Faktury cykliczne pomagają pamiętać o powtarzających się płatnościach klientów — na przykład za wynajem, usługi lub subskrypcje. CRM tworzy i wysyła takie faktury automatycznie — zgodnie z ustalonym przez Ciebie harmonogramem. Klienci otrzymują przypomnienia o płatnościach na czas, a Ty oszczędzasz czas na rutynowych działaniach.
W artykule omówimy, jak:
Plany taryfowe
Konfigurować faktury cykliczne mogą administrator Bitrix24 oraz pracownik z prawem do edycji i dodawania faktur.
Uprawnienia dostępu do CRM
Utwórz fakturę cykliczną
Przejdź do CRM > Sprzedaż > Faktury i kliknij Utwórz. W formularzu faktury w sekcji Faktura cykliczna wypełnij pola.
Faktura cykliczna — jak często będzie tworzona faktura:
- Regularnie — CRM będzie automatycznie tworzyć faktury zgodnie z harmonogramem — na przykład co tydzień lub co miesiąc.
- Jednorazowo — faktura zostanie utworzona tylko raz w określonym terminie.
Kiedy powtarzać — dla faktur cyklicznych ustaw interwał: codziennie, co tydzień, co miesiąc, co rok lub własny wariant. Na przykład co trzy dni.
Zakończenie tworzenia faktur — określ, kiedy zatrzymać automatyczne tworzenie:
- Nigdy — faktury będą tworzone bez końca.
- W określonym terminie — ostatnia faktura zostanie utworzona w wybranym dniu.
- Po określonej liczbie powtórzeń — CRM zatrzyma tworzenie faktur po wskazanej liczbie powtórzeń.
Data utworzenia pierwszej faktury — wskaż, kiedy ma zostać utworzona pierwsza faktura. Zaznacz opcję Wystaw fakturę później niż data utworzenia, aby faktury były wystawiane z opóźnieniem. To wygodne, gdy chcesz przygotować dokumenty wcześniej i wysyłać je na przykład kilka dni przed terminem płatności. Na przykład, jeśli data utworzenia pierwszej faktury to 3 listopada i ustawiono opóźnienie 2 dni, faktura zostanie utworzona 3 listopada, a w polu Data wystawienia pojawi się 5 listopada.
Okres płatności faktury po utworzeniu — określ termin, w którym klient powinien opłacić fakturę. Informacja ta będzie widoczna w formularzu faktury w polu Termin płatności.
Zapisz zmiany.
Wysłać fakturę klientowi
Jak skonfigurować pocztę w Bitrix24
Aby faktura cykliczna była automatycznie wysyłana klientowi, włącz opcję Wysyłaj fakturę automatycznie i wypełnij pola:
Szablon e-maila — szablon wiadomości, według którego klientowi będzie wysyłana faktura.
Szablony e-maili w CRM
Drukowana forma faktury — szablon, według którego CRM utworzy fakturę dla klienta.
Szablony dokumentów w CRM
Nadawca — e-mail, z którego CRM wyśle fakturę klientowi.
Odbiorcy — wybierz, na jaki e-mail wysłać fakturę. Jeśli w fakturze wybrano kontakt bez e-maila, lista będzie pusta. Możesz dodać adres lub wybrać inny kontakt z CRM — w tym celu kliknij Dodaj odbiorcę. Po wyborze kontakt automatycznie pojawi się w polu Klient w formularzu faktury.
Zobaczyć listę faktur cyklicznych
Po utworzeniu faktury cyklicznej CRM zapisuje ją jako szablon. Wszystkie takie szablony są zbierane w osobnej liście — tutaj możesz zobaczyć, jakie faktury są skonfigurowane, kto za nie odpowiada i kiedy tworzone są nowe dokumenty.
1–2. Przejdź do Ustawień (⚙️) > Szablon faktur cyklicznych.
3–5. Jeśli potrzebne kolumny nie są wyświetlane, przejdź do Ustawień (⚙️) w prawym górnym rogu tabeli i wybierz potrzebne pola. Na przykład zaznacz pole Utworzono faktur, aby zobaczyć łączną liczbę faktur utworzonych według każdego szablonu.
Zapisz zmiany.
Jeśli chcesz wystawić fakturę wcześniej niż zaplanowano, możesz utworzyć ją ręcznie z szablonu. Na przykład faktura tworzy się automatycznie pod koniec miesiąca, ale klient prosi o przesłanie jej w połowie miesiąca. W tym celu otwórz odpowiedni szablon i kliknij Utwórz fakturę w prawym górnym rogu formularza.
W skrócie
- Faktury cykliczne pomagają pamiętać o powtarzających się płatnościach klientów — na przykład za wynajem, usługi lub subskrypcje. Klienci otrzymują przypomnienia o płatnościach na czas, a Ty oszczędzasz czas na rutynowych działaniach.
- Faktury cykliczne są dostępne nie we wszystkich planach.
- Konfigurować faktury cykliczne mogą administrator Bitrix24 oraz pracownik z prawem do edycji i dodawania faktur.
- Aby skonfigurować fakturę cykliczną, przejdź do CRM > Sprzedaż > Faktury i kliknij Utwórz. W formularzu faktury w sekcji Faktura cykliczna wskaż częstotliwość jej tworzenia.
- Aby faktura cykliczna była automatycznie wysyłana klientowi na e-mail, włącz opcję Wysyłaj fakturę automatycznie.
- Po utworzeniu faktury cyklicznej CRM zapisuje ją jako szablon. Aby zobaczyć wszystkie faktury cykliczne, przejdź do Ustawienia (⚙️) > Szablon faktur cyklicznych.