Jeśli do wykonania zadania trzeba zaangażować kilka osób, możesz zebrać je w jednym miejscu. Ułatwia to podział pracy, gdy zadanie składa się z kilku etapów lub uczestniczą w nim pracownicy z różnych działów. Jedni uczestnicy wykonują swoją część zadania, a inni śledzą postęp prac i rezultat.

Na przykład firma przygotowuje publikację na stronę internetową. Marketingowiec tworzy zadanie dotyczące przygotowania materiału. Copywriter pisze tