Dokumenty tekstowe, tablice, arkusze kalkulacyjne i prezentacje w Bitrix24 wspierają zespoły w pracy zespołowej: planowaniu projektów, wizualizacji pomysłów i opracowywaniu rezultatów. Aby zapewnić kontrolę nad informacjami, można elastycznie konfigurować dostęp dla różnych użytkowników. Na przykład pracownikom można zezwolić na edycję dokumentów, a klientom i zewnętrznym ekspertom — tylko na ich przeglądanie. Dzięki temu można zaangażować zewnętrznych uczestników bez ryzyka utraty lub zmiany danych.

W artykule omówimy:

• gdzie znajdują się uprawnienia dostępu do tablic,
• jak przyznać dostęp zewnętrznemu użytkownikowi,
• jak przyznać dostęp pracownikowi,
• jak działa dostęp do załączonych dokumentów.

Gdzie znajdują się uprawnienia dostępu

Dostęp do dokumentów i tablic można skonfigurować z listy elementów lub podczas pracy z nimi.

Z listy.

1. Przejdź do sekcji Dysk, Dokumenty lub Tablice i znajdź odpowiedni dokument lub tablicę.
2. Obok nazwy kliknij Menu (≡).
3. Wybierz Udostępnij.
4. Wybierz opcję konfiguracji:

• Uzyskaj publiczny link — dla zewnętrznych użytkowników: klientów, kontrahentów i innych,
• Udostępnij innym użytkownikom — dla pracowników.

W edytorze dokumentów lub tablic. Jeśli już pracujesz z dokumentem, tablicą, arkuszem kalkulacyjnym lub prezentacją, kliknij Dostęp przez link i wybierz opcję:

• dla zewnętrznych użytkowników,
• tylko dla pracowników.

Jak przyznać dostęp zewnętrznemu użytkownikowi

Jeśli chcesz pokazać dokument klientowi lub zaprosić specjalistę, który nie ma dostępu do Twojego Bitrix24, włącz publiczny link. Można go skopiować i wysłać SMS-em, w czacie lub e-mailem.

Domyślnie link otwiera dokument w trybie przeglądania, bez hasła i ograniczeń czasowych. Mogą z niego korzystać zarówno zewnętrzni użytkownicy, jak i pracownicy — dokument otwiera się w przeglądarce.

Aby zmienić ustawienia, w oknie linku kliknij Ustawienia (⚙️):

• Ustaw datę i godzinę wygaśnięcia — określ czas ważności linku, po którym automatycznie przestanie działać. Użytkownik będzie miał tymczasowy dostęp do dokumentu lub tablicy, a Ty nie będziesz musiał ręcznie go zamykać.
• Ustaw hasło — dodaj kod, bez którego dokument lub tablica nie zostanie otwarta. Zmień go, gdy kontrahent zakończy pracę, aby chronić gotowy wynik przed przypadkowymi zmianami.
• Zezwól na dostęp do edycji — pozwól użytkownikom wprowadzać zmiany. Po zakończeniu pracy wyłącz edycję, aby utrwalić wynik.

Kliknij Zapisz.

Jak przyznać dostęp pracownikowi

Skonfiguruj wspólny dostęp. Domyślnie wszyscy pracownicy, którzy mają wewnętrzny link do dokumentu, mogą go edytować. Aby to zmienić, kliknij bieżący poziom dostępu i wybierz odpowiedni:

• Odmowa dostępu — dokument dostępny tylko dla właściciela.
• Odczyt — można przeglądać dokument i korzystać z narzędzi, które nie wpływają na jego treść. Na przykład podczas pracy z tablicą włączać lub wyłączać kursory innych uczestników na swoim ekranie.
• Edycja — można przeglądać i wprowadzać zmiany w dokumencie.
• Jak skopiować wewnętrzny link

Skonfiguruj dostęp indywidualny. Możesz zwiększyć poziom dostępu do dokumentu dla konkretnych pracowników, działów lub grup.

1. Kliknij Dodaj więcej.
2. Wpisz w polu wyszukiwania imię pracownika, nazwę działu lub grupy.
3. Możesz przejść do odpowiedniej zakładki i dodać użytkowników stamtąd.
4. Wybrani uczestnicy od razu pojawią się na liście.
5. Aby usunąć pracownika, grupę lub dział z listy, kliknij krzyżyk.
6. Określ poziom dostępu — domyślnie dokument jest otwarty do edycji.
7. Aby to zmienić, kliknij bieżący poziom dostępu i wybierz odpowiedni:

• Do odczytu — pracownik może przeglądać dokument i korzystać z narzędzi, które nie wpływają na jego treść. Na przykład podczas pracy z tablicą zmieniać motyw lub skalę na swoim ekranie.
• Do edycji — można przeglądać i edytować dokument: zmieniać nazwę, dodawać lub usuwać elementy itp.
• Pełny dostęp — można wykonywać wszystkie powyższe czynności i konfigurować dostęp do dokumentu dla innych uczestników.

8. Kliknij Zapisz.

Po skonfigurowaniu indywidualnego dostępu do dokumentu pracownik otrzyma powiadomienie. W zależności od typu dokumentu zostanie poproszony o dodanie tablicy do listy tablic lub podłączenie pliku do Dysku. Jeśli pracownik:

• Potwierdzi działanie — dokument pojawi się na liście, a pracownik uzyska rozszerzony dostęp do niego.
• Odmówi — pracownik zachowa ogólny poziom dostępu do dokumentu. Przywrócić rozszerzony dostęp może tylko właściciel dokumentu lub użytkownik z pełnym dostępem.

Jak działa dostęp do załączonych dokumentów

Możesz wysłać dokument współpracownikom, dołączając go do wiadomości, zadania, publikacji w Aktualnościach itp. Wszyscy, którzy mają dostęp do tych elementów, będą mogli edytować plik.

Na przykład, jeśli dodasz do czatu grupowego arkusz kalkulacyjny z zamkniętym dostępem, wszyscy uczestnicy czatu będą mogli wprowadzać w nim zmiany. To wygodne, jeśli chcesz szybko otworzyć dokument do wspólnej edycji bez konieczności ręcznego konfigurowania dostępu.

Jeśli chcesz pozostawić dostęp do dokumentu bez zmian, udostępnij link, zamiast załączać go jako załącznik.