Zadanie w Bitrix24 zawiera standardowy zestaw pól: nazwę, opis, odpowiedzialnego i termin. Każda firma ma jednak własne informacje, które warto zapisywać osobno. Prawnik potrzebuje numeru umowy, monter — adresu obiektu, a handlowiec — budżetu klienta. Jeśli takie dane trafiają do opisu zadania, szybko się gubią: jeden pracownik wpisuje je na początku, drugi na końcu, a trzeci w ogóle ich nie dodaje.

Pola niestandardowe rozwiązują ten problem — możesz dodać do formularza zadania dokładnie te pola, których potrzebuje Twój biznes. To samo zadanie może wyglądać inaczej w firmie budowlanej, dziale prawnym czy serwisie, dzięki czemu lepiej wspiera procesy charakterystyczne dla każdej z tych organizacji.

Kiedy warto używać pól niestandardowych

Pola niestandardowe przydają się wtedy, gdy standardowe informacje w zadaniu nie wystarczają do pracy.

Dane w zadaniach muszą być uporządkowane. Dla firmy budowlanej ważny jest adres obiektu, a dla działu prawnego numer umowy. Jeśli pracownicy za każdym razem sami decydują, gdzie wpisać te informacje, szybko powstaje chaos. Pola niestandardowe sprawiają, że wszystkie zadania mają taką samą strukturę.

Różni uczestnicy zadania potrzebują różnych informacji. Menedżer sprawdza budżet projektu, Odpowiedzialny — adres obiektu, a kierownik — status akceptacji. Pola niestandardowe pozwalają przechowywać wszystkie te informacje w jednym formularzu zadania, dzięki czemu każdy szybko znajdzie to, czego potrzebuje.

Dane są potrzebne nie tylko do pracy, ale także do analizy. Gdy w zadaniach znajdują się uporządkowane informacje, takie jak dział, budżet czy typ zgłoszenia, kierownik może w każdej chwili przefiltrować zadania według wybranego parametru. Bez pól niestandardowych dane giną w opisie albo w ogóle nie są zapisywane.

Jakie pola są dostępne w zadaniach

Pola niestandardowe może dodawać administrator Bitrix24. Aby to zrobić, otwórz formularz zadania i kliknij Pola niestandardowe > Dodaj pole.
Pola niestandardowe w zadaniach

W Bitrix24 dostępne są cztery typy pól:

• Tekst,
• Liczba,
• Data i godzina,
• Tak/Nie.

Pola Tekst, Liczba i Data i godzina można dodatkowo oznaczyć jako wymagane lub wielokrotne.

Tekst — najbardziej uniwersalny typ pola. Sprawdza się do przechowywania dowolnych informacji tekstowych, które powinny być oddzielone od opisu, takich jak numer umowy, kod produktu, adres obiektu czy inne dane tekstowe.

Na przykład w agencji nieruchomości pośrednicy jednocześnie obsługują 20–30 obiektów. Klient dzwoni i prosi o spotkanie za godzinę. Agent otwiera zadanie dotyczące nieruchomości i od razu widzi adres w osobnym polu. Nie musi przeszukiwać korespondencji ani pytać współpracownika, który przekazał sprawę.

Liczba — służy do przechowywania danych liczbowych, które można porównywać, filtrować i analizować. Budżet projektu, liczba urządzeń, powierzchnia obiektu czy inne wartości liczbowe najlepiej zapisywać właśnie w tym typie pola, zamiast umieszczać je w opisie. Dzięki temu można łatwo filtrować zadania i tworzyć raporty.

Na przykład w dziale sprzedaży każde zadanie dotyczące przygotowania oferty zawiera pole Budżet klienta. Handlowiec uzupełnia je po pierwszej rozmowie z klientem. Kierownik działu filtruje zadania według budżetu i od razu widzi deale o najwyższej potencjalnej wartości. Dzięki temu łatwiej ustalić priorytety i odpowiednio rozdzielić zasoby zespołu.

Data i godzina — służy do przechowywania dat związanych z samym procesem, a nie z terminem wykonania zadania. Termin zadania i data biznesowa to dwie różne rzeczy. Termin określa, kiedy zadanie ma zostać zakończone. Pole przechowuje datę istotną dla procesu, na przykład datę wygaśnięcia umowy, rozpoczęcia prac na obiekcie czy kolejnego przeglądu technicznego.

Na przykład inżynier otrzymał zadanie zorganizowania przeglądu technicznego urządzeń. Termin wykonania zadania to 10 marca — do tego dnia trzeba uzgodnić wyjazd i przygotować dokumenty. W polu Data przeglądu wpisano 15 marca — dzień, w którym specjalista faktycznie pojedzie na miejsce. Kierownik filtruje zadania według pola Data przeglądu i widzi harmonogram wyjazdów wszystkich specjalistów na najbliższy miesiąc.

Tak/Nie — służy do prostych oznaczeń, takich jak podpisanie umowy, zatwierdzenie briefu czy otrzymanie protokołu. Dzięki takim polom Odpowiedzialny od razu widzi, czy może rozpocząć pracę, a kierownik może łatwo znaleźć zadania oczekujące na zatwierdzenie lub podpis.

Na przykład grafik przygotowuje materiały do kampanii reklamowej. Przed rozpoczęciem pracy musi otrzymać zatwierdzony brief. W polu Brief zatwierdzony ustawiono wartość Tak. Grafik otwiera zadanie i od razu wie, że może rozpocząć pracę. Nie musi szukać informacji na czacie ani pytać menedżera o status. Kierownik może przefiltrować zadania według pola Brief zatwierdzony i zobaczyć kampanie, które nadal czekają na akceptację klienta.

Pole wymagane — zapobiega utworzeniu zadania bez wymaganych danych.
Jeśli określone informacje są niezbędne do pracy, nie warto polegać wyłącznie na uwadze pracowników. Po oznaczeniu pola jako wymaganego Bitrix24 nie pozwoli zapisać zadania, dopóki pole nie zostanie uzupełnione.

Przykłady zastosowania pola wymaganego:

• Przygotowanie oferty handlowej — menedżer tworzy zadanie dla handlowca. Bez numeru deala i nazwy klienta nie da się przygotować dokumentów. Pola Numer deala i Klient są wymagane, dlatego zadanie od razu zawiera wszystkie potrzebne informacje.
• Przygotowanie dokumentów do sprawy sądowej — prawnik otrzymuje zadania od różnych menedżerów. Pole Numer sprawy jest wymagane, więc każde zadanie zawiera odpowiednie dane. Prawnik może od razu rozpocząć pracę bez dodatkowych pytań.

Aby ustawić pole jako wymagane, podczas jego tworzenia zaznacz opcję Wymagane. Bitrix24 będzie wyświetlać ostrzeżenie, dopóki pole nie zostanie uzupełnione.

Pole wielokrotne — umożliwia zapisanie kilku wartości tego samego typu.
Domyślnie pole może zawierać tylko jedną wartość. Jeśli takich danych może być więcej, oznacz pole jako wielokrotne. Wtedy pracownik będzie mógł dodać dowolną liczbę wpisów.

Przykłady zastosowania pola wielokrotnego:

• Przegląd urządzeń na obiekcie — inżynier wykonuje planowy serwis serwerowni. W zadaniu trzeba zapisać numery seryjne wszystkich sprawdzonych urządzeń. W polu Numer seryjny dodaje wszystkie numery. Nie musi wpisywać ich do opisu ani tworzyć osobnych pól dla każdego urządzenia.
• Przygotowanie pakietu dokumentów dla deala — prawnik przygotowuje dokumenty dla dużego klienta. Sprawa dotyczy kilku umów jednocześnie. W wielokrotnym polu Numer umowy wpisuje wszystkie powiązane umowy. Później łatwo odnajdzie potrzebne zadanie za pomocą filtra.

Aby ustawić pole jako wielokrotne, podczas jego tworzenia zaznacz opcję Wielokrotne.

Jak pola niestandardowe pomagają organizować pracę

Po utworzeniu pól niestandardowych zadanie staje się nie tylko poleceniem, ale pełnoprawną kartą procesu. Każdy zespół korzysta z tych samych zadań, ale uzupełnia je informacjami potrzebnymi we własnej pracy.

Na przykład:

• firma budowlana przechowuje w zadaniu adres obiektu, koszt prac i status podpisania protokołu,
• dział prawny — numer umowy, numer identyfikacji podatkowej klienta oraz datę wygaśnięcia umowy,
• dział serwisu — numery seryjne urządzeń i datę kolejnego przeglądu.

Struktura zadań pozostaje przy tym taka sama dla całego zespołu. Każdy pracownik uzupełnia te same pola w tym samym miejscu. Nie trzeba zastanawiać się, gdzie wpisać numer umowy czy adres obiektu — odpowiednie pole jest już przygotowane.

Kierownik widzi wszystkie dane w uporządkowanej formie i może filtrować zadania według dowolnego pola, na przykład znaleźć wszystkie zadania dotyczące konkretnej umowy albo sprawdzić, dla których obiektów protokół nie został jeszcze podpisany.