W Poczcie Bitrix24 możesz pisać, czytać, przypisywać do zadań i zapisywać wiadomości e-mail w CRM. Na podstawie wiadomości e-mail możesz utworzyć czat ze współpracownikami lub wydarzenie w kalendarzu. W artykule zebrano odpowiedzi na często zadawane pytania dotyczące poczty.

• jak działa opcja „Kieruj wiadomości e-mail od istniejących klientów do odpowiedzialnych menedżerów CRM”,
• dlaczego Bitrix24 wysyła e-mail do spamu,
• kto może konfigurować pocztę,
• dlaczego do nazwy załącznika w e-mailu dodawana jest liczba,
• dlaczego otrzymuję kopię e-maila.
• dlaczego e-maile z folderów podrzędnych nie są synchronizowane,
• czy administrator Bitrix24 może czytać e-maile pracowników,
• dlaczego przy wysyłaniu e-maila pojawia się błąd "Operacja tworzenia e-maila została anulowana",
• czy można w ustawieniach poczty Bitrix24 dodać rekordy DKIM i SPF,
• jak podłączyć własną domenę pocztową,
• dlaczego wysyłanie wiadomości e-mail jest powolne,
• czy można sprawdzić, czy klient przeczytał e-mail.
• Dlaczego w polu „Od” wskazano adres noreply@adres_Bitrix24,
• Dlaczego niektóre e-maile przychodzą z opóźnieniem
• Jak dodać obraz do tekstu lub podpisu w e-mailu

Jak działa opcja „Kieruj wiadomości e-mail od istniejących klientów do odpowiedzialnych menedżerów CRM”

Jeśli otrzymasz e-mail od klienta, który już istnieje w CRM, możesz przypiąć go do istniejącego formularza elementu CRM. W tym celu użyj opcji Kieruj wiadomości e-mail od istniejących klientów do odpowiedzialnych menedżerów CRM.

Jeśli w kolejce dystrybucji leadów i kontaktów jest wskazany odpowiedzialny pracownik za klienta, nowy e-mail od tego klienta zostanie dodany do istniejącego formularza elementu CRM.

Jeśli w kolejce dystrybucji nie jest wskazany odpowiedzialny pracownik za klienta, to na podstawie każdego e-maila od tego klienta tworzony jest nowy lead. Ten lead zostanie przypisany jednemu z odpowiedzialnych pracowników w kolejce. W CRM pojawi się kilka formularzy elementu CRM od jednego klienta z różnymi odpowiedzialnymi.

Dlaczego Bitrix24 wysyła e-mail do spamu

Jeśli dodasz nadawcę do czarnej listy Bitrix24, to e-maile z tego adresu będą automatycznie trafiały do spamu, nawet jeśli w serwisie pocztowym znajdują się w folderze Odebrane.

Aby usunąć adres z czarnej listy:

1. Przejdź do sekcji Poczta > Ustawienia (⚙️) > Czarna lista.
2. Zaznacz pole obok odpowiedniego adresu.
3. Kliknij Usuń.

Kto może konfigurować pocztę

Konfigurować skrzynkę pocztową może jej właściciel, ale może on udzielić dostępu innym pracownikom.

1-2. Przejdź do sekcji Poczta > Ustawienia(⚙️) > Ustawienia skrzynki.
3. W sekcji Dostęp do skrzynki pocztowej kliknij Dodaj i wybierz odpowiedniego pracownika.

Dlaczego do nazwy załącznika w e-mailu dodawany jest numer

Kiedy załączasz plik do wiadomości e-mail, która znajduje się już na Twoim dysku Bitrix24, do jej nazwy dodawana jest liczba. Taka sytuacja może wystąpić, jeśli już wcześniej załączyłeś ten plik, na przykład do zadania.
Mój Dysk: przegląd

Aby uniknąć dodawania liczb do nazwy pliku, nadaj plikom unikalne nazwy lub umieść je w różnych folderach na dysku Bitrix24.

