W nowym kreatorze workflow wyzwalacz jest pierwszym krokiem każdego procesu. Monitoruje zdarzenie i uruchamia sekwencję działań, gdy ono nastąpi.

Wyzwalacze z grupy CRM pomagają reagować na zmiany w CRM. Na przykład menedżer zmienia etap deala — Bitrix24 automatycznie tworzy zadanie dla prawnika. Gdy zmienia się osoba odpowiedzialna za deal, nowy menedżer od razu otrzymuje powiadomienie. Jeśli automatyczny wyzwalacz nie odpowiada Twoim potrzebom, możesz uruchomić proces ręcznie bezpośrednio z formularza elementu.

O węzłach działań z grupy CRM przeczytasz w artykule „Jak korzystać z węzłów działań z grupy CRM”.

Korzystaj z wyzwalaczy reagujących na zmiany pól

Wyzwalacze z tej grupy monitorują zmiany w formularzach elementów CRM i uruchamiają proces, gdy zmieni się wartość wskazanego pola. Nie musisz ręcznie sprawdzać każdego formularza — wyzwalacz zadziała automatycznie po zmianie danych.

Zaktualizowano deal. Wyzwalacz uruchamia proces, gdy w formularzu deala zmieni się wartość wskazanego pola, na przykład etap, kwota lub osoba odpowiedzialna.

Na przykład firma sprzedaje oprogramowanie, którego zakup wymaga długich uzgodnień. Gdy menedżer przenosi deal na etap Umowa w trakcie podpisywania, prawnik musi sprawdzić umowę. Wyzwalacz Zaktualizowano deal monitoruje pole Etap. Gdy jego wartość się zmieni, węzeł Zadanie tworzy zadanie dla prawnika, a węzeł Powiadomienia użytkownika wysyła mu powiadomienie z linkiem do deala.

Prawnik od razu otrzymuje zadanie sprawdzenia umowy — menedżer nie musi dzwonić ani wysyłać przypomnień.

Zmieniono kontakt. Wyzwalacz uruchamia proces, gdy w formularzu kontaktu zmieni się wartość wskazanego pola, na przykład numer telefonu, adres e-mail lub stanowisko.

Na przykład kancelaria prawna prowadzi kampanię e-mailową dla klientów — wysyła informacje o zmianach w przepisach i przypomnienia o przedłużeniu umów. Gdy klient podaje nowy adres e-mail, a menedżer aktualizuje pole E-mail w formularzu kontaktu, uruchamia się wyzwalacz Zmieniono kontakt. Węzeł Powiadomienia użytkownika informuje menedżera o zmianie adresu i przypomina o aktualizacji listy odbiorców.

Menedżer otrzymuje powiadomienie i aktualizuje listę odbiorców, aby kolejne e-maile trafiały na nowy adres klienta.

Zmieniono firmę. Wyzwalacz uruchamia proces, gdy w formularzu firmy zmieni się wartość wskazanego pola, na przykład branża, liczba pracowników lub adres.

Na przykład firma ubezpieczeniowa obsługuje klientów biznesowych i uzależnia cenę pakietu od liczby pracowników. Gdy liczba pracowników u klienta wzrasta z 50 do 100 osób, a menedżer aktualizuje pole Liczba pracowników w formularzu firmy, uruchamia się wyzwalacz Zmieniono firmę. Węzeł Powiadomienia użytkownika informuje menedżera o zmianie, a węzeł Zadanie tworzy dla niego zadanie weryfikacji warunków i kontaktu z klientem.

Menedżer od razu dowiaduje się o zmianie i może zaproponować klientowi nowe warunki.

Zaktualizowano lead. Wyzwalacz uruchamia proces, gdy w formularzu leada zmieni się wartość wskazanego pola, na przykład źródło, etap lub budżet.

Na przykład agencja nieruchomości pozyskuje leady z różnych platform. Gdy menedżer pyta klienta, skąd dowiedział się o agencji, i ustawia w polu Źródło wartość Polecenie, uruchamia się wyzwalacz Zaktualizowano lead. Węzeł Powiadomienia użytkownika przypomina menedżerowi, aby ustalił, kto polecił agencję, i zapisał tę informację w CRM. Węzeł Lead zmienia etap na Kwalifikacja.

