W Bitrix24 można komunikować się z klientami za pomocą e-maili z formularza elementu CRM. Historia korespondencji jest zapisywana w formularzu i można szybko znaleźć potrzebny e-mail. W artykule zebrano odpowiedzi na często zadawane pytania dotyczące e-maili w CRM.

Ten artykuł pomoże się dowiedzieć:

• dlaczego e-maile nie są automatycznie zapisywane w CRM,
• kto może tworzyć leady i deale na podstawie wiadomości e-mail,
• czy można dodać e-mail do innego deala,
• kto może być odpowiedzialny za e-mail w formularzu elementu CRM,
• dlaczego czas wysłania tego samego e-maila jest różny w poczcie i CRM,
• dlaczego pracownik nie widzi e-maila w formularzu elementu CRM.

Dlaczego e-maile nie są automatycznie zapisywane w CRM

Jeśli wiadomości e-mail nie są automatycznie zapisywane w systemie CRM, ale pracownik może to zrobić ręcznie, należy sprawdzić ustawienia skrzynki pocztowej.

1. Przejdź do sekcji Poczta > Ustawienia (⚙️) > Ustawienia skrzynki.
2. Wybierz Skonfiguruj foldery do synchronizacji.
3. Sprawdź, co jest wskazane w punkcie Przenieś spam do folderu. Jeśli wybrano folder Odebrane, to wszystkie przychodzące e-maile nie będą automatycznie zapisywane w CRM.
4. Wybierz dla spamu inny folder, na przykład Spam. Następnie przychodzące e-maile będą zapisywane w CRM.

Kto może tworzyć leady i deale na podstawie wiadomości e-mail

Jeśli w ustawieniach skrzynki pocztowej włączona jest integracja z CRM, leady lub deale są tworzone automatycznie.

Jeśli integracja jest wyłączona, to pracownik z dostępem do skrzynki pocztowej może ręcznie zapisać e-mail w CRM. W tym celu na liście przychodzących e-maili kliknij Zapisz do CRM obok potrzebnego e-maila.

Czy można dodać e-mail do innego deala

Aby dodać e-mail do innego deala, pracownik musi mieć uprawnienia do zmiany tych deali. Ustawić uprawnienia dostępu do CRM mogą administrator Bitrix24 i pracownik z uprawnieniem Użytkownik może edytować ustawienia.
Uprawnienia dostępu do CRM

1. Otwórz deal, do którego przypisany jest e-mail. Na osi czasu obok e-maila kliknij Otwórz.
2. Kliknij Więcej > Zmień deal.

Jeśli nie widzisz przycisku Zmień deal, oznacza to, że e-mail został dodany do deala utworzonego na podstawie leadu. W tym przypadku zmiana deala nie będzie możliwa, ponieważ e-mail jest przypisany zarówno do deala, jak i do leadu.

Pole "Powiązane dokumenty" jest nieaktywne, ponieważ e-mail jest powiązany zarówno z dealem, jak i leadem

Kto może być odpowiedzialny za e-mail w formularzu elementu CRM

Odpowiedzialny za e-mail w formularzu elementu CRM to pracownik, który jest odpowiedzialny za sam formularz (1).

Kiedy e-mail jest zapisywany w formularzu elementu CRM, oprócz zaplanowanej aktywności na osi czasu pojawi się systemowy wpis o nowym e-mailu. Obok tego wpisu zostanie wyświetlony awatar pracownika, który podłączył skrzynkę pocztową (2). Ten pracownik może zmienić ustawienia integracji poczty z CRM.

Dlaczego czas wysłania tego samego e-maila jest różny w poczcie i CRM

E-mail może mieć wskazane trzy różne godziny:

• kiedy e-mail został faktycznie odebrany,
• kiedy e-mail trafił do CRM,
• kiedy w formularzu elementu CRM utworzono aktywność z e-maila.

Kiedy odebrano e-mail. Przejdź do sekcji Poczta i otwórz potrzebny e-mail. Faktyczny czas odebrania e-maila jest wskazany w prawym górnym rogu.

Kiedy e-mail trafił do CRM. Ten czas można zobaczyć na osi czasu formularza.

Kiedy utworzono aktywność z e-maila. Przy zaplanowanej aktywności będzie wskazany czas, kiedy e-mail trafił do CRM. Jeśli aktywność jest zakończona, będzie wskazany czas jej zakończenia.

Przykład zakończonej aktywności w formularzu elementu CRM

Dlaczego pracownik nie widzi e-maila w formularzu elementu CRM

Aby pracownik widział e-mail w formularzu elementu CRM, musi mieć uprawnienia do przeglądania elementów, do których ten e-mail jest przypisany. Na przykład, jeśli e-mail jest powiązany z dealem i kontaktem, ale pracownik nie ma uprawnień dostępu do kontaktów, nie zobaczy tego e-maila również w formularzu deala.

Ustawić uprawnienia dostępu mogą administrator Bitrix24 i pracownik z uprawnieniem Użytkownik może edytować ustawienia.
Uprawnienia dostępu do CRM