Faktury cykliczne pomagają pamiętać o powtarzających się płatnościach klientów — na przykład za wynajem, usługi lub subskrypcje. CRM tworzy i wysyła takie faktury automatycznie — zgodnie z ustalonym przez Ciebie harmonogramem. Klienci otrzymują przypomnienia o płatnościach na czas, a Ty oszczędzasz czas na rutynowych działaniach.

W artykule omówimy, jak:

• utworzyć fakturę cykliczną,
• wysłać ją klientowi,
• zobaczyć listę faktur cyklicznych.

Utwórz fakturę cykliczną

Przejdź do CRM > Sprzedaż > Faktury i kliknij Utwórz. W formularzu faktury w sekcji Faktura cykliczna wypełnij pola.

Faktura cykliczna — jak często będzie tworzona faktura:

• Regularnie — CRM będzie automatycznie tworzyć faktury zgodnie z harmonogramem — na przykład co tydzień lub co miesiąc.
• Jednorazowo — faktura zostanie utworzona tylko raz w określonym terminie.

Kiedy powtarzać — dla faktur cyklicznych ustaw interwał: codziennie, co tydzień, co miesiąc, co rok lub własny wariant. Na przykład co trzy dni.

Zakończenie tworzenia faktur — określ, kiedy zatrzymać automatyczne tworzenie:

• Nigdy — faktury będą tworzone bez końca.
• W określonym terminie — ostatnia faktura zostanie utworzona w wybranym dniu.
• Po określonej liczbie powtórzeń — CRM zatrzyma tworzenie faktur po wskazanej liczbie powtórzeń.

Data utworzenia pierwszej faktury — wskaż, kiedy ma zostać utworzona pierwsza faktura. Zaznacz opcję Wystaw fakturę później niż data utworzenia, aby faktury były wystawiane z opóźnieniem. To wygodne, gdy chcesz przygotować dokumenty wcześniej i wysyłać je na przykład kilka dni przed terminem płatności. Na przykład, jeśli data utworzenia pierwszej faktury to 3 listopada i ustawiono opóźnienie 2 dni, faktura zostanie utworzona 3 listopada, a w polu Data wystawienia pojawi się 5 listopada.

Okres płatności faktury po utworzeniu — określ termin, w którym klient powinien opłacić fakturę. Informacja ta będzie widoczna w formularzu faktury w polu Termin płatności.

Zapisz zmiany.

Wysłać fakturę klientowi

Aby faktura cykliczna była automatycznie wysyłana klientowi, włącz opcję Wysyłaj fakturę automatycznie i wypełnij pola:

Szablon e-maila — szablon wiadomości, według którego klientowi będzie wysyłana faktura.
Szablony e-maili w CRM

Drukowana forma faktury — szablon, według którego CRM utworzy fakturę dla klienta.
Szablony dokumentów w CRM

Nadawca — e-mail, z którego CRM wyśle fakturę klientowi.

Odbiorcy — wybierz, na jaki e-mail wysłać fakturę. Jeśli w fakturze wybrano kontakt bez e-maila, lista będzie pusta. Możesz dodać adres lub wybrać inny kontakt z CRM — w tym celu kliknij Dodaj odbiorcę. Po wyborze kontakt automatycznie pojawi się w polu Klient w formularzu faktury.

Zobaczyć listę faktur cyklicznych

Po utworzeniu faktury cyklicznej CRM zapisuje ją jako szablon. Wszystkie takie szablony są zbierane w osobnej liście — tutaj możesz zobaczyć, jakie faktury są skonfigurowane, kto za nie odpowiada i kiedy tworzone są nowe dokumenty.

1–2. Przejdź do Ustawień (⚙️) > Szablon faktur cyklicznych.
3–5. Jeśli potrzebne kolumny nie są wyświetlane, przejdź do Ustawień (⚙️) w prawym górnym rogu tabeli i wybierz potrzebne pola. Na przykład zaznacz pole Utworzono faktur, aby zobaczyć łączną liczbę faktur utworzonych według każdego szablonu.

Zapisz zmiany.