top_pl
Logowanie

Bitrix24Care

Reguły automatyzacji i wyzwalacze CRM

Nowe reguły automatyzacji Bitrix24 mają za zadanie pomóc w automatyzacji pracy z rekordami CRM (leadami i dealami). Użyj reguł automatyzacji, aby usprawnić proces zarządzania klientem i pomóc pracownikom stosować się do algorytmu przetwarzania leadów. Reguły automatyzacji wykonują działania w sposób nienadzorowany: wysyłanie wiadomości e-mail, wykonywanie połączeń itp.

Przejdź do sekcji CRM > Więcej > Ustawienia > Automatyzacja, aby skonfigurować Reguły automatyzacji i Wyzwalacze

Reguły automatyzacji

Reguła automatyzacji jest powiązana z określonym statusem. Gdy tylko jednostka CRM przejdzie do nowego statusu, aktywowana jest reguła automatyzacji ustalona dla tego statusu. Reguły automatyzacji mogą określać czas aktywacji i działanie: zadanie, powiadomienie, wiadomość e-mail, połączenie lub inną wybraną czynność.
Możesz skonfigurować reguły automatyzacji raz, a wtedy jedyną rzeczą, którą agenci sprzedaży będą musieli zrobić, to wykonać zadania i działania automatycznie ustawione przez system.

Wykonaj - ten kluczowy parametr określa, kiedy reguła powinna być zastosowana, a działanie wykonane.

  Natychmiast - działanie zostanie wykonane natychmiast po zmianie statusu rekordu w CRM. Jeśli skonfigurujesz kilka reguł za pomocą parametru „natychmiast”, wszystkie one zostaną zastosowane w tym samym czasie, gdy status rekordu zostanie zmieniony.

 Za  - interwał opóźnienia przed zastosowaniem reguły, po zmianie statusu rekordu w CRM. Jest to prawdopodobnie najpopularniejszy parametr, który pomaga budować przetwarzanie rekordów CRM na podstawie jednego statusu. Na przykład po wysłaniu wiadomości e-mail do klienta (np. status leada = wysłany e-mail) - oddzwoń w ciągu 1 dnia, aby dowiedzieć się, czy klient jest zainteresowany propozycją. Za 2 dni -  wysłać kolejną wiadomość e-mail itp. Łańcuch akcji może składać się z wielu reguł automatyzacji, gdzie każda reguła ma wykonywać ustalone działanie w określonym czasie (minuty, godziny, dni).


 Przed - reguła zostanie zastosowana do ustalonego czasu przypadającego przed datą określoną w rekordzie CRM (lead lub deal). Na przykład może wysłać przypomnienie o płatności jeden dzień przed terminem wymagalności.

  Po następnej regule automatyzacji  - ten parametr pomaga budować łańcuch działań logicznych, gdy twoja reguła nie powinna być aktywowana przed zastosowaniem poprzedniej reguły. Na przykład musisz zadzwonić do klienta po wysłaniu wiadomości e-mail, aby upewnić się, że klient ją odebrał i przeczytał. Jeśli wiadomość e-mail nie została wysłana, połączenie nie zostanie zaplanowane.

Typy reguł automatyzacji

Wszystkie narzędzia automatyzacji są podzielone na 4 kategorie: dla pracownika, dla komunikacji z klientem, reklama, niestandardowe reguły automatyzacji.

