Rejestrowanie czasu w zadaniach pomaga zrozumieć, ile godzin faktycznie zajmuje praca. Jest to ważne, gdy trzeba obliczyć wynagrodzenie, sprawdzić obciążenie zespołu lub dokładniej oszacować czas potrzebny na wykonanie zadań.

Bez rejestrowania czasu można opierać się tylko na odczuciach: zadanie „trwało długo”, pracownik „chyba jest przeciążony”, projekt „kosztował więcej”. Brakuje konkretnych danych, dlatego trudno skutecznie zarządzać pracą.

Do czego służy rejestrowanie czasu

Rejestrowanie czasu w zadaniach pozwala określić koszt pracy, porównać planowany czas z rzeczywistym i sprawdzić, gdzie zespół jest przeciążony.

Obliczaj wynagrodzenie na podstawie faktycznie przepracowanych godzin. Firma zatrudnia freelancerów do pracy nad stroną. Zgodnie z umową rozliczenie odbywa się według stawki godzinowej. Wykonawcy wpisują w raporcie: „10 godzin w tygodniu”. Nie wiadomo jednak, na jakie zadania przeznaczyli ten czas ani ile godzin poświęcili na każde z nich.

Gdy wykonawcy rejestrują czas bezpośrednio w zadaniach, można sprawdzić:

• ile godzin poświęcono na każde zadanie,
• kto i nad czym pracował,
• za co dokładnie płaci firma.

Rozliczenie staje się przejrzyste i opiera się na rzeczywistych danych, a nie na ogólnych raportach.

Sprawdzaj, ile kosztuje zadanie lub projekt. Gdy nad zadaniem pracuje kilka osób, bez rejestrowania czasu trudno określić jego rzeczywisty koszt.

Rejestrowanie czasu pokazuje:

• ile godzin poświęcił cały zespół,
• które etapy zajęły najwięcej czasu,
• które zadania kosztują zbyt dużo.

Jest to szczególnie przydatne w pracy projektowej i przy rozliczaniu pracy na podstawie wykonanych zadań.

Porównuj planowany czas z rzeczywistym. W agencji projektant regularnie otrzymuje zadania związane z przygotowaniem banerów. Zwykle takie zadanie powinno zająć około godziny, ale ze względu na poprawki i uzgodnienia każdy baner wymaga dwóch lub trzech godzin pracy. Projektant pracuje dłużej, a zespół jest przeciążony, jednak tego nie widać, ponieważ rzeczywisty czas nie jest nigdzie rejestrowany.

Gdy projektant zaczyna rejestrować czas w zadaniach, kierownik widzi rzeczywistą sytuację i może:

• planować więcej czasu na podobne zadania,
• zmieniać priorytety,
• równomierniej rozdzielać obciążenie w zespole.

Wykrywaj przeciążenie zespołu z wyprzedzeniem. Pracownik przyjmuje zadania i orientacyjnie ocenia czas ich wykonania. Wydaje się, że zdąży ze wszystkim, ale pod koniec tygodnia okazuje się, że kilka zadań trzeba przełożyć na kolejny tydzień.

Planowany czas w zadaniach pozwala wcześniej ocenić obciążenie. Jeśli na dany dzień zaplanowano już osiem godzin pracy, wiadomo, że nowe zadania trzeba:

• przełożyć,
• przekazać innej osobie odpowiedzialnej,
• zmienić ich priorytety.

Jak włączyć rejestrowanie czasu w zadaniach

Rejestrowanie czasu można włączyć bezpośrednio w zadaniu. Może to zrobić Twórca. Następnie można określić planowany czas i rejestrować czas rzeczywisty.

Rejestrowanie czasu można włączyć w dowolnym momencie: podczas tworzenia zadania lub już w trakcie pracy.
Śledzenie czasu zadania

1–3. Przejdź do sekcji Zadania i projekty > Zadania i otwórz formularz zadania.
4. Kliknij Rejestrowanie czasu.

Jak określić planowany czas

Planowany czas określa orientacyjnie, ile powinno zająć wykonanie zadania. Może go ustawić Twórca.

Planowany czas jest potrzebny:

• Osobie odpowiedzialnej, aby zaplanować pracę,
• Kierownikowi, aby sprawdzić rzeczywiste obciążenie zespołu,
• Wszystkim uczestnikom, aby jednakowo rozumieli zakres zadania.

Aby ustawić planowany czas:

1–3. Przejdź do sekcji Zadania i projekty > Zadania i otwórz formularz zadania.
4–5. Kliknij Rejestrowanie czasu i wprowadź przybliżony czas potrzebny na wykonanie zadania.

Jak zarejestrować rzeczywisty czas

Jeśli w zadaniu uczestniczy kilka osób, mogą jednocześnie rejestrować czas pracy. Zarejestrowany czas jest sumowany, dzięki czemu można sprawdzić, ile czasu cały zespół poświęcił na zadanie.

Na przykład nad zadaniem pracuje kilka osób: projektant, specjalista od składu i menedżer. Każda z nich poświęca na zadanie godzinę, ale bez rejestrowania czasu nie wiadomo, ile łącznie czasu zespół przeznaczył na tę pracę.

Gdy wszyscy uczestnicy rejestrują czas w zadaniu, można sprawdzić:

• łączną liczbę godzin przepracowanych przez zespół w polu Rejestrowanie czasu,
• liczbę godzin przepracowanych przez każdego pracownika. W tym celu kliknij pole Rejestrowanie czasu.

Rejestrowanie czasu można rozpocząć w formularzu zadania lub na liście zadań.

W formularzu zadania. Do rejestrowania czasu służą przyciski:

• Rozpocznij — rozpocznij rejestrowanie czasu.
• Pauza — wstrzymaj rejestrowanie czasu.
• Zakończ — zamknij zadanie i zakończ rejestrowanie czasu dla wszystkich pracowników.

Na liście zadań. Rejestrowanie czasu można uruchamiać i wstrzymywać w widokach Terminy, Lista i Mój plan. Najedź kursorem na zadanie i kliknij przycisk rozpoczęcia, aby uruchomić rejestrowanie czasu. Kliknij przycisk pauzy, aby wstrzymać licznik czasu.

Jeśli zapomnisz rozpocząć rejestrowanie czasu lub pracujesz offline, możesz dodać czas do zadania ręcznie. Te wpisy pojawią się w historii i zostaną uwzględnione w łącznym czasie zadania.
Jak ręcznie dodać lub zmienić czas
Jak zarejestrować czas pracy nad zadaniem