Oferta to element CRM zawierający informacje o produktach lub usługach, ich cenie, ilości oraz zniżkach. Na jej podstawie możesz przygotować i wysłać klientowi dokument do uzgodnienia warunków współpracy.
Formularz oferty możesz przesuwać między etapami, aby śledzić kolejne kroki pracy z klientem.
Jak utworzyć ofertę
Ofertę możesz stworzyć ręcznie lub na podstawie innego elementu CRM, na przykład deala. Dane deala zostaną zapisane automatycznie.
Jak utworzyć element na podstawie innego elementu
Aby utworzyć ofertę ręcznie, kliknij Plus (+).
Wybierz Oferta.
Wypełnij potrzebne pola, na przykład:
- Nr oferty – możesz wpisać ręcznie lub zostawić puste – wtedy CRM nada numer automatycznie.
- Temat – krótko opisz, co oferujesz klientowi. Ten tekst pojawi się w nazwie formularza.
- Kwota i waluta – wyliczają się automatycznie po dodaniu produktów.
- Klient – wybierz kontakt lub firmę z listy albo utwórz nowe.
- Deal / Lead – jeżeli trzeba, połącz ofertę z leadem lub dealem.
- Odpowiedzialny – pracownik, który będzie obsługiwał klienta.
Jeżeli w formularzu oferty brakuje potrzebnego pola, możesz je dodać w Bityrix24 na komputerze.
Po wypełnieniu formularza kliknij Utwórz.
Jak pracować z formularzem oferty
W formularzu znajdziesz trzy zakładki: Szczegóły, Oś czasu i Produkty.
Szczegóły – w tej zakładce sprawdzisz podstawowe informacje o ofercie, zmienisz wartości pól oraz etap.
Aby zmienić etap, kliknij:
- na następny etap – oferta od razu przejdzie na ten etap,
- na obecny etap i wybierz właściwy z listy.
Etapy możesz dostosować – dodać, edytować, usunąć lub zmienić ich kolejność. Tej opcji mogą używać administrator Bityrix24 oraz pracownicy z uprawnieniami do zmiany ustawień CRM. Kliknij ołówek, aby edytować etapy.
Kliknij Plus (+) w formularzu, aby:
- dodać aktywność w CRM, produkt lub komentarz,
- utworzyć inny element CRM na podstawie tej oferty,
- przygotować dokument,
- uruchomić workflow,
- wysłać SMS lub e-mail do klienta,
- zaprosić klienta na czat.
Oś czasu – tutaj zobaczysz historię kontaktów z klientem, zostawisz uwagi dla współpracowników, sprawdzisz zmiany etapów itd.
Kliknij Plus (+), aby:
- zaplanować aktywność w CRM,
- dodać komentarz,
- wysłać SMS lub e-mail,
- zaprosić klienta na czat,
- przygotować dokument.
Aktywność w CRM możesz utworzyć bezpośrednio z osi czasu – kliknij Utwórz aktywność. Aktywności pomagają nie zapomnieć o kliencie, na przykład zaplanować rozmowę telefoniczną lub przygotowanie dokumentów.
Produkty – w tej zakładce dodasz produkt, określisz cenę, ilość oraz zniżkę. Produkt możesz dodać na dowolnym etapie pracy z klientem – wystarczy kliknąć Plus (+).
Jak wysłać ofertę klientowi
Dokument na podstawie oferty możesz utworzyć na kilka sposobów – CRM automatycznie wstawi dane z formularza.
Jak utworzyć i wysłać dokument klientowi
Przez Trzy kropki (…).
1–2. Kliknij Trzy kropki (…) > Dokumenty.
3. Kliknij Utwórz dokument.
4. Wybierz odpowiedni szablon. Nowy szablon możesz wgrać tylko w Bityrix24 na komputerze.
Przez Plus (+).
1. W zakładce Szczegóły lub Oś czasu kliknij Plus (+).
2. Wybierz Dokument lub Przygotuj dokument.
3. Wybierz potrzebny szablon. Nowy szablon możesz wgrać tylko w Bityrix24 na komputerze.
W otwartym dokumencie kliknij Trzy kropki (…), aby:
- wygenerować kod QR do płatności – do tego w CRM muszą być uzupełnione dane bankowe Twojej firmy,
- dodać pieczęć i e-Podpis do dokumentu,
- otworzyć formularz z danymi Twojej firmy,
- otworzyć formularz klienta.
Do pracy z gotowym dokumentem służą przyciski na dolnym pasku – dzięki nim możesz:
- otworzyć kod QR,
- pobrać, wydrukować lub edytować plik.
Aby wysłać dokument klientowi, kliknij Wyślij.
Wybierz preferowany sposób wysyłki:
- Przez SMS – jeżeli masz podłączonego operatora SMS i wpisany numer telefonu klienta. Klient otrzyma link do dokumentu.
- Przez e-mail – jeżeli w Bityrix24 podłączona jest skrzynka pocztowa i podany jest adres e-mail klienta. Klient otrzyma dokument w formacie PDF.
- Udostępnij dokument. Plik możesz wysłać przez dowolną aplikację na telefonie – na przykład komunikator lub pocztę.
Możesz też skopiować publiczną link do dokumentu i przekazać ją klientowi w dowolny sposób.
Jak zakończyć pracę z ofertą
Gdy klient podejmie decyzję dotyczącą oferty, przenieś ją na etap końcowy. Kliknij obecny etap i wybierz właściwy – na przykład Przyjęte, jeżeli klient zaakceptował ofertę.
