Grupy węzłów „Zarządzanie zadaniami” i „Rozdzielanie zadań” zawierają działania oraz wyzwalacze do pracy z zadaniami w ramach workflow:

• Zarządzanie zadaniami — węzły do wykonywania podstawowych działań związanych z zadaniami. Umożliwiają tworzenie zadań, zmianę ich parametrów, wyznaczanie osób odpowiedzialnych i pobieranie potrzebnych danych.
• Przydzielanie zadań — węzły do pracy z przepływami. Pomagają automatycznie rozdzielać zadania między uczestników zgodnie z określonymi regułami. Nie trzeba ręcznie kontrolować zadań: workflow sam reaguje na zdarzenia, takie jak zmiana statusu lub przekroczenie terminu, a w razie potrzeby ponownie rozdziela obciążenie.

Węzeł Zadanie

Węzeł tworzy zadania w workflow i zarządza nimi. Otwórz węzeł, a następnie w sekcji Reguły kliknij Dodaj regułę. Wybierz typ reguły — Działanie. Następnie wskaż na liście, co ma się stać z zadaniem:

• Utwórz nowe,
• Pobierz informacje o zadaniu,
• Zmień zadanie,
• Zmień status,
• Zmień osobę odpowiedzialną,
• Usuń zadanie.

Utwórz nowe zadanie — utwórz zadanie dla pracownika.

Załóżmy, że w firmie działa workflow wdrażania nowego pracownika. Uczestniczą w nim specjalista HR, przełożony i specjalista IT, a każdy z nich ma do wykonania określoną część pracy.

Po uruchomieniu workflow „Zatrudnij nowego pracownika” Bitrix24 automatycznie tworzy zadania dla wszystkich uczestników: specjalista HR ma przygotować dokumenty i wysłać ofertę, przełożony — przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną i zaakceptować kandydata, a specjalista IT — przygotować stanowisko pracy oraz dostępy. Dzięki temu wszystkie zadania pojawiają się na czas i żaden krok nie zostaje pominięty.

Pobierz informacje o zadaniu — pobierz dane z zadania i wykorzystaj je w kolejnych krokach workflow.

Załóżmy, że menedżerowie w firmie tworzą zadania związane z przygotowaniem umów dla klientów. Ważne jest, aby dane z tych zadań automatycznie trafiały do dokumentów.

W workflow „Przygotuj umowę dla klienta” Bitrix24 pobiera datę utworzenia zadania i wstawia ją do dokumentu. Pracownik nie musi uzupełniać danych ręcznie — znajdują się już w zadaniu i są automatycznie wykorzystywane w workflow.

Zmień zadanie — zaktualizuj parametry zadania, takie jak termin, opis lub inne pola. Przed skonfigurowaniem działania wybierz zadanie, dla którego zadziałał wyzwalacz, albo zadanie z powiązanego deala.

Załóżmy, że pracownicy w firmie realizują zadania związane z przygotowywaniem dokumentów dla klientów. Jeśli zadanie nie zostanie wykonane w terminie, przełożony powinien odpowiednio wcześnie włączyć się w jego realizację.

W workflow skonfigurowano wyzwalacz „Zadanie po terminie”. Po przekroczeniu terminu zadania Bitrix24 automatycznie dodaje przełożonego jako obserwatora. Otrzymuje on powiadomienie i może od razu włączyć się w realizację zadania, bez czekania na wiadomość od pracownika.

Zmień status — przenieś zadanie do wybranego etapu. Działanie dotyczy wskazanego zadania — na przykład tego, dla którego zadziałał wyzwalacz, albo zadania powiązanego z workflow.

Załóżmy, że menedżer obsługuje w CRM deale różnych klientów. W przypadku kluczowych klientów firma stosuje dodatkową weryfikację: przed wysłaniem dokumentów lub rozpoczęciem prac zadanie musi sprawdzić przełożony. Pozostałe zadania nie wymagają takiej kontroli.

