W Bitrix24 możesz centralnie zarządzać skrzynkami pocztowymi pracowników: przeglądać listę podłączonych skrzynek, dodawać nowe, konfigurować uprawnienia dostępu, sprawdzać, czy poczta jest powiązana z CRM.
To pozwala kontrolować pocztę firmową, unikać utraty wiadomości i na czas zmieniać ustawienia skrzynek.
Domyślnie:
- Administrator — widzi listę wszystkich skrzynek pocztowych i może zmieniać ich ustawienia. W razie potrzeby może przyznać uprawnienia do konfiguracji innym pracownikom.
- Kierownik — widzi skrzynki swoich podwładnych, ale nie może zmieniać ich ustawień.
Jak przyznać dostęp do skrzynki pocztowej
W artykule omówimy, jak:
Aby przejść do zarządzania, otwórz sekcję Poczta > Zarządzanie skrzynkami pracowników.
Skonfiguruj listę skrzynek pocztowych
W sekcji Zarządzanie skrzynkami pracowników wyświetlana jest lista wszystkich podłączonych skrzynek pocztowych firmy. Aby wygodnie pracować z tą listą, skonfiguruj, jakie dane mają być wyświetlane w tabeli.
Na przykład, jeśli chcesz szybko ocenić, jak pracownicy korzystają z poczty, pozostaw tylko potrzebne kolumny — imię pracownika, adres skrzynki i datę ostatniej synchronizacji. Dzięki temu zobaczysz aktualny stan skrzynek bez zbędnych informacji.
Aby zmienić zestaw kolumn, kliknij Ustawienia (⚙️) w prawym górnym rogu tabeli, wybierz potrzebne pola i zapisz zmiany.
Znajdź potrzebną skrzynkę pocztową
Jeśli w firmie podłączono wiele skrzynek pocztowych, ręczne wyszukiwanie może być niewygodne. Filtry pomagają szybko znaleźć dane bez przeglądania całej listy. Na przykład możesz wyświetlić tylko skrzynki z włączoną integracją z CRM lub te, które dawno nie były synchronizowane.
Aby szybko znaleźć skrzynkę, użyj filtra. Dostępne pola:
- Adres skrzynki — adres e-mail, na przykład eva@mycompany.pl.
- Nazwa — nazwa skrzynki pocztowej nadana przez użytkownika, na przykład „Główna skrzynka pocztowa” lub „Zapasowa skrzynka pocztowa”.
- Właściciel — nazwisko pracownika, któremu podłączono skrzynkę pocztową.
- Czas ostatniej synchronizacji — kiedy wiadomości ostatnio były ładowane do Bitrix24.
- Powiązanie z CRM — czy integracja skrzynki z CRM jest włączona.
- Użytkownicy z dostępem — kto może pracować z tą skrzynką.
- Odpowiedzialni w CRM — nazwiska pracowników, na których będą przypisywane leady i kontakty w CRM.
- Miejsce na dysku — pokazuje, ile miejsca zajmują wiadomości i załączniki.
- Imię nadawcy — nazwisko i imię wyświetlane w polu „Od kogo”.
Skonfiguruj skrzynkę pocztową
Możesz edytować ustawienia, uruchamiać synchronizację, sprawdzać liczbę nieprzeczytanych wiadomości i podłączać nowe skrzynki.
Edytuj. Zmień parametry podłączenia, zaktualizuj hasło, zmień imię nadawcy lub włącz dodatkowe ustawienia, na przykład powiązanie z CRM.
Jak skonfigurować pocztę w Bitrix24
Kliknij Menu (≡) > Edytuj skrzynkę obok wybranej lub wybierz Skonfiguruj w kolumnie Zarządzanie skrzynkami.
Synchronizuj. Wiadomości w Bitrix24 są ładowane automatycznie w określonych odstępach czasu, które zależą od aktywności użytkowników. Aktywność oznacza otwartą zakładkę przeglądarki, aplikację Bitrix24 na komputerze lub aplikację mobilną i pracę w nich.
Jak często aktualizowane są wiadomości przychodzące
Możesz zsynchronizować skrzynkę ręcznie, na przykład jeśli widzisz, że dawno nie była aktualizowana. Kliknij Menu (≡) > Uruchom ręczną synchronizację lub kliknij ikonę synchronizacji w kolumnie Ostatnio synchronizowano.
Sprawdź liczbę nieprzeczytanych wiadomości. Na przykład, jeśli wiadomości jest dużo, kierownik może zapytać pracownika, dlaczego nie przetwarza poczty przychodzącej.
Licznik nieprzeczytanych wiadomości wyświetla się obok adresu e-mail.
Podłącz skrzynkę pocztową. Możesz podłączyć jedną lub kilka skrzynek pocztowych. Aby podłączyć kilka jednocześnie — skrzynki muszą mieć jedną domenę pocztową i takie same parametry SMTP i IMAP.
Skonfiguruj uprawnienia dostępu. Wybierz, którzy użytkownicy będą widzieć listę podłączonych skrzynek, przeglądać lub zmieniać ustawienia. Na przykład menedżer będzie mógł przeglądać listę podłączonych skrzynek swoich współpracowników, ale nie będzie mógł zmieniać ustawień.
Jak skonfigurować uprawnienia dostępu do poczty w Bitrix24
W skrócie
- W Bitrix24 możesz centralnie zarządzać skrzynkami pocztowymi pracowników: przeglądać listę podłączonych, dodawać nowe, konfigurować uprawnienia dostępu, sprawdzać, czy poczta jest powiązana z CRM i wiele więcej.
- Domyślnie administrator może przeglądać listę wszystkich skrzynek pocztowych i edytować ich ustawienia, kierownik — widzieć skrzynki swoich podwładnych, ale nie zmieniać ich ustawień.
- Administrator Bitrix24 i kierownik pracownika nie mogą przeglądać wiadomości, jeśli nie mają dostępu do konkretnej skrzynki pocztowej.
- Aby przejść do zarządzania, kliknij Poczta > Zarządzanie skrzynkami pracowników. Tutaj wyświetlana jest lista wszystkich podłączonych skrzynek pocztowych firmy.
- Aby wygodnie pracować z listą skrzynek, skonfiguruj, jakie dane mają być wyświetlane w tabeli.
- Za pomocą filtrów możesz szybko znaleźć potrzebne skrzynki bez przeglądania całej listy.
