Zadania są narzędziem do planowania i regulowania pracy w firmie. Z ich pomocą pracownicy planują swoją pracę, a przełożeni biorą pod uwagę efektywność podwładnych i zarządzają projektami.

Jak utworzyć zadanie

Zorganizuj swoją pracę i utwórz zadania w sekcji Zadania i projekty> Zadania> Nowe zadanie.

1. Wprowadź nazwę i opis zadania

Wprowadź nazwę zadania. W opisie podaj niezbędne informacje dla osoby odpowiedzialnej za zadanie.


Zaznacz pole  Wysoki priorytet. Zadania o wysokim priorytecie są oznaczone iskrą na liście, a pracownik zrozumie, że zadanie wymaga pilnej realizacji.



2. Utwórz listę kontrolną

Korzystając z listy kontrolnej, możesz podzielić złożone zadanie na małe kroki.

Czytaj więcej: Listy kontrolne w zadaniach.




3. Dodaj pracowników do zadania

Pracownicy w zadaniach są podzieleni na kilka ról:

Odpowiedzialny	Pracownik, który wykonuje zadanie. Jeśli podczas tworzenia zadania dodasz dwie różne osoby odpowiedzialne, dla każdej z nich zostanie utworzone osobne zadanie.
Twórca	Pracownik, który utworzył zadanie. Twórca musi potwierdzić wykonanie zadania przez osobę odpowiedzialną.
Uczestnik	Pracownik lub pracownicy zaangażowani w zadanie. Zadanie może mieć tylko jedną osobę odpowiedzialną, a uczestników może być kilku.
Obserwator	Pracownik lub pracownicy, którzy nie są bezpośrednio zaangażowani w zadanie, ale obserwują i kontrolują jego wykonanie. Mogą otrzymywać powiadomienia i zostawiać komentarze. Zadanie może mieć wielu obserwatorów.



Jeśli zostaniesz dodany do zadania jako obserwator, automatycznie przejdziesz w tryb cichy. W tym trybie nie będziesz otrzymywać powiadomień o zadaniach, a licznik komentarzy będzie wyszarzony.

Czytaj więcej: Jak działają pingi w zadaniach

Jak dodać zadanie w imieniu innego pracownika

Jeśli jesteś administratorem portalu, możesz dodawać różnych pracowników do zadania jako odpowiedzialnych lub twórców.



Jeśli zwykły pracownik (nie administrator) tworzy zadanie, może zamiast siebie wybrać innego twórcę, ale nie może wybrać innego odpowiedzialnego.



4. Określ terminy wykonania zadania

W polu Termin ostateczny podaj datę i godzinę wykonania zadania.

W polu Planowanie czasu określ datę rozpoczęcia i czas trwania zadania, a system automatycznie obliczy datę zakończenia zadania.





5. Określ ustawienia w sekcji Opcje

W sekcji Opcje dostępne są następujące ustawienia:

• Osoba odpowiedzialna może zmienić termin ostateczny. Odpowiedzialny będzie mógł zmienić termin ostateczny zadania. Twórca otrzyma powiadomienia o tych zmianach.
• Pomiń weekendy i dni wolne. Jeśli termin wykonania zadania przypada na weekend lub święto, czas wykonania zostanie automatycznie przedłużony.
• Sprawdź zadanie po zakończeniu. Kiedy odpowiedzialny zakończy zadanie, trafi ono do Twórcy do sprawdzenia. Można zaakceptować zadanie lub zwrócić je do poprawy.
• Dodaj do ulubionych. Pozwala szybko wyszukiwać i śledzić ważne zadania.
• Dodaj do planu dnia pracy. Zadanie trafia do kolumny Plan dzienny w panelu rozpoczęcia dnia pracy.
• Pozyskaj daty zadań z dat podzadań. Planowane daty rozpoczęcia i zakończenia zadania zostaną automatycznie wyznaczone na podstawie daty rozpoczęcia najwcześniejszego podzadania i daty zakończenia ostatniego podzadania.
• Automatycznie zakończ zadanie po zakończeniu wszystkich podzadań (i na odwrót). Zadanie główne zostanie zakończone automatycznie po ukończeniu wszystkich podzadań. Jeśli wykonasz zadanie główne, wszystkie jego podzadania również zostaną ukończone.
Najedź kursorem na ikonę znaku zapytania obok każdej opcji, aby przeczytać szczegółowy opis każdej opcji.




6. Podsumowanie statusu zadania

Poproś swoich pracowników o obowiązkowy raport po zakończeniu zadania.

Czytaj więcej: Wynik pracy nad zadaniem.




7. Włącz zaawansowane ustawienia zadań

Kliknij Więcej, aby uzyskać dostęp do dodatkowych ustawień zadania.


• Projekt - pozwala powiązać zadanie z projektem.
• Śledzenie czasu - włącz śledzenie czasu zadania.
• Przypomnij o zadaniu - dodaj przypomnienie o zadaniu.
• Powtórz zadanie - włącz tę opcję, aby skonfigurować ustawienia powtarzania zadania.
• Wykres Gantta - skonfiguruj zależności między zadaniami.
• CRM - dodaj element CRM do zadania.
• Zadanie nadrzędne - tutaj możesz dodać zadanie nadrzędne.
• Tagi - twórz tagi, aby łatwo wyszukiwać i filtrować zadania.
• Zadania zależne - tutaj możesz dodać podzadanie.
• Pola spersonalizowane - dodaj pole niestandardowe do zadania.

Po wprowadzeniu wszystkich ustawień kliknij przycisk Dodaj zadanie.