W workflow skonfigurowano wyzwalacz „Śledź wybrany status zadania z CRM”. Gdy zadanie otrzymuje status „Oczekuje na kontrolę”, Bitrix24 sprawdza dane deala, z którym jest ono powiązane. Jeśli deal nie dotyczy kluczowego klienta, workflow automatycznie zmienia status zadania na „Zakończone”. Dzięki temu zwykłe zadania nie pozostają na etapie weryfikacji, a pracownicy nie tracą czasu na ich ręczne zamykanie.

Zmień osobę odpowiedzialną — wyznacz inną osobę odpowiedzialną za zadanie. Działanie dotyczy wybranego zadania — na przykład tego, dla którego zadziałał wyzwalacz, albo zadania pobranego z powiązanych danych workflow.

Załóżmy, że w firmie zadania są powiązane z dealami. Każdy deal zawiera zadanie dotyczące przygotowania dokumentów. Jeśli kwota deala przekracza określony próg, zadanie powinien wykonać bardziej doświadczony pracownik.

Workflow sprawdza kwotę deala, znajduje powiązane zadanie i automatycznie wyznacza starszego menedżera jako osobę odpowiedzialną. Dzięki temu ważne zadania od razu trafiają do odpowiednich pracowników.

Usuń zadanie — usuń polecenie, jeśli nie jest już aktualne. Działanie dotyczy wybranego zadania: tego, dla którego zadziałał wyzwalacz, albo zadania pobranego z innych działań.

Załóżmy, że zadania w CRM pomagają firmie kontrolować etapy pracy z klientem. Niektóre z nich służą tylko jako kroki pośrednie — na przykład do sprawdzenia danych lub przygotowania dokumentu.

W workflow skonfigurowano wyzwalacz „Śledź wybrany status zadania z CRM”. Gdy zadanie otrzymuje status „Zakończone”, Bitrix24 usuwa je, jeśli miało charakter techniczny i nie jest już potrzebne. Dzięki temu lista nie jest przeładowana, a pracownicy widzą tylko aktualne zadania.

Śledź wybrany status zadania z CRM

Wyzwalacz uruchamia workflow, gdy zadanie otrzymuje określony status — na przykład „W toku”, „Oczekuje na kontrolę” lub „Zakończone”. Pozwala automatycznie reagować na zmiany w zadaniach: nie trzeba ręcznie sprawdzać ich statusu, ponieważ workflow uruchamia się sam.

Przeanalizujmy przykłady:

• W ramach deala menedżer tworzy prawnikowi zadanie polegające na uzgodnieniu umowy z klientem. Gdy prawnik kończy zadanie i zmienia jego status na „Zakończone”, Bitrix24 uruchamia workflow — wysyła umowę klientowi lub przenosi deal do kolejnego etapu. Menedżer nie musi sprawdzać zadania, ponieważ workflow uruchamia się automatycznie.
• Firma zatrudnia nowego pracownika. Specjalista HR tworzy zadanie polegające na przygotowaniu stanowiska pracy. Gdy zadanie otrzymuje status „W toku”, Bitrix24 uruchamia workflow i tworzy zadania: dla specjalisty IT — wydanie laptopa i nadanie dostępów, dla księgowego — zarejestrowanie pracownika w programie księgowym, a dla przełożonego — przeprowadzenie spotkania wprowadzającego.

Zadanie po terminie

Wyzwalacz uruchamia workflow, gdy status zadania zmieni się na „Po terminie”. Pozwala to szybko reagować na opóźnienia, na przykład powiadomić przełożonego lub uruchomić dodatkowe działania. Nie trzeba ręcznie kontrolować terminów, ponieważ workflow uruchamia się sam. Przeanalizujmy przykłady:

• W ramach deala menedżer tworzy księgowemu zadanie polegające na przygotowaniu faktury dla klienta. Jeśli zadanie przekroczy termin, Bitrix24 uruchamia workflow — wysyła powiadomienie przełożonemu lub tworzy nowe zadanie z oznaczeniem „Pilne”.
• W firmie utworzono zadanie polegające na przygotowaniu oferty handlowej. Jeśli jego termin minie, Bitrix24 uruchamia workflow: powiadamia przełożonego i wyznacza starszego menedżera jako osobę odpowiedzialną.