Klienci mogą rezerwować usługi zarówno przez formularz online, jak i za pośrednictwem pracownika ds. rezerwacji.
Niezależnie od wybranej metody Bitrix24 automatycznie wysyła wiadomości, aby zminimalizować liczbę nieobecności i przypomnieć klientom o spotkaniu.
Wiadomości są wysyłane przez WhatsApp. Czas, częstotliwość i format powiadomień zależą od Twoich ustawień. Możesz łatwo dostosować harmonogram wysyłki, wybrać szablony wiadomości lub wyłączyć niepotrzebne przypomnienia.
Pracownicy ds. rezerwacji również otrzymują powiadomienia, co pozwala im śledzić status rezerwacji i w razie potrzeby kontaktować się z klientami.
Informacje o rezerwacji
Gdy klient tworzy nową rezerwację, Bitrix24 wysyła mu wiadomość z datą, godziną i informacjami o zasobie. Możesz wybrać, czy wiadomość ma zostać wysłana natychmiast, czy z opóźnieniem (np. po 10 minutach lub 1 godzinie).
Na osi czasu formularza CRM wyświetlana jest aktywność „Rezerwacja online” oraz historia wiadomości, w tym statusy wysłania i przeczytania.
Potwierdzenie rezerwacji
Domyślnie klient otrzymuje wiadomość z linkiem do potwierdzenia rezerwacji na jeden dzień przed wizytą.
Na tablicy harmonogramu obok niepotwierdzonych rezerwacji pojawia się ikona zegara.
Możesz śledzić potwierdzenia rezerwacji i historię wiadomości w czasie rzeczywistym w swoim systemie CRM.
Jeśli klient nie potwierdzi rezerwacji za pomocą linku, na tablicy harmonogramu pojawia się czerwony licznik.
System tworzy również aktywność w CRM dla odpowiedzialnego pracownika. Domyślnie dzieje się to 3 godziny przed spotkaniem, aby mógł skontaktować się z klientem i wyjaśnić jego plany.
Jeśli Twój klient zmieni swoje plany, może skorzystać z tego samego linku, aby anulować rezerwację.
W przypadku anulowania rezerwacji pracownik zostaje o tym powiadomiony, a wybrany termin ponownie będzie dostępny na tablicy harmonogramu.
Przypomnienie o nadchodzącej rezerwacji
System automatycznie wysyła przypomnienie do klienta o wybranej porze, np. rano w dniu rezerwacji.
Przypomnienie o niemal przegapionej rezerwacji
Jeśli klient nie pojawi się na czas, a pracownik nie oznaczy wizyty jako potwierdzonej, Bitrix24 wyśle kolejną wiadomość. Możesz wybrać, czy wiadomość ma zostać wysłana 5 czy 10 minut po planowanym czasie rozpoczęcia.
Na tablicy harmonogramu rezerwacja zmienia kolor na pomarańczowy, a po prawej stronie pojawia się licznik.
Jeśli rezerwacja nadal nie zostanie potwierdzona, system automatycznie utworzy aktywność w CRM, przypominając pracownikowi o kontakcie z klientem.
Jeśli klient nie potwierdzi rezerwacji, termin zostanie automatycznie udostępniony dla innej rezerwacji.
Pracownik otrzyma powiadomienie, a termin stanie się ponownie dostępny na tablicy harmonogramu.
Wskazówka
Zarówno klient, jak i pracownik ds. rezerwacji mogą anulować rezerwację:
Jeśli klient anuluje, pracownik otrzymuje powiadomienie.
Jeśli pracownik anuluje, klient nie otrzymuje automatycznego powiadomienia.
W obu przypadkach zalecamy skontaktowanie się z klientem, aby zaproponować nowy termin.