Zadania w Bitrix24 to narzędzie do planowania, delegowania i kontrolowania pracy zespołu. Pomagają rejestrować polecenia, wyznaczać odpowiedzialnych i kontrolować postęp w jednym miejscu.

Wyznaczanie zadań jest wygodniejsze niż przechowywanie wszystkiego w pamięci, czatach lub poczcie e-mail: zadania nie giną, każde ma odpowiedzialnego i termin. Zespół widzi pełny obraz pracy — od drobnych poleceń po duże projekty. Zadania zdejmują z kierownika rutynową kontrolę, pomagając skupić się na strategii, a nie na sprawdzaniu szczegółów.

Dlaczego warto tworzyć zadania

Jeśli polecenia przekazujesz osobiście, na czacie lub przez telefon, łatwo mogą się zgubić. Na przykład:

• Menedżer zapomniał na czas uzgodnić umowę z prawnikiem → klient otrzymał ją później → projekt rozpoczął się z opóźnieniem.
• Kierownik ustnie zlecił menedżerowi zadanie bez określenia terminu → menedżer zapomniał o nim → doszło do opóźnienia i przesunięcia terminów projektu.

W Bitrix24 praca z zadaniami odbywa się w jednym miejscu: każde zadanie ma odpowiedzialnego, termin i status. Kierownik zawsze widzi, kto odpowiada za pracę, na jakim etapie znajduje się zadanie i kiedy powinno zostać wykonane.

Zadania pomagają kierownikom:

• Rejestrować ustalenia. Dzięki temu nie zapomnisz, co dokładnie trzeba zrobić. Na przykład jeśli zlecisz menedżerowi przygotowanie raportu, w zadaniu pozostaną wszystkie szczegóły: co należy zrobić, w jaki sposób i do kiedy.
• Skupiać się na priorytetach. Terminy pomagają ustalić priorytety, aby zespół pracował nad najważniejszymi zadaniami i nie tracił czasu na sprawy drugorzędne.
• Organizować wspólną pracę. Wszyscy uczestnicy widzą informacje o zadaniu w jednym miejscu: podział obowiązków, terminy realizacji, komentarze i pliki.
• Upraszczać komunikację. Czat i pliki są powiązane z konkretnym zadaniem, dlatego pracownicy nie tracą kontekstu i szybciej znajdują potrzebne informacje.
• Delegować aktywności. Kierownik może zlecać zadania podwładnym i mieć pewność, że zostaną wykonane. Dzięki temu zyskuje czas na decyzje strategiczne i rozwijanie umiejętności zespołu.
• Śledzić postęp. Wiadomo, ile zostało już wykonane i ile jeszcze pozostało do osiągnięcia rezultatu. Pomaga to w odpowiednim czasie skorygować proces.
• Planować obciążenie. Kierownik widzi, ile zadań ma każdy pracownik, i może równomiernie rozdzielać pracę, unikając przeciążenia.
• Oceniać efektywność. Można analizować realizację zadań, uwzględniać KPI i znajdować obszary, w których praca zwalnia.
• Zarządzać projektami. Duże zadania można łatwo podzielić na podzadania lub listy kontrolne. Ułatwia to kontrolowanie złożonych procesów — od wdrożenia nowych pracowników po uruchomienie produktu.

Kiedy utworzyć zadanie

Utwórz zadanie, jeśli:

• Ważne jest ustalenie terminu realizacji — aby uniknąć opóźnień i przekroczenia terminów. Na przykład: „Uzgodnić z projektantem finalną makietę banera do 24 września”.
• Zlecasz współpracownikom wykonanie pracy — aby delegować zadania i zmniejszyć własne obciążenie. Na przykład: „Sprawdzić i zaktualizować dane kontaktowe klienta do jutra”.
• Należy rozdzielić obowiązki między uczestników — aby było jasne, kto za co odpowiada. Na przykład marketingowiec przygotowuje prezentację, a administrator rezerwuje salę konferencyjną — obie osoby są dodane do zadania.
• Praca składa się z kilku etapów — aby śledzić postęp na każdym kroku. Na przykład: „Uruchomić kampanię reklamową: uzgodnić budżet → przygotować materiały kreatywne → skonfigurować targetowanie → przetestować reklamy → uruchomić kampanię”.
• Aktywność nie wymaga wykonania od razu — aby nie trzymać jej w pamięci i o niczym nie zapomnieć. Na przykład: „Zamówić materiały poligraficzne na konferencję do końca miesiąca”.

Co należy obowiązkowo wskazać w zadaniu

Jasne zadanie to oczekiwany rezultat. Aby zadania wspierały biznes, muszą być zrozumiałe, konkretne i możliwe do kontrolowania. Istnieją cztery obowiązkowe parametry, bez których zadanie traci skuteczność.

