRM nie tworzył nowych kontaktów przy dodawaniu odbiorców z książki adresowej:

1. Przejdź do CRM > Ustawienia.
2. Otwórz Inne > Inne ustawienia.
3. Przejdź do sekcji Aktywności.
4. Odznacz pole Zezwalaj na wysyłanie wiadomości e-mail na dowolne adresy i kliknij Zastosuj.

Teraz e-maile można wysyłać tylko na adresy z CRM – duplikaty nie będą już powstawać.
Jak wybrać odbiorcę e-maila w CRM

Dlaczego w CRM utworzono lead, mimo że w ustawieniach poczty wyłączono tworzenie leadów

Problem. Tworzy się powtarzalny lead na podstawie e-maila przychodzącego, mimo że w ustawieniach poczty wyłączono tworzenie leadów.

Przyczyna. W ustawieniach CRM włączono opcję Włącz tryb powtarzania sprzedaży.
Powtarzalne leady i deale

Rozwiązanie. Wyłącz automatyczną rejestrację powtórnych sprzedaży w CRM.

1. Przejdź do CRM > Ustawienia.
2. Wybierz Inne > Inne ustawienia.
3. Odznacz pole przy opcji Włącz tryb powtarzania sprzedaży.
4. Zaznacz pole przy opcji Włącz starszy tryb tworzenia leadu.
5. Kliknij Zastosuj.

Gotowe! Powtórne leady nie będą już tworzone. Jeśli klient, który już był w CRM, ponownie skontaktuje się z firmą:

• jeśli w CRM jest aktywny deal z tym klientem, nowe zgłoszenie zostanie do niego przypisane,
• jeśli nie ma aktywnego deala, zgłoszenie zostanie przypisane do zamkniętego leada.

Jak wybrać element przy ręcznym zapisywaniu e-maila w CRM

Jeśli ręcznie zapisujesz e-mail w CRM, nie możesz wybrać, do którego elementu zostanie przypisany. Zasady przypisywania e-maili zależą od ustawień skrzynek pocztowych oraz reguł automatyzacji w CRM.
Jak pracować z pocztą w CRM
Jak skonfigurować pocztę w Bitrix24