W Bitrix24 możesz zautomatyzować podpisywanie dokumentów z pracownikami. Grupa węzłów e-Podpis w HR w kreatorze workflow automatycznie uruchamia odpowiednie działania — gdy dokument zostanie wysłany do zatwierdzenia lub podpisania, rozpocznie się jego wypełnianie albo zostaną zebrane wszystkie podpisy.

Wyzwalacze i działania pozwalają dostosować automatyzację do potrzeb firmy. Do każdego zdarzenia lub kroku, który ma przebiegać bez udziału pracownika, możesz dodać odpowiedni węzeł.

Grupa węzłów e-Podpis w HR zawiera cztery wyzwalacze i jedno działanie. Wyzwalacze uruchamiają workflow w odpowiedzi na zdarzenie — na przykład gdy dokument zostanie przekazany do podpisania. Działanie wykonuje określony krok w ramach workflow — wysyła dokument pracownikowi do podpisania.

Monitoruj zatwierdzanie dokumentu

Wyzwalacz uruchamia workflow, gdy dokument zostanie przekazany do zatwierdzenia. Pozwala to automatycznie powiadomić odpowiednie osoby lub przygotować kolejny krok.

Gdy na przykład umowa o pracę nowego pracownika zostanie wysłana do zatwierdzenia przez kierownika działu, Bitrix24 powiadomi dyrektora HR, że dokument jest zatwierdzany i wkrótce zostanie przekazany do podpisania.

Monitoruj wypełnianie dokumentu

Wyzwalacz uruchamia workflow po rozpoczęciu wypełniania dokumentu. Pozwala to zaangażować odpowiednich pracowników już na wczesnym etapie pracy z dokumentem.

Na przykład stażysta w dziale prawnym otwiera umowę o pracę, aby wprowadzić dane osobowe pracownika. Bitrix24 powiadomi głównego prawnika, że rozpoczęto pracę z danymi osobowymi i należy sprawdzić poprawność ich wprowadzenia.

Monitoruj przekazanie dokumentu do podpisania

Wyzwalacz uruchamia workflow, gdy dokument zostanie przekazany do podpisania pracownikowi lub przedstawicielowi firmy. Pozwala to monitorować każdy etap podpisywania.

Gdy na przykład dyrektor firmy podpisze regulamin pracy w dni wolne, a dokument zostanie przekazany pracownikom, Bitrix24 utworzy dla menedżera HR zadanie polegające na sprawdzeniu, którzy pracownicy go podpisali.

Monitoruj zakończenie podpisywania dokumentu

Wyzwalacz uruchamia workflow, gdy wszyscy pracownicy podpiszą dokument lub odmówią jego podpisania.

Gdy wszyscy pracownicy zakończą pracę z dokumentem, Bitrix24 powiadomi menedżera HR. Jeśli wszyscy go podpisali, workflow zostanie zakończony. Jeśli ktoś odmówił, menedżer HR otrzyma zadanie polegające na ustaleniu przyczyny odmowy.

Podpisz dokument z pracownikiem

Węzeł wysyła pracownikowi firmowy szablon dokumentu do podpisania. Dokument jest przekazywany automatycznie w odpowiednim momencie, bez konieczności ręcznego wysyłania go na każdym etapie.

Gdy na przykład pracownik wypełni i wyśle zgodę na przetwarzanie danych osobowych, Bitrix24 automatycznie prześle mu umowę o pracę do podpisania.