Po zapisaniu informacji w CRM agencja może sprawdzić, kto poleca jej usługi nowym klientom.

Zaktualizowano ofertę. Wyzwalacz uruchamia proces, gdy w formularzu oferty zmieni się wartość wskazanego pola, na przykład status, kwota lub termin ważności.

Na przykład firma wysyła klientom oferty handlowe. Gdy menedżer zmienia status oferty na Odrzucona, uruchamia się wyzwalacz Zaktualizowano ofertę. Węzeł Powiadom kierownictwo informuje kierownika, a węzeł Zadanie tworzy dla menedżera zadanie ustalenia przyczyny odrzucenia oferty.

Kierownik od razu dowiaduje się, że klient odrzucił ofertę, i może włączyć się do rozmów.

Zaktualizowano Inteligentną automatyzację procesów. Wyzwalacz uruchamia proces, gdy w formularzu elementu SPA zmieni się wartość wskazanego pola.

Inteligentna automatyzacja procesów CRM (SPA) pozwala tworzyć typy elementów CRM dostosowane do potrzeb firmy, na przykład do obsługi wniosków zakupowych, umów lub reklamacji. Pola zależą od ustawień danego typu elementu.

Na przykład firma produkcyjna korzysta w Bitrix24 z typu elementu SPA Wniosek zakupowy. Gdy dyrektor finansowy zatwierdza wniosek i zmienia wartość pola Status zatwierdzenia na Zatwierdzono, uruchamia się wyzwalacz Zaktualizowano Inteligentną automatyzację procesów. Węzeł Zadanie tworzy zadanie dla menedżera ds. zakupów, a węzeł Powiadomienia użytkownika wysyła mu powiadomienie.

Menedżer ds. zakupów otrzymuje zadanie od razu po zmianie statusu wniosku na Zatwierdzono.

Śledź zmianę osoby odpowiedzialnej

Wyzwalacz uruchamia proces, gdy zmieni się osoba odpowiedzialna za element CRM.

Na przykład w dziale sprzedaży dużej firmy menedżerowie co jakiś czas idą na urlop lub przechodzą do innego działu. Gdy kierownik zmienia osobę odpowiedzialną za deal, uruchamia się wyzwalacz Śledź zmianę osoby odpowiedzialnej. Węzeł Powiadomienia użytkownika wysyła nowemu menedżerowi powiadomienie z linkiem do deala, a węzeł Dodaj uczestników do czatu grupowego dodaje go do czatu z klientem.

Nowy menedżer może od razu sprawdzić historię rozmowy i etap deala.

Korzystaj z wyzwalaczy uruchamianych ręcznie

Wyzwalacze uruchamiane ręcznie pozwalają rozpocząć proces bezpośrednio z formularza elementu — bez czekania na zdarzenie.

W grupie CRM dostępne są następujące wyzwalacze uruchamiane ręcznie:

• Ręczne uruchomienie z deala,
• Ręczne uruchomienie z kontaktu,
• Ręczne uruchomienie z firmy,
• Ręczne uruchomienie z leada,
• Ręczne uruchomienie z oferty,
• Ręczne uruchomienie z elementu SPA,
• Ręczne uruchomienie z faktury.

Wszystkie te wyzwalacze działają tak samo: menedżer uruchamia proces ręcznie, gdy jest to potrzebne. Przykłady:

• Klient napisał na czacie i poprosił o przesłanie dokumentów rozliczeniowych dotyczących deala. W formularzu nic się nie zmieniło, więc automatyczny wyzwalacz nie zadziała. Menedżer otwiera formularz deala i ręcznie uruchamia proces: węzeł Zadanie tworzy zadanie dla księgowego, aby przygotował dokumenty, a węzeł Powiadomienia użytkownika informuje go o tym.
• Klient poprosił o przesłanie oferty handlowej. Menedżer otwiera formularz oferty i ręcznie uruchamia proces: węzeł Wyślij e-mail przygotowuje wiadomość i wysyła ją klientowi.