Dlaczego otrzymuję kopię e-maila

Sprawdź, czy w ustawieniach skrzynki pocztowej włączone jest przekierowanie.
Gmail
Outlook

Dlaczego e-maile z folderów podrzędnych nie są synchronizowane

Jeśli używasz folderów podrzędnych w usługach pocztowych, takich jak Outlook, to e-maile z tych folderów nie będą synchronizowane z pocztą Bitrix24.

Aby zsynchronizować potrzebne e-maile, przenieś je do głównych folderów.

Czy administrator Bitrix24 może czytać e-maile pracowników

Administrator Bitrix24 może przeglądać e-maile w skrzynkach pocztowych, do których ma dostęp. Dostęp przyznaje właściciel skrzynki.
Jak skonfigurować pocztę w Bitrix24

Dlaczego przy wysyłaniu e-maila pojawia się błąd "Operacja tworzenia e-maila została anulowana"

Błąd "Operacja tworzenia e-maila została anulowana" może wystąpić z kilku powodów:

• Osiągnięto limit na wysyłanie e-maili w sekcji Marketing.
  Jak ustawić limit wysyłania wiadomości e-mail
• Rozmiar załączników w e-mailu przekracza 14,3 MB.
  Limity poczty Bitrix24 w zależności od planu
• Adres odbiorcy nie istnieje.

Czy można w ustawieniach poczty Bitrix24 dodać rekordy DKIM i SPF

W ustawieniach poczty Bitrix24 nie można dodać własnych rekordów DKIM DKIM to technologia, która dodaje do e-maila cyfrowy podpis. Potwierdza, że e-mail został wysłany przez prawdziwego nadawcę i nie został zmieniony w trakcie przesyłania. i SPFSPF to rekord w DNS, który wskazuje, które serwery mają prawo wysyłać e-maile w imieniu domeny. Jeśli e-mail pochodzi z serwera, który nie jest wskazany w SPF, może zostać oznaczony jako spam. Dla każdej domeny może być tylko jeden rekord SPF. dla wychodzących e-maili. Możesz je dodać w ustawieniach swojego serwera pocztowego.

Aby to zrobić:

1. Zarejestruj domenę pocztową.
2. Skonfiguruj serwer pocztowy: dodaj rekordy DKIM, skonfiguruj SPF, sprawdź politykę DMARCPolityka DMARC jest to zestaw reguł określających sposób przetwarzania nieuwierzytelnionych wiadomości e-mail. Pomoże to chronić Twoją domenę e-mail przed spamem..
3. Podłącz serwer SMTP w Bitrix24 do wysyłania e-maili.

Jak podłączyć własną domenę pocztową

Podłączenie własnej domeny pocztowej bezpośrednio do Bitrix24 jest niedostępne. Można jednak podłączyć własną domenę do dowolnej usługi pocztowej, a następnie skonfigurować pocztę w Bitrix24.
Jak podłączyć skrzynkę pocztową w Bitrix24

Dlaczego wysyłanie wiadomości e-mail jest powolne

Jeśli serwer SMTP nie jest podłączony, e-maile mogą być wysyłane z opóźnieniem do godziny. Dzieje się tak, ponieważ są one wysyłane bezpośrednio z serwerów Bitrix24 na serwer pocztowy odbiorcy.

Aby e-maile były wysyłane szybciej, możesz podłączyć zewnętrzny serwer SMTP.
Jak podłączyć serwer SMTP dla wychodzących e-maili w Bitrix24

Pracę serwerów SMTP opisuje dokument RFC 5321. Wyjaśnia on mechanizmy rozszerzenia SMTP i zawiera rekomendacje dla nowoczesnych standardów internetowych.

