Wykorzystując procesy biznesowe workflow, możesz zautomatyzować przetwarzanie plików na dysku Bitrix24. Procesy biznesowe workflow przyspieszają zatwierdzanie w firmie: faktury i wnioski o podróże będą przekazywane w całym łańcuchu do odpowiednich pracowników.

Procesy biznesowe workflow znajdują się na dysku firmy oraz na dyskach grup roboczych.

Z tego artykułu się dowiesz:

• jak aktywować procesy biznesowe workflow na dysku firmowym,
• jak utworzyć proces biznesowy workflow,
• jak dostosować listę procesów biznesowych,
• jak uruchomić proces biznesowy workflow,
• jak wyświetlić dziennik procesów biznesowych workflow.

Jak aktywować workflow

Domyślnie tylko pracownik z uprawnieniami administratora może aktywować workflow na dysku firmowym. W przypadku grup roboczych tylko administrator i właściciel grupy mogą aktywować workflow.
Dysk firmowy w Bitrix24

Przejdź do dysku firmowego. Kliknij Ustawienia (⚙️) > Konfiguruj procesy biznesowe.

Zaznacz pole  Aktywuj procesy biznesowe i zapisz zmiany.

Procesy biznesowe workflow są teraz dostępne w ustawieniach dysku firmowego.

Jak utworzyć workflow

Możesz korzystać ze standardowych szablonów workflow i tworzyć własne: ze statusami state-driven lub sekwencyjne.

Standardowe procesy biznesowe workflow. Gotowe szablony, które pomogą zautomatyzować codzienne procesy związane z obiegiem dokumentów w firmie. Możesz skorzystać z szablonów, jeśli chcesz szybko edytować dokument lub oddać głos na projekt.

Sekwencyjne workflow. Jest to zestaw działań, które są wykonywane w określonej kolejności aż do zakończenia procesu workflow. Nadaje się do prostych procesów, na przykład do wysłania faktury do przełożonego do zatwierdzenia:

1. pracownik wysyła fakturę,
2. przełożony zatwierdza fakturę lub zwraca ją do korekty,
3. pracownik otrzymuje powiadomienie o decyzji przełożonego.
   Szablon sekwencyjnego procesu biznesowego

Workflow ze statusami state-driven. Oddzielne statusy, gdzie każdy status składa się z procesu sekwencyjnego. Wszystkie statusy są ze sobą powiązane: możesz wrócić dokument do poprzedniego statusu w celu sprawdzenia i z powrotem. Nadaje się do dużych zadań, na przykład do zawarcia umowy. Przykładowe statusy dla takiego procesu workflow:

1. wersja robocza,
2. do zatwierdzenia,
3. dokonanie korekty,
4. zatwierdzony,
5. podpisany.

Jak dostosować listę workflow

Wybierz, jakie informacje chcesz wyświetlić na liście workflow i kliknij Menu (≡) > Lista kolumn. Aby dodać swoje pola listy, kliknij Widoki.

Aby skonfigurować oddzielny proces workflow, kliknij Menu (≡) obok potrzebnego procesu:

• Wykonuj w trakcie tworzenia lub Wykonuj w trakcie modyfikacji: wybierz, jak będzie działał proces workflow.
• Edytuj: kliknij, aby edytować szablon.
• Usuń: usuń szablon z listy.

Jak uruchomić proces biznesowy workflow

Aby uruchomić workflow,

1. Wybierz potrzebny plik na dysku firmowym,
2. Kliknij Menu (≡),
3. Kliknij Proces biznesowy,
4. Wybierz workflow, który chcesz uruchomić w pliku.

Jak wyświetlić dziennik workflow

Dzienniki to pliki tekstowe, w których automatycznie rejestrowane są wszystkie działania procesu biznesowego workflow.

Dziennik może być potrzebny:

• specjaliście pomocy technicznej Bitrix24 do diagnostyki,
• do samodzielnego sprawdzenia, aby zobaczyć, dlaczego proces workflow zakończył się błędem.

Aby wyświetlić dziennik procesu workflow, kliknij Menu (≡) na liście obok pliku z procesem workflow i wybierz Szczegóły > Więcej > Workflow.

Wybierz Historia. Tutaj możesz przeglądać dzienniki dowolnych procesów workflow: uruchomionych, zatrzymanych i zakończonych.