1. Dla pracownika:

  • Aktywność - reguła automatycznie utworzy czynność dla użytkownika.
  • Wpisz do dziennika - reguła ta automatycznie dodaje wiadomość do zakładki Historia w karcie elementu CRM.
  • Dodaj komentarz - zasada doda komentarz do leada lub dealu. Ten komentarz zostanie wyświetlony na karcie elementu CRM.
  • Dodaj wydarzenia do Tablicy aktywności - inny sposób powiadamiania zespołu sprzedaży o kolejnych działaniach do wykonania; jednak tym razem wiadomość zostanie dodana do Tablicy aktywności, co daje możliwość rozpoczęcia dyskusji i komentowania powiadomień. W ustawieniach reguły dokonuje się konfiguracji czasu i odbiorców. 
  • Dodaj do wyjątków - ta reguła automatycznie doda informacje kontaktowe leada lub dealu (adres e-mail i numer telefonu) do listy wyjątków. Przeczytaj więcej o liście wyjątków w artykule - Lista wyjątków.
  • Zarezerwuj zasób - reguła automatycznie rezerwuje zasób i przypisuje wybranego pracownika do ustalonej daty i godziny. Przeczytaj więcej o rezerwacji zasobów w artykule - Rezerwacja zasobu.
  • Anuluj rezerwację - reguła anuluje aktywną rezerwację w wybranym polu „Zarezerwuj zasób”.
  • Zmień firmę - zasada ta pozwala na automatyczną zmianę informacji o firmie w dealu.
  • Zmień kontakt - zasada ta pozwala automatycznie zmieniać dowolne informacje kontaktowe dealu.
  • Zmień osobę odpowiedzialną  - prosta zasada, która zmienia osobę odpowiedzialną za rekord CRM.
  • Zmień status (etap)  - jeśli twoja metoda przetwarzania leadów jest dość prosta, możesz zautomatyzować ją jeszcze bardziej, aby automatycznie zmieniała status (lub etap) rekordu (leada lub dealu) po spełnieniu określonego warunku.
  • Kontrola  - reguła pomaga kontrolować postępy rekordu CRM w lejku sprzedaży lub potoku dealu. Na przykład można ustawić regułę, zgodnie z którą lead pozostanie nieprzypisany (status = nieprzypisany) przez maksymalnie 3 dni. Możesz dodać regułę dla tego statusu, która poinformuje cię, że agent sprzedaży nie zmienił jeszcze statusu leada. Ten typ reguły pozwala kontrolować każdy etap/status rekordu CRM (leada lub dealu) i automatycznie powiadamia cię, gdy zespół nie działa sprawnie. 
  • Utwórz ze źródła - w przypadku leadów: system może skorzystać z leada, aby automatycznie utworzyć deal (w ramach wybranego lejka), kontakt lub firmę. W przypadku deali: można tworzyć oferty lub faktury. 
  • Usuń rekord CRM - zasada, która po zastosowaniu usuwa rekord CRM (leada lub dealu). Zwykle ta reguła jest używana w przypadku niezakwalifikowanych leadów, uważanych za śmieci. 
  • Wyślij e-mail - system wyśle wiadomość e-mail do osoby odpowiedzialnej. Możesz także dodać więcej odbiorców.
  • Generowanie kodu - system wygeneruje kod z wybraną długością ciągu. Na przykład ten kod może być użyty jako unikalny dla każdego kodu rabatowego klienta.
  • Powiadomienie - ten bardzo przydatny parametr można skonfigurować do wysyłania przypomnień agentom sprzedaży dotyczących czynności, które powinni wykonać podczas przetwarzania leada. Możesz dodać opis powiadomienia (np. co należy zrobić na danym etapie) i skonfigurować, kto będzie wyświetlany jako nadawca powiadomienia. Pamiętaj, że reguła powiadomień jest skonfigurowana dla wszystkich typów rekordów CRM w sposób ogólny (np. dla wszystkich leadów) - wygodniej jest zostawić odbiorcę wypełnionego = odpowiedzialnego. W takiej sytuacji system zidentyfikuje użytkownika odpowiedzialnego za rekord i automatycznie wyśle mu to powiadomienie.
  • Edytuj dokument - reguła zmodyfikuje pola rekordu CRM. Na przykład, gdy twój lead osiągnie ostateczny status „zakończony lead”, może to zostać zapisane jako „skonwertowano”. Liczba dodawanych warunków, które możesz dodać, jest nieograniczona. 
  • Zaplanuj połączenie  - reguła automatycznie zaplanuje połączenie i powiadomi twojego agenta sprzedaży, że musi zadzwonić do klienta.
  • Zaplanuj spotkanie  - reguła automatycznie planuje spotkanie, dodaje je do działań agenta sprzedaży i jego osobistego kalendarza. Ułatwia to agentom sprzedaży planowanie działań, umożliwiając im wykonywanie czynności wymienionych w systemie bez obawy, że coś zapomną. 
  • Wyślij SMS  - reguła automatycznie wyśle SMSa do osoby odpowiedzialnej lub innych pracowników.
  • Zadanie - reguła automatycznie utworzy zadanie dla użytkownika.
  • Czekaj - zasada pozwala na pozostawianie komentarzy lub instrukcji dla nieaktywnych leadów/deali, gdy jakakolwiek aktywność zostanie wykryta z ich strony, lub dla nowych leadów/deali.
2. Dla komunikacji z klientem:
  • Automatyczne połączenia głosowe - rozmowa telefoniczna wykorzystująca skomputeryzowany autodialer do dostarczenia nagranej wiadomości, jak z robota. 
  • Wyślij SMS - system wysyła SMS do klienta (z wcześniej utworzonym tekstem) za pośrednictwem wybranego dostawcy z Marketplace.
  • Wyślij e-mail  - ta reguła automatycznie wysyła wiadomości e-mail do klientów. Wystarczy dodać tytuł wiadomości i jej treść.
  • Wiadomość z Otwartego kanału -   (więcej o otwartych kanałach znajdziesz  tutaj)
3. Reklama:  - te reguły automatycznie wysyłają dane klientów do docelowych odbiorców i list remarketingowych w różnych sieciach reklamowych. Pamiętaj, że ta reguła wysyła tylko informacje o kliencie (adres e-mail lub telefon). Najpierw należy skonfigurować reklamę w wybranej platformie reklamowej. Należy dodać dane autoryzacyjne swojej sieci reklamowej do strony ustawień reguł Bitrix24 i skonfigurować dalsze dostępne parametry. 
  • Reklamy na Facebooku
    Reklamy na Facebooku

    Reklamy na Facebooku możesz uruchamiać bezpośrednio z konta Bitrix24. 

    Dodaj Regułę automatyzacji, wybierz opcję Reklama  - Reklamy na Facebooku. Skonfiguruj parametry przebiegu reklamy i kliknij „Połącz”:

    Po autoryzacji konta na Facebooku zobaczysz, że twoje konto reklamowe na Facebooku oraz odbiorcy zostali dodani automatycznie. Wybierz odbiorców i skonfiguruj opcję „usunąć z grupy odbiorców”, jeśli to konieczne. 

    Po skonfigurowaniu reguły automatyzacji możesz być pewien, że system automatycznie wyśle dane klienta (z leada lub dealu) do połączonej grupy odbiorców na Facebooku. Pamiętaj, że system wysyła dane klienta (adres e-mail lub numer telefonu) do odbiorców na Facebooku. Powinieneś utworzyć i skonfigurować nowe reklamy wewnątrz menedżera reklam na Facebooku. 

  • Reklamy Google AdWords
4. Niestandardowe reguły automatyzacji

  • Webhook - ta reguła pomaga wysyłać dane do dowolnego innego systemu (podręcznik Webhook).
  • Aplikacje24 - jest to opcja przekierowująca do strony aplikacji Marketplace, na której można dodać bota CRM. 
Uprawnienia dostępu do reguł automatyzacji

Kliknij opcję CRM > Ustawienia > Uprawnienia > Uprawnienia dostępu, aby skonfigurować uprawnienia dostępu użytkownika.

Wybierz rolę, dla której chcesz edytować uprawnienia dostępu, oraz wybierz działania, które ma ona wykonać -Aktualizacja lub Czytaj.

Możesz nadać użytkownikom różne uprawnienia dostępu do reguł automatyzacji leadów i deali.

Reguły automatyzacji leadów są dostępne dla wszystkich abonentów planów komercyjnych. Reguły automatyzacji deali są dostępne dla subskrybentów planu Standard lub Professional.

Dowiedz się więcej o planach i taryfach Bitrix24.

Wyzwalacze

Wyzwalacze - działania po stronie klienta, które uruchomią przetwarzanie statusu. Po uruchomieniu wyzwalacza rekord CRM zostanie przywrócony do wymaganego statusu, co z kolei aktywuje odpowiednie reguły automatyzacji.
Wyzwalacze ignorują poprzednie statusy, w których mógł znajdować się rekord CRM. Przeniesienie rekordu CRM do wyższego statusu nie aktywuje wyzwalaczy dołączonych do niższych statusów, nawet jeśli nigdy nie były one aktywowane dla bieżącego rekordu CRM.

Obecnie dostępne są następujące wyzwalacze:

  • Przysłany e-mail - wyzwalacz zostaje aktywowany, gdy przychodzi wiadomość e-mail od klienta.
  • Wiadomość została wysłana - wyzwalacz zostaje aktywowany po wysłaniu wiadomości do klienta.
  • Wyświetlony e-mail - klient wyświetlił wiadomość e-mail wysłaną z formularza CRM lub wiadomość e-mail wysłaną za pomocą reguły automatyzacji „Wyślij e-mail”.
  • Kliknięty odnośnik e-mail - klient kliknął link w wiadomości e-mail. Musisz dodać ten link podczas tworzenia wyzwalacza.
  • Połączenie przychodzące - wyzwalacz zostaje aktywowany, gdy przychodzi połączenie telefoniczne od klienta.
  • Przesyłanie formularza CRM - wyzwalacz aktywuje się, gdy klient wypełni formularz internetowy CRM na twojej witrynie internetowej.
  • Oddzwoń - możesz śledzić, kiedy klient wypełnił wybrany formularz zwrotny.
  • Webhook (więcej na temat Webhooka znajdziesz tutaj)
  • Odwiedziny - uruchomi się, jeśli aktywowano funkcję śledzenia odwiedzin.
  • Powracający gość - jeśli klient został utworzony za pomocą formularza internetowego CRM lub formularza zwrotnego z witryny internetowej, system śledzi, kiedy ten sam użytkownik ponownie odwiedza witrynę, i wyzwala działanie.
  • Pierwsza wiadomość wysłana przez klienta za pomocą czatu na żywo - wyzwalacz zostaje aktywowany, gdy klient wysyła pierwszy komunikat do wybranego otwartego kanału.
  • Każda wiadomość wysłana przez klienta za pomocą czatu na żywo - wyzwalacz zostaje aktywowany, gdy klient wysyła dowolny komunikat do wybranego otwartego kanału.
  • Zarezerwowany zasób - wyzwalacz jest aktywowany, gdy zasób zostaje zarezerwowany.
  • Wyzwalacze aplikacji - możesz używać aplikacji Marketplace do tworzenia wyzwalaczy.

Jak to działa

Najpierw dodajesz wyzwalacz na wybranym etapie (statusie) i ustawiasz, co powinno się wydarzyć, aby wyzwalacz zareagował.

Na przykład, gdy zdobędziesz nowego leada, celem twojego przedstawiciela handlowego jest sprawienie, aby lead zarejestrował się na wydarzenie (dla tego wydarzenia utworzono formularz internetowy CRM). Po pojawieniu się leada w CRM skonfigurowane reguły automatyzacji przenoszą go pomiędzy statusami w lejku sprzedaży. Może się zdarzyć, że klient wypełni formularz internetowy CRM zdarzenia znajdujący się na pierwszym statusie w lejku sprzedaży. Co wtedy? W takim przypadku reguły automatyzacji, które powinny być stosowane w kolejnych statusach są już niepotrzebne, ponieważ twoim celem było wypełnienie przez leada formularza internetowego CRM. Właśnie dlatego teraz warto skorzystać z wyzwalaczy. Możesz dodać wyzwalacz = „Przesyłanie formularza CRM", aby uzyskać końcowy status leada. Gdy tylko klient  wypełni formularz CRM zdarzenia, wyzwalacz zareaguje i przeniesie tego leada do statusu końcowego. W takiej sytuacji reguły automatyzacji dla „pośrednich statusów” nie zostaną aktywowane.


Łatwo zautomatyzuj procesy sprzedaży dzięki Bitrix24 CRM!

Opcje Automatyzacja marketingu są dostępne dla abonentów planu Bitrix24 Plus* (tylko dla leadów), planu Standard i Professional (dla leadów i deali). Pamiętaj, że opcja Edytuj w Projektancie workflowu dla reguł automatyzacji jest dostępna tylko dla subskrybentów planu Bitrix24 Professional.

*Ważne: opcja subskrypcji PLUS była dostępna dla użytkowników Bitrix24 od 10 stycznia 2016 r. do 18 marca 2019 r. Została ona zarchiwizowana i jest już niedostępna dla nowych użytkowników Bitrix24, co oznacza że konta w chmurze Bitrix24 utworzone po 18 marca 2019 r., które nigdy nie zostały aktywowane w ramach płatnej subskrypcji, nie mogą być ulepszone do subskrypcji PLUS. Przejście z innych opcji komercyjnych na subskrypcję PLUS również jest niedostępne od 18 marca 2019 roku. Jeśli konto w Bitrix24 Cloud zostało utworzone przed 18 marca 2019 r. i obecnie używasz swojego konta z opcją subskrypcji PLUS, możesz kontynuować odnawianie subskrypcji PLUS, chyba że postanowisz przejść na inną dostępną opcję subskrypcji albo konto Bitrix24 Cloud zostanie przeniesione na DARMOWĄ opcję subskrypcji Free z powodu braku płatności.
To pomogło Dzięki :) To nie pomogło Przykro nam :( Komentarz
Czy możesz nam powiedzieć, dlaczego:
Nie tego szukam
To zbyt skomplikowane