Grupa węzłów „Zarządzanie bazą klientów” automatyzuje pracę z kontaktami i firmami: proces sam reaguje na pojawienie się nowego klienta i zapobiega zaśmiecaniu bazy ponownymi zgłoszeniami.

Utworzono kontakt

Wyzwalacz uruchamia proces po utworzeniu kontaktu. Na przykład:

• Klient wysłał zgłoszenie przez stronę internetową, a w CRM utworzył się nowy kontakt. Wyzwalacz zostaje aktywowany, a węzeł „Powiadom pracownika” informuje menedżera o nowym kliencie. Menedżer może od razu rozpocząć pracę z tym kontaktem.
• Menedżer sprzedaży poznał przedstawiciela firmy na targach i dodał jego kontakt do CRM. Wyzwalacz zostaje aktywowany, a węzeł „Wyślij e-mail” automatycznie tworzy i wysyła ofertę handlową na podstawie danych uzupełnionych przez menedżera w formularzu kontaktu. Klient otrzymuje spersonalizowaną ofertę, a menedżer nie traci czasu na jej ręczne wysyłanie.

Zmieniono kontakt

Wyzwalacz uruchamia proces po zmianie kontaktu. W ustawieniach wybierz sposób reagowania: po zmianie określonych pól lub po dowolnej zmianie w formularzu.

Na przykład:

• Klient zadzwonił i podał nowy numer telefonu, więc menedżer zaktualizował odpowiednie pole w formularzu kontaktu. Wyzwalacz zostaje aktywowany, a węzeł „Wyślij e-mail” automatycznie wysyła klientowi potwierdzenie aktualizacji danych.
• Menedżer przeniósł kontakt do segmentu VIP, zmieniając pole „Typ klienta” w formularzu. Wyzwalacz zostaje aktywowany, a węzeł „Powiadom pracownika” informuje kierownika działu sprzedaży o zmianie statusu. Kierownik widzi aktualizację i może dostosować warunki współpracy z klientem.

Utworzono firmę

Wyzwalacz uruchamia proces po utworzeniu firmy. Na przykład:

• Menedżer utworzył formularz nowej firmy partnerskiej. Wyzwalacz zostaje aktywowany, a działanie „Wyślij e-mail” wysyła wiadomość powitalną z prezentacją usług.
• Menedżer przeprowadził negocjacje i utworzył formularz nowej firmy. Wyzwalacz zostaje aktywowany, a działanie „Utwórz zadanie” automatycznie dodaje zadanie polegające na wysłaniu oferty handlowej w ciągu dwóch dni. Dzięki temu menedżer nie zapomni o nowym kontakcie.

Zmieniono firmę

Wyzwalacz uruchamia proces po zmianie firmy. W ustawieniach wybierz sposób reagowania: po zmianie określonych pól lub po dowolnej zmianie w formularzu.

Na przykład:

• Menedżer zaktualizował pole „Branża” w formularzu firmy, ponieważ klient zmienił profil działalności. Wyzwalacz zostaje aktywowany, a węzeł „Utwórz zadanie” automatycznie dodaje zadanie polegające na dostosowaniu oferty handlowej do nowego profilu firmy.
• Menedżer zmienił status firmy na „Partner”. Wyzwalacz zostaje aktywowany, a węzeł „Wyślij e-mail” automatycznie wysyła klientowi wiadomość powitalną z warunkami programu partnerskiego. Menedżer nie musi ręcznie śledzić zmiany statusu.

Dodaj klienta do listy wyjątków

Działanie dodaje numer telefonu lub adres e-mail klienta do listy wyjątków. CRM nie tworzy już automatycznie leadów ani deali na podstawie tych danych. Węzeł działa w workflow dowolnych elementów CRM: leadów, deali, kontaktów i innych.

Na przykład menedżer zamknął deala ze statusem „Spam”, ponieważ klient nie należał do grupy docelowej. Gdy deal przechodzi do określonego etapu, węzeł automatycznie dodaje kontakt do listy wyjątków. Przy kolejnym zgłoszeniu z tego numeru telefonu lub adresu e-mail nowy lead nie zostanie utworzony.

Firma

To uniwersalny węzeł do pracy z firmami w CRM. Otwórz węzeł i w zakładce Główne kliknij pole Reguły. W ustawieniach wybierz typ Działanie, a następnie wskaż na liście operację, którą chcesz wykonać na firmie:

• Utworzyć firmę,
• Zaplanować aktywność,
• Zmienić firmę,
• Zmienić obserwatorów,
• Zmienić osobę odpowiedzialną,
• Zmienić dane firmy,
• Utworzyć dokument,
• Dodać komentarz,
• Usunąć firmę.

Utwórz firmę — utwórz nowy formularz firmy w ramach procesu. Na przykład deal przeszedł do etapu „Umowa podpisana”. Proces automatycznie tworzy formularz firmy na podstawie danych z deala. Menedżer nie musi uzupełniać go ręcznie.

Zaplanuj aktywność — zaplanuj rozmowę telefoniczną, spotkanie lub e-mail powiązane z firmą. Na przykład negocjacje dobiegły końca, ale decyzja nie została jeszcze podjęta. Proces automatycznie planuje aktywność „Oddzwoń” dla odpowiedzialnego menedżera. Pracownik widzi przypomnienie i nie traci kontaktu z klientem.

Zmień firmę — zaktualizuj dane w formularzu firmy. Na przykład firma przeniosła się do innego miasta. Proces automatycznie aktualizuje adres w formularzu, więc menedżer nie musi robić tego ręcznie.

Zmień obserwatorów — dodaj lub usuń pracowników, którzy obserwują firmę. Na przykład kwota deala przekracza określony próg. Proces automatycznie dodaje kierownika jako obserwatora, aby mógł on śledzić pracę z ważnym klientem.

Zmień osobę odpowiedzialną — wyznacz innego pracownika jako osobę odpowiedzialną za firmę. Na przykład menedżer zajmujący się klientem idzie na urlop. Proces automatycznie zmienia osobę odpowiedzialną w formularzu firmy na współpracownika tego menedżera, aby zapewnić ciągłość pracy z klientem.

Zmień dane firmy — zaktualizuj dane bankowe lub prawne firmy. Na przykład firma zmieniła numer rachunku bankowego. Proces automatycznie aktualizuje dane w formularzu, dzięki czemu dokumenty zawierają aktualne informacje.

Utwórz dokument — utwórz dokument na podstawie szablonu i dołącz go do formularza firmy. Na przykład deal przeszedł do etapu „Umowa podpisana”. Proces automatycznie tworzy umowę na podstawie szablonu, a menedżer może ją od razu wysłać klientowi.

Dodaj komentarz — dodaj notatkę w formularzu firmy. Na przykład menedżer przeprowadził negocjacje i zapisał ustalenia. Proces dodaje do formularza komentarz z podsumowaniem, aby cała historia była dostępna w jednym miejscu.

Usuń firmę — powiązane deale, kontakty i zadania nie są usuwane razem z firmą, lecz tracą z nią powiązanie. Na przykład formularz firmy okazał się duplikatem. Proces automatycznie usuwa go po spełnieniu określonego warunku, więc menedżer nie musi ręcznie porządkować bazy.