Nazwa — to pierwsza informacja, którą widzi odpowiedzialny. Pomaga zrozumieć, co należy zrobić, i odróżnić zadanie od innych. Im krótsze i dokładniejsze sformułowanie, tym łatwiej się zorientować i nie tracić czasu na dodatkowe wyjaśnienia.

Dobra nazwa zadania powinna:

• zawierać działanie — wskazywać, co należy zrobić, na przykład „przygotować”, „sprawdzić”, „utworzyć”,
• być konkretna — odzwierciedlać istotę zadania, a nie ogólny temat,
• pozostać krótka — nie zawierać dodatkowych szczegółów, które można opisać w treści zadania.

Przyjrzyjmy się przykładom dla różnych obszarów biznesu:

Sprzedaż:

• Zły przykład: „Dzwonić do klientów”
• Dobry przykład: „Zadzwonić do 15 klientów z bazy „Ciepłe leady” i umówić spotkania”

HR:

• Zły przykład: „Rekrutacja”
• Dobry przykład: „Zamknąć rekrutację na stanowisko „Menedżer ds. zakupów”

Zakupy/operacje:

• Zły przykład: „Zamówienie”
• Dobry przykład: „Złożyć zamówienie na 50 kompletów odzieży dla działu logistyki”

Opis — kontekst i szczegóły zadania. W tym miejscu należy wyjaśnić: co zrobić, dlaczego oraz jaki powinien być rezultat. Jeśli informacji będzie za mało, praca może się wydłużyć lub wynik może różnić się od oczekiwanego.

Użyj CoPilot — pomoże poprawić treść: uzupełnić szczegóły i przepisać tekst w odpowiednim stylu.
CoPilot w zadaniach

W przypadku prostych zadań — napisz krótkie punkty, a w przypadku złożonych — szczegółowy kontekst:

• Proste zadanie: „Opłacić fakturę nr 123 od firmy Romashka na kwotę 50 000 rubli do godziny 17:00 15 września.”
• Złożone zadanie: „Przygotować prezentację dla klienta „Alfa”.
  Cel: Przedłużyć kontrakt.
  Odbiorcy: Kierownictwo.
  Główne punkty: Przypadki użycia, oszczędność 20%, Wsparcie 24/7.
  Kontakt: Iwan Wasyliew z działu marketingu.

Odpowiedzialny — wybierz pracownika, który będzie wykonywać zadanie. W jednym zadaniu może być tylko jeden odpowiedzialny.

• Pracownicy z Twojego działu. Wyznacz odpowiedzialnego od razu, aby było jasne, kto odpowiada za rezultat. Uwzględniaj obciążenie współpracowników, aby zadania były wykonywane na czas. W tym celu użyj filtrów w zadaniach. Na przykład jeśli menedżer ma już 15 aktywnych zadań, lepiej przekazać polecenie współpracownikowi z mniejszym obciążeniem.
  
• Współpracownicy z innych działów. Często w zadaniach uczestniczą osoby z innych działów — na przykład projektanci, prawnicy lub księgowi. W takich przypadkach od razu utwórz zadanie dla odpowiedniego pracownika. Jeśli nie wiesz, komu je przypisać, wybierz kierownika działu — rozdzieli on pracę w zespole.
  Struktura firmy
  

  W przypadku typowych zadań wygodnie jest używać strumienia — wspólnej listy zadań działu. Współpracownicy dodają zadania do strumienia, a one są rozdzielane między odpowiedzialnych. Na przykład jeśli prawnicy regularnie sprawdzają umowy, zadania trafiają do strumienia działu prawnego i nie giną — kierownik widzi obciążenie, a pracownicy otrzymują pracę bez chaosu i dodatkowych wiadomości.
  Strumienie Bitrix24: pierwsze kroki

• Wspólna praca. Jeśli w zadaniu uczestniczy kilka osób, dodaj je jako Uczestników. Na przykład marketingowiec pisze tekst, a projektant przygotowuje makietę.

Termin — data i godzina, do których zadanie musi zostać wykonane. Bez terminu zadanie traci priorytet i może zostać pominięte: jest odkładane, a realizacja się przeciąga. Termin pomaga odpowiedzialnym zachować dyscyplinę, a kierownikom rozdzielać obciążenie i kontrolować rezultaty.

Bitrix24 przypomni odpowiedzialnemu o zadaniu dzień przed terminem, a jeśli zadanie będzie opóźnione — wyróżni je. Dzięki temu można szybko zauważyć problem i podjąć działania: przypomnieć odpowiedzialnemu, zaangażować współpracowników lub zmienić termin.