W standardzie RFC 5321 w p. 6.1 wskazano, że z powodu specyfiki działania internetu i serwerów pocztowych, dostarczanie e-maili może napotykać problemy techniczne. Dlatego nie można zagwarantować dostarczenia.
Standard RFC 5321

Jeśli sytuacja będzie się powtarzać, skontaktuj się ze Wsparciem Bitrix24 lub ze swoim usługodawcą poczty e-mail.
Martha AI: wirtualny asystent na czacie Wsparcia Bitrix24

Do komunikacji z klientami w Bitrix24 można używać także innych narzędzi, na przykład otwartych kanałów i Telefonii.
Centrum Kontaktowe: podłącz otwarte kanały
Jak zacząć dzwonić z Bitrix24

Czy można sprawdzić, czy klient przeczytał e-mail

Jeśli odbiorca nie zablokuje automatycznego pobierania danych w wiadomościach przychodzących, w formularzu wiadomości e-mail pojawi się znak informujący o przeczytaniu wiadomości.

Dlaczego w polu „Od” wskazano adres adres noreply@adres_Bitrix24

Problem. E-maile do klientów są wysyłane z adresu noreply@adres_Bitrix24, a nie z podłączonego e-maila pracownika. Na przykład z adresu noreply@mycompany.bitrix24.pl.

Przyczyna. Nie skonfigurowano zewnętrznego serwera SMTP dla wiadomości wychodzących.

Domyślnie Bitrix24 używa swoich serwerów do wysyłania e-maili, wstawiając w polu „Od” adres noreply@adres_Bitrix24.

Co to oznacza:

• Jeśli klient odpowie na taką wiadomość, Bitrix24 automatycznie przekieruje odpowiedź na Twój rzeczywisty e-mail. Na przykład mamaeva@mycompany.pl.
• Jeśli klient napisze nową wiadomość na adres noreply@adres_Bitrix24, nie zostanie ona dostarczona. Ten adres nie obsługuje wiadomości przychodzących.

Rozwiązanie. Aby w polu „Od” był wyświetlany Twój e-mail, należy skonfigurować wysyłanie wiadomości przez zewnętrzny serwer SMTP. Po tej konfiguracji Twoje e-maile będą trafiały do klientów z poprawnego adresu.
Jak podłączyć serwer SMTP dla wiadomości wychodzących w Bitrix24

Dlaczego niektóre e-maile przychodzą z opóźnieniem

E-maile w Bitrix24 są synchronizowane automatycznie w określonych odstępach czasu, które zależą od aktywności użytkowników. Aktywność oznacza otwartą zakładkę przeglądarki, aplikację Bitrix24 na komputerze lub aplikację mobilną oraz pracę w nich. Jeśli zakładka przeglądarki Bitrix24 jest zminimalizowana, poczta nie będzie synchronizowana.

• Jeśli właściciel skrzynki pocztowej pracuje w Bitrix24 — poczta jest aktualizowana co 10 minut.
• Jeśli włączona jest opcja „Przypisywanie e-maili znanych klientów odpowiedzialnym pracownikom” — synchronizacja odbywa się co 10 minut, nawet jeśli w Bitrix24 pracuje inny użytkownik.
• Jeśli opcja jest wyłączona, ale jakikolwiek użytkownik loguje się do Bitrix24 — poczta jest aktualizowana raz na 24 godziny.
• Przy otwarciu sekcji Poczta synchronizacja uruchamia się natychmiast.
• Jeśli nikt nie loguje się do Bitrix24 — poczta nie jest aktualizowana.

Aby zaktualizować pocztę ręcznie, kliknij przycisk synchronizacji.

Jak dodać obraz do tekstu lub podpisu w e-mailu

Możesz dodać obraz do tekstu lub podpisu w e-mailu.

1. Kliknij ikonę zdjęcia.
2. Wklej link do obrazu w polu Źródło obrazu, podaj nazwę pliku i wymiary. Link musi być publiczny i dostępny do przeglądania bez autoryzacji w Bitrix24. Możesz użyć zewnętrznych hostingów, które oferują bezpośrednie publiczne linki do plików. Google Drive nie jest odpowiedni.
3. Zapisz zmiany.
4. Gotowe. Obraz został dodany do podpisu w e-mailu.
   Jak skonfigurować podpis w e-mailu