Raporty, zwolnienia lekarskie i kontrola czasu pracy wymagają regularnych działań, o których łatwo zapomnieć. Grupa węzłów Procesy HR w Projektancie workflow przejmuje rutynowe zadania: uruchamia scenariusze w odpowiednim momencie i wykonuje działania bez udziału człowieka.

Grupa zawiera wyzwalacze i działania. Wyzwalacze monitorują zdarzenia i uruchamiają scenariusz, gdy coś się wydarzy. Działania wykonują określone zadania w ramach już uruchomionego scenariusza. Wyzwalacz zawsze znajduje się na początku łańcucha, a po nim następują działania.

Dodano zwolnienie lekarskie do grafiku

Wyzwalacz uruchamia się, gdy w grafiku nieobecności zostanie oznaczone zwolnienie lekarskie pracownika. Pozwala to automatycznie rozpocząć odpowiednie działania bez czekania, aż ktoś zauważy wpis i wykona wszystko ręcznie.

Na przykład menedżer działu sprzedaży poszedł na zwolnienie lekarskie. Gdy menedżer HR doda wpis do grafiku, scenariusz automatycznie przydzieli zadania innym osobom i powiadomi współpracowników:

• Przełożony otrzyma powiadomienie,
• Pracownik zastępujący menedżera otrzyma zadanie,
• Współpracownicy otrzymają wiadomość o ponownym przydzieleniu klientów.

Użytkownik w pracy

Wyzwalacz uruchamia się, gdy pracownik rozpoczyna dzień pracy. Pozwala to automatycznie uruchamiać codzienne procesy.

Na przykład każdego ranka przełożony potrzebuje podsumowania zaległych zadań zespołu. Gdy pracownicy rozpoczynają dzień pracy, Bitrix24 automatycznie zbiera dane i wysyła podsumowanie na czacie. Przełożony nie musi osobno otwierać zadań.

Raport wysłano przełożonemu

Wyzwalacz uruchamia proces, gdy pracownik wysyła przełożonemu raport za określony okres. Ułatwia to kontrolowanie raportów: przełożony od razu widzi, że raport został wysłany, i może sprawdzić go w odpowiednim czasie.

Na przykład menedżer wysłał przełożonemu raport tygodniowy. Bitrix24 zapisze datę wysłania i utworzy dla przełożonego zadanie polegające na sprawdzeniu raportu do końca dnia.

Nadchodzi termin raportu pracy

Wyzwalacz odczytuje z ustawień raportu z pracy moment rozpoczęcia jego tworzenia i uruchamia scenariusz. Następnie dane są automatycznie zbierane, przetwarzane i dodawane do raportu bez udziału pracownika.

Na przykład w ustawieniach raportu z pracy określono czas jego tworzenia: piątek, godz. 16:00. W tym momencie wyzwalacz uruchamia scenariusz. Dane o zadaniach i spotkaniach są zbierane, przetwarzane przez AI i automatycznie dodawane do raportu.

Pobierz raport pracy

Węzeł pobiera raport pracownika za wskazany okres i przekazuje go do kolejnych etapów scenariusza. Pozwala to automatycznie zbierać dane pracowników bez konieczności ręcznego pobierania każdego raportu.

Na przykład przełożony chce zebrać miesięczne raporty pracowników, aby przeanalizować efektywność działu. Węzeł pobiera raport każdej osoby za wskazany okres i przekazuje go do węzła analizy. Przełożony otrzymuje zbiorczy komentarz bez konieczności czytania wszystkich raportów.

Aktualizuj raport pracy

Węzeł dodaje do raportu pracownika za wskazany okres dane przekazane przez poprzednie węzły scenariusza.

Na przykład poprzednie węzły zebrały i przetworzyły dane o zadaniach oraz spotkaniach pracownika z ostatniego miesiąca: liczbę zamkniętych deali, zaległe zadania i ważne informacje dla przełożonego. Węzeł „Uzupełnij raport za okres” dodaje ten tekst do raportu.

Raport wysłany do przełożonego

Węzeł wysyła kierownictwu powiadomienie o zaległych zadaniach pracowników i naruszeniach procedur. Pomaga to szybko wykrywać problemy w zespole i odpowiednio reagować.

Na przykład rano węzeł sprawdza zadania pracowników. Jeśli ktoś ma zaległe zadania, przełożony otrzymuje wiadomość z informacją, kto ich nie wykonał, ile ich jest i jak duże jest opóźnienie. Może od razu zlecić zmianę terminów lub poprosić o aktualny status bez czekania na spotkanie zespołu.

Śledż czas zaakceptowania czatu

Wyzwalacz uruchamia się, jeśli menedżer zbyt późno zareaguje na pierwszą wiadomość klienta na czacie. Pomaga to uniknąć utraty klientów z powodu długiego oczekiwania na odpowiedź.

Na przykład klient napisał na czacie, ale menedżer nie odpowiedział w wyznaczonym czasie. Wyzwalacz rejestruje to zdarzenie i uruchamia scenariusz: przełożony otrzymuje powiadomienie, a czat zostaje przydzielony innemu menedżerowi.

Zapisz raport dzienny pracownika

Węzeł zapisuje raport dzienny pracownika. Typ raportu — dzienny, tygodniowy lub miesięczny — określa się w ustawieniach węzła. Umieszcza się go na końcu scenariusza, gdy wszystkie dane zostały już zebrane i należy zapisać wynik.

Na przykład pod koniec dnia pracy scenariusz zebrał dane o zadaniach pracownika. Węzeł zapisuje je jako raport dzienny, dzięki czemu przełożony widzi wynik bez dodatkowych próśb.

Zapisz plan dzienny

Węzeł zapisuje plan pracownika na bieżący dzień. Plan może zostać przygotowany za pomocą AI lub utworzony automatycznie.

Na przykład rano proces zbiera dane o zadaniach i spotkaniach pracownika. Węzeł zapisuje je jako plan dnia, dzięki czemu pracownik nie musi poświęcać czasu na jego przygotowanie.