Reguły automatyzacji i wyzwalacze w CRM automatyzują różne scenariusze pracy z klientami. Reguły automatyzacji wykonują rutynowe zadania, takie jak wysyłanie e-maili, tworzenie zadań czy generowanie dokumentów. Z kolei wyzwalacze monitorują działania klientów oraz zmiany w systemie CRM, takie jak otwarcie e-maila, opłacenie faktury czy modyfikacja wartości pól w formularzu. Gdy zostanie wykonane określone działanie, wyzwalacz przeniesie element do odpowiedniego etapu, zgodnie z jego konfiguracją.
Reguły automatyzacji w CRM
Wyzwalacze w CRM
Reguły automatyzacji i wyzwalacze są pogrupowane według typów zadań, które rozwiązują. W artykule opowiemy o grupie Płatność:
- Utwórz link do płatności,
- Śledź płatność za fakturę,
- Śledź płatność za zamówienie,
- Utwórz na podstawie,
- Zmień dane,
- Uzyskaj wartości danych.
1-2. Przejdź do sekcji CRM i wybierz potrzebny element. Na przykład leady lub deale.
3. Otwórz sekcję Reguły automatyzacji.
4. Kliknij Utwórz.
5. Wybierz etap, na którym chcesz skonfigurować regułę automatyzacji lub wyzwalacz.
6. Przejdź do grupy reguł automatyzacji Płatność.
Utwórz link do płatności
Pomocnicza reguła automatyzacji generuje link do płatności online za produkty lub usługi, który jest przekazywany innym regułom automatyzacji. Link zawiera dane do płatności, takie jak kwota zamówienia oraz informacje o produktach. Na przykład jedna reguła automatyzacji tworzy link do płatności za produkt, a kolejna wysyła go klientowi w wiadomości e-mail.
Konfiguracja reguły automatyzacji Utwórz link do płatności
W dealach na etapie Faktura utworzymy dwie reguły automatyzacji: Utwórz link do płatności oraz Wyślij e-mail do klienta. Gdy pierwsza reguła wygeneruje link do płatności, druga reguła wyśle go do klienta.
Rozważmy konfigurację reguły automatyzacji Utwórz link do płatności.
Automatyczne tworzenie linku do płatności. Wybierz opcję Tak. Jeśli pracujesz z zamówieniami, możesz wybrać Nie i wprowadzić ID zamówienia.
Teraz skonfigurujemy regułę automatyzacji, która wyśle klientowi e-mail zawierający link do płatności za produkt.
Reguła automatyzacji „Wyślij e-mail do klienta” zostanie uruchomiona po regule „Utwórz link do płatności”. W treści e-maila umieściliśmy link wygenerowany przez poprzednią regułę automatyzacji.
Gdy deal osiągnie etap Faktura, pierwsza reguła automatyzacji wygeneruje link, a druga wyśle klientowi e-mail zawierający link do płatności za produkt.
Reguły automatyzacji w CRM: komunikacja z klientem
Śledź płatność za fakturę
Wyzwalacz zmienia etap elementu CRM, gdy status powiązanej z nim faktury zostanie zmieniony na Opłacona. Dzięki temu menedżer natychmiast otrzyma informację o płatności i będzie mógł przystąpić do kolejnych działań, takich jak przygotowanie produktów do wysyłki, realizacja usługi czy inne zadania.
Możliwości faktur w CRM
Konfiguracja wyzwalacza Śledź płatność za fakturę
Utworzymy wyzwalacz w dealach na etapie Kompletowanie towarów.
Wyzwalacz nie posiada dodatkowych ustawień poza standardowymi: warunek, nazwa, pracownik odpowiedzialny za zmianę etapu oraz opcja umożliwiająca powrót do poprzedniego etapu.
Sprawdźmy, jak zadziałał wyzwalacz. Gdy klient opłaci fakturę, wyzwalacz przeniesie deal na etap Kompletowanie towarów. Na osi czasu deala widoczny jest status faktury oraz zapis o zmianie etapu.
Śledź płatność za zamówienie
Wyzwalacz zmienia etap elementu CRM, gdy klient dokonuje płatności za pomocą linku utworzonego w CRM Płatności. Menedżer natychmiast otrzyma informację o płatności i będzie mógł przystąpić do kolejnych działań, takich jak przygotowanie produktów do wysyłki, realizacja usługi czy inne zadania.
Jak odbierać płatności w formularzu deala
Konfiguracja wyzwalacza Śledź opłatę zamówienia
Utworzymy wyzwalacz w dealach na etapie Kompletowanie towarów.
Wyzwalacz nie posiada dodatkowych ustawień poza standardowymi: warunek, nazwa, pracownik odpowiedzialny za zmianę etapu oraz opcja umożliwiająca powrót do poprzedniego etapu.
Sprawdźmy, jak zadziałał wyzwalacz. Gdy klient opłaci produkt przez link, wyzwalacz przeniesie deal na etap Kompletowanie towarów. W formularzu deala zostanie wyświetlony status płatności i zapis o zmianie etapu.
Utwórz na podstawie
Gdy element CRM osiąga określony etap, reguła automatyzacji generuje fakturę, ofertę lub dokument w sekcji e-Podpis. Na przykład, na podstawie deala tworzona jest faktura. Dane z deala, takie jak produkty, kwota, dane klienta i inne, są automatycznie dodawane do faktury.
e-Podpis w Bitrix24
Konfiguracja reguły automatyzacji Utwórz na podstawie
Utworzymy regułę automatyzacji dla deali na etapie Dodatkowe usługi. Gdy deal osiągnie ten etap, reguła automatyzacji wygeneruje fakturę za usługi.
Osoba odpowiedzialna. Wybierz pracownika, który będzie odpowiedzialny za nowy element. Domyślnie jest to osoba przypisana do deala.
Utwórz ze źródła. Wybierz element, który utworzy reguła. Możesz wybrać jeden lub więcej elementów.
Sprawdźmy, jak zadziałała reguła automatyzacji. Gdy deal osiągnie etap Dodatkowe usługi, system automatycznie wygeneruje fakturę na podstawie tego deala.
Zmień dane
Reguła automatyzacji modyfikuje istniejące dane firm lub kontaktów powiązanych z elementem CRM. Dzięki niej można zaktualizować dane, które są używane w dokumentach. Na przykład NIP lub dane paszportowe w fakturze.
Konfiguracja reguły automatyzacji Zmień dane
Utworzymy regułę w dealach na etapie Faktura.
Typ jednostki. Wybierz, w którym elemencie chcesz zmienić dane: kontakcie lub firmie.
Szablony. Wskaż szablon danych: firma lub osoba.
Szablony danych kontaktu/firmy
Typ adresu. Wybierz typ adresu z danych.
Dodaj warunek. Dodaj jedno lub kilka pól danych, które chcesz zmienić. Zestaw pól zależy od wybranego szablonu. Kliknij Dodaj warunek i wybierz pole z listy.
Wybrano pola danych: miasto i ulicę
Aby wskazać nową wartość pola, kliknij Trzy kropki (...) i wybierz wartość stałej, zmiennej lub pola z formularza CRM. Te dane zostaną wyświetlone w danych.
Wybrano wartość pola niestandardowego „Ulica, numer domu” z formularza kontaktu
Sprawdźmy działanie reguły automatyzacji. Gdy deal osiągnie etap Faktura, system automatycznie zaktualizuje pole Adres w danych kontaktu.
Uzyskaj wartości danych
Pomocnicza reguła automatyzacji, która pobiera informacje z pól danych i przekazuje je do innych reguł automatyzacji. Na przykład, pobiera dane o faktycznym adresie, a inna reguła automatyzacji wysyła te informacje kurierowi do dostarczenia produktu.
Pomocnicze reguły automatyzacji w CRM
Konfiguracja reguły automatyzacji Uzyskaj wartości danych
W dealach na etapie Dostawa utworzymy dwie reguły automatyzacji: Uzyskaj wartości danych i Dodaj powiadomienie. Gdy pierwsza reguła zweryfikuje aktualny adres klienta, druga automatycznie przekaże go kurierowi w celu realizacji dostawy.
Rozważmy konfigurację reguły automatyzacji Uzyskaj wartości danych.
Typ jednostki. Wybierz element, o którym chcesz otrzymać informacje w szczegółach: kontakt lub firma.
Szablony. Wskaż szablon danych: osoba lub firma.
Typ adresu. Wybierz typ adresu.
Sprawdźmy, jak działa reguła automatyzacji. Gdy deal osiągnął etap Dostawa, reguła automatycznie wysłała powiadomienie do pracownika z adresem, na który ma zostać wysłany towar.