Scenariusze pracy z zadaniami

Podstawowe parametry — nazwa, opis, odpowiedzialny i termin — sprawiają, że zadanie jest zrozumiałe. Jednak w pracy pojawiają się różne sytuacje — od prostego polecenia „zadzwonić do klienta” po złożony projekt z zespołem i etapami.

W Bitrix24 można uwzględnić każdy scenariusz: wyróżnić pilne zadania, podzielić złożone polecenia na kroki, zaangażować współpracowników z innych działów, zlecić pracę wykonawcy zewnętrznemu lub skonfigurować zadania cykliczne. Pomaga to dopasować zadanie do konkretnej sytuacji, nie tracić szczegółów i kontrolować postęp na każdym etapie.

Ważne lub pilne zadania

W każdej firmie są zadania, które należy wykonać do określonego terminu. Może to być zarówno sprawa „na już”, jak i praca z ustalonym terminem. Na przykład:

• przygotować ofertę handlową dla kluczowego klienta do końca dnia,
• zmienić ceny w sklepie internetowym do rana następnego dnia,
• przygotować dokumenty dla urzędu skarbowego do 25 dnia miesiąca,
• przygotować komunikat prasowy na premierę produktu,
• zakupić wyposażenie przed rozpoczęciem pracy przez nowego pracownika.

Jeśli takie zadania nie zostaną oznaczone jako ważne lub pilne, mogą zginąć w ogólnym przepływie pracy, a firma ryzykuje utratę pieniędzy i klientów.

Jak tworzyć takie zadania:

Określ termin. Nawet jeśli jest to „do końca tygodnia” — ważne jest, aby go zapisać.

Oznacz zadanie jako ważne, aby wyróżnić je spośród innych.

Skonfiguruj przypomnienia — pomogą odpowiedzialnemu wykonać zadanie na czas. Na przykład jeśli raport należy oddać jutro do 19:00, można ustawić przypomnienie na jutro o 9:00 oraz godzinę przed terminem.

Złożone lub obszerne zadanie z kilkoma etapami

Jeśli zadanie składa się z kilku działań, łatwiej je wykonać, gdy zostanie podzielone na osobne kroki. Na przykład:

• Przyjąć nowego pracownika: przygotować miejsce pracy → przeprowadzić oprowadzenie po biurze → zapoznać z procedurami → podpisać dokumenty → przeprowadzić szkolenie wprowadzające.
• Przygotować produkt do sprzedaży: zrobić zdjęcia → przygotować opis → umieścić na stronie → sprawdzić wyświetlanie.
• Uruchomić kampanię reklamową: uzgodnić brief → przygotować materiały kreatywne → skonfigurować targetowanie → przetestować → uruchomić.

Bez struktury łatwo coś pominąć, a wtedy kierownik będzie musiał osobno przypominać o każdym etapie.

Jak tworzyć takie zadania:

Dodaj listę kontrolną — pomaga uporządkować zadanie i niczego nie pominąć. Można jej używać na różne sposoby:

• Jako listy do samodzielnego sprawdzenia, aby nie zapomnieć o ważnych krokach — na przykład sprawdzić dokumenty przed wysłaniem klientowi;
• Jako kolejności działań, gdy zadanie trzeba wykonać etapami — na przykład zebrać materiały, uzgodnić i zatwierdzić.

Dzięki temu odpowiedzialnemu łatwiej planować pracę, a kierownik od razu widzi, co zostało już wykonane, a co nadal jest w toku.

Dodaj Uczestników do poszczególnych kroków. W liście kontrolnej można wskazać, kto odpowiada za konkretny punkt. Na przykład projektant przygotowuje materiały wizualne, marketingowiec tworzy opis, programista przygotowuje stronę dla witryny, a główny odpowiedzialny kontroluje cały proces. Przyspiesza to realizację i zmniejsza obciążenie jednego pracownika.

Dołącz pliki i dokumenty, aby zespół pracował z aktualnymi materiałami i nie tracił czasu na ich wyszukiwanie.

Skonfiguruj przypomnienia, jeśli poszczególne kroki są rozłożone w czasie. Pomaga to pracownikowi nie odkładać realizacji, a kierownikowi nie poświęcać czasu na dodatkowe przypomnienia.

Wspólna praca nad zadaniem

W wielu zadaniach uczestniczy jednocześnie kilka osób. Jedna osoba pisze tekst, druga przygotowuje projekt, trzecia sprawdza rezultat. Jeśli role nie zostaną podzielone, praca łatwo zamienia się w chaos: kroki są pomijane, terminy zostają przekroczone, a kierownik musi pamiętać o wszystkim.

W Bitrix24 można przypisać role tak, aby praca przebiegała przejrzyście i bez nieporozumień:

Wyznacz odpowiedzialnego — główną osobę odpowiedzialną za rezultat. Nawet jeśli uczestników jest kilku, końcowa odpowiedzialność zawsze pozostaje przypisana jednej osobie.

Dodaj Uczestników — każdy pracownik wykonuje swoją część zadania. Praca może przebiegać równolegle — gdy współpracownicy wykonują kroki jednocześnie, albo kolejno — gdy kolejna osoba dołącza po zakończeniu poprzedniego etapu. W obu przypadkach kierownik widzi ogólny postęp i rozumie, na którym etapie znajduje się zespół.

Dodaj Obserwatorów — są to pracownicy, którzy nie wykonują zadania, ale powinni znać przebieg procesu lub rezultat. Na przykład specjalista HR obserwuje zadanie związane z wdrożeniem nowego pracownika, aby upewnić się, że wszystkie kroki zostały wykonane.

Obserwatorzy widzą wszystkie komentarze, pliki i zmiany, mogą w dowolnym momencie otworzyć zadanie i sprawdzić szczegóły, nie odrywając odpowiedzialnych pytaniami „jak idzie?”. Zmniejsza to liczbę niepotrzebnych wiadomości i oszczędza czas zespołu.

Co jeszcze dodać do zadania:

Użyj list kontrolnych, aby podzielić zadanie na konkretne kroki i przypisać je Uczestnikom. Pomaga to każdemu zrozumieć, co dokładnie należy zrobić, a kierownikowi — śledzić postęp i mieć pewność, że żaden etap nie zostanie pominięty.

Dołącz pliki, aby potrzebne materiały i dokumenty znajdowały się w jednym miejscu. Pracownicy korzystają wyłącznie z aktualnych wersji, a kierownik ma pewność, że zespół nie traci czasu na wyszukiwanie umów, makiet lub instrukcji i nie popełnia błędów z powodu nieaktualnych danych.

Skonfiguruj przypomnienia. Można je ustawić dla każdego uczestnika zadania. Dla odpowiedzialnych i Uczestników przypomnienia pomagają wykonać swoje kroki na czas. Obserwatorom pomagają nie przeoczyć rezultatu zadania i zaangażować się w razie potrzeby.

Zadania cykliczne

W wielu procesach występują polecenia, które trzeba wykonywać regularnie: przygotowywać raporty, opłacać faktury, sprawdzać wyposażenie, publikować treści i inne. Jeśli tworzy się je ręcznie, łatwo coś zapomnieć lub pominąć: nie wysłać raportu albo opóźnić płatność.

W Bitrix24 takie zadania można ustawić jako cykliczne — będą automatycznie tworzone zgodnie z określonym harmonogramem. Oszczędza to czas kierownika, zmniejsza ryzyko błędów i gwarantuje terminową realizację ważnych procesów.

Przykłady zadań cyklicznych:

• Cotygodniowy raport sprzedaży — w każdy poniedziałek menedżer przygotowuje dane, a kierownik otrzymuje wynik na czas.
• Regularne płatności — księgowy otrzymuje zadanie opłacenia faktur lub wypłaty wynagrodzeń, co pomaga uniknąć opóźnień i kar.
• Serwisowanie wyposażenia — technik raz w miesiącu sprawdza klimatyzatory lub wykonuje kopię zapasową serwerów, dzięki czemu firma unika awarii.
• Publikacja treści — marketingowiec zgodnie z harmonogramem przygotowuje posty lub kampanie e-mailowe, co zmniejsza ryzyko pominięcia daty publikacji.

Jak tworzyć takie zadania:

Utwórz szablon zadania, według którego będą pracować pracownicy. Wskaż uczestników, dołącz potrzebne pliki i dodaj dodatkowe narzędzia. Kliknij Zadania cykliczne i skonfiguruj harmonogram powtórzeń. Dzięki temu powtarzające się procesy będą wykonywane według jednego schematu, a zespół nie będzie tracić czasu na dodatkowe wyjaśnienia.
Jakie możliwości zadań pomagają zdążyć na czas i nie tracić szczegółów

Skonfiguruj harmonogram powtarzania zadania: codziennie, co tydzień, co miesiąc lub według własnego planu. Ustaw, od jakiej daty zadania będą automatycznie tworzone oraz do jakiej daty mają być tworzone. Pomaga to pracownikom działać według jasnego harmonogramu, a kierownikowi mieć pewność, że regularne procesy są realizowane na czas.

Na przykład można skonfigurować zadanie „Przygotować raport sprzedaży” tak, aby było tworzone w każdy piątek o 12:00, od 1 grudnia do 19 czerwca.