W nowym kreatorze workflow każdy proces składa się z węzłów — gotowych bloków działań. Niektóre węzły uruchamiają proces — są to wyzwalacze. Inne wykonują określone działania: tworzą leady, generują kody QR, wysyłają powiadomienia i nie tylko.

Wyzwalacz jest zawsze pierwszym krokiem. Monitoruje zdarzenie i uruchamia proces, gdy ono nastąpi. Może to być na przykład wypełnienie formularza na stronie przez klienta lub jego powrót na stronę po dłuższej nieobecności. Po uruchomieniu wyzwalacza proces przechodzi do kolejnych kroków — węzłów działań.

Grupy Marketing i promocja oraz Generowanie leadów zawierają węzły, które automatyzują pracę z potencjalnymi klientami: śledzą ich aktywność na stronie, tworzą i aktualizują leady w CRM oraz generują kody QR do zadań marketingowych. Każdego z nich można używać niezależnie od pozostałych węzłów we własnym scenariuszu.

Węzeł Lead

Węzeł służy do pracy z leadami w ramach workflow. Otwórz węzeł i w sekcji Reguły kliknij Dodaj regułę. Wybierz typ reguły — Działanie. Następnie określ, co ma się stać z leadem:

• Utwórz lead,
• Zaplanuj aktywność,
• Zmień lead,
• Zmień powiązaną firmę,
• Zmień powiązany kontakt.

Utwórz lead — tworzy nowy lead w CRM i uzupełnia go danymi z procesu.
Na przykład agencja nieruchomości uruchamia reklamę i umieszcza formularz na stronie.

W procesie skonfigurowano wyzwalacz Monitoruj wypełnienie formularza CRM. Gdy potencjalny kupujący wypełni formularz, Bitrix24 uruchamia proces i tworzy lead zawierający imię i nazwisko, numer telefonu oraz zapytanie klienta.

Menedżer otwiera lead i od razu widzi wszystkie dane klienta — nie musi ręcznie przenosić informacji z formularza do CRM. Dzięki temu żadne zgłoszenie nie zostanie pominięte.

Zaplanuj aktywność — dodaje aktywność do osi czasu leada: rozmowę telefoniczną, spotkanie lub e-mail.

Na przykład internetowy sklep z elektroniką pracuje z klientami, którzy interesowali się produktem, ale go nie kupili. Menedżer wysłał takiemu klientowi zestawienie laptopów i ofertę handlową. Klient otworzył e-mail, lecz nie odpowiedział.

W procesie skonfigurowano wyzwalacz Monitoruj powrót klienta na stronę. Gdy klient ponownie odwiedzi stronę, Bitrix24 uruchamia proces i planuje aktywność na osi czasu leada — rozmowę telefoniczną z klientem. Menedżer widzi aktywność i dzwoni w odpowiednim momencie.

Zmień lead — aktualizuje pola leada: status, osobę odpowiedzialną, etap lub inne dane.

Na przykład firma budowlana zbiera zapytania o wycenę remontu. Klient wysłał zgłoszenie miesiąc temu, menedżer przekazał mu wycenę, ale klient przestał odpowiadać.

W procesie skonfigurowano wyzwalacz Monitoruj powrót klienta na stronę. Gdy klient ponownie odwiedzi witrynę i wyświetli stronę z przykładami realizacji, Bitrix24 znajduje lead i automatycznie przenosi go z etapu Wysłano wycenę do etapu Ponowne zainteresowanie. Jeśli w ustawieniach procesu określono odpowiedni warunek, osobą odpowiedzialną zostaje jednocześnie starszy menedżer, który pracuje z klientami wykazującymi zainteresowanie.

Starszy menedżer otrzymuje powiadomienie i dzwoni do klienta, gdy ten nadal przegląda stronę.

Zmień powiązaną firmę — aktualizuje dane firmy powiązanej z leadem.

Na przykład klient wysłał zgłoszenie i podał nazwę swojego działu. Lead został utworzony, ale powiązano z nim niewłaściwą firmę. Później klient ponownie wypełnił formularz i podał prawidłową nazwę prawną firmy, z którą należy zawrzeć umowę.

W procesie skonfigurowano wyzwalacz Monitoruj wypełnienie formularza CRM. Gdy klient ponownie wypełni formularz, Bitrix24 znajduje lead i przypisuje do niego właściwą firmę.

Menedżer otwiera lead i widzi aktualne dane — nie musi ręcznie wyszukiwać ani poprawiać firmy.

Zmień powiązany kontakt — aktualizuje dane kontaktu powiązanego z leadem.

Na przykład kancelaria prawna obsługuje stałych klientów. Klient, którego sprawa była już prowadzona, ponownie wypełnia formularz na stronie. Tym razem podaje nowy służbowy numer telefonu i adres e-mail, ponieważ zmienił miejsce pracy.

W procesie skonfigurowano wyzwalacz Monitoruj wypełnienie formularza CRM. Po wypełnieniu formularza Bitrix24 znajduje istniejący kontakt tego klienta i aktualizuje numer telefonu oraz adres e-mail.

Menedżer otwiera formularz i widzi aktualne dane — nie musi porównywać poprzedniego zgłoszenia z nowym ani ręcznie wprowadzać zmian.

Monitoruj wypełnienie formularza CRM

Wyzwalacz uruchamia proces, gdy klient wypełni formularz CRM — prześle zgłoszenie, zarejestruje się lub zada pytanie. Nie trzeba ręcznie monitorować nowych zgłoszeń — proces rozpoczyna się automatycznie po wypełnieniu formularza.

Przyjrzyjmy się przykładom:

• Sklep umieszcza na stronie formularz rezerwacji przymiarki. Gdy klient go wypełni, Bitrix24 uruchamia proces — wyzwalacz Monitoruj wypełnienie formularza CRM zostaje aktywowany, a węzeł Lead tworzy lead z danymi klienta. Menedżer otwiera lead i widzi, kto oraz na którą godzinę zarezerwował wizytę.


• Firma organizuje webinar i zbiera zgłoszenia za pomocą formularza. Gdy uczestnik go wypełni, Bitrix24 uruchamia proces: wyzwalacz rejestruje zdarzenie, a węzeł Lead tworzy lead z danymi uczestnika. Menedżer widzi nowe zgłoszenie w CRM i kontaktuje się z uczestnikiem.

Monitoruj powrót klienta na stronę

Wyzwalacz uruchamia proces, gdy klient ponownie odwiedzi stronę. Pozwala to szybko zareagować na jego zainteresowanie — proces rozpoczyna się automatycznie, bez ręcznego monitorowania wizyt.

Przyjrzyjmy się przykładom:

• Firma sprzedająca urządzenia przemysłowe ma długi cykl sprzedaży — klient może analizować oferty przez kilka tygodni. Menedżer wysłał klientowi ofertę handlową, ale ten przestał odpowiadać i nie odbierał telefonu. Po dwóch tygodniach klient ponownie odwiedził stronę i zaczął przeglądać podstrony z urządzeniami.
  
  W procesie skonfigurowano wyzwalacz Monitoruj powrót klienta na stronę. Bitrix24 rozpoznaje, że klient ponownie odwiedził stronę, i od razu wysyła powiadomienie menedżerowi. Menedżer dzwoni, gdy klient aktywnie analizuje ofertę. Znacznie zwiększa to prawdopodobieństwo zawarcia deala.


• Klub fitness pracuje z bazą klientów, których karnety wygasły. Gdy były klient odwiedzi stronę i przejrzy cennik, Bitrix24 rejestruje wizytę oraz uruchamia proces: automatycznie wysyła klientowi e-mail z indywidualną ofertą — 20% rabatu na zakup karnetu w ciągu trzech dni. Klient otrzymuje propozycję w odpowiednim momencie, gdy sam ponownie wykazuje zainteresowanie.

Utwórz kod QR

Węzeł tworzy kod QR w ramach workflow i przekazuje jego dane do kolejnych kroków — aby wysłać go klientowi, wstawić do dokumentu lub opublikować na stronie. Generuje kilka wariantów: krótki link do strony, linki umożliwiające wstawienie kodu w formacie BBCode lub HTML, wersję do druku i inne. Dane te można wykorzystać w pozostałych węzłach procesu — na przykład wysłać link klientowi.

Przyjrzyjmy się przykładom:

• Firma organizuje zamkniętą prezentację dla kluczowych partnerów. Bitrix24 tworzy kod QR umożliwiający wejście na wydarzenie. Partner skanuje kod i klika przycisk potwierdzenia — Bitrix24 rejestruje jego przybycie i wysyła powiadomienie do odpowiedzialnego menedżera. Menedżer wie, że partner jest już na miejscu, i osobiście wychodzi mu na spotkanie. Dzięki temu każdy ważny gość otrzymuje odpowiednią uwagę.


• Firma uczestniczy w targach branżowych i chce zbierać dane kontaktowe odwiedzających bezpośrednio na stoisku. W procesie skonfigurowano wyzwalacz Monitoruj wypełnienie formularza CRM — zostanie aktywowany, gdy odwiedzający zeskanuje kod i wypełni formularz. Użytkownik skanuje kod telefonem, przechodzi do formularza i zostawia dane kontaktowe. Menedżer nie musi ręcznie zbierać wizytówek ani przenosić informacji — wszystkie zgłoszenia od razu trafiają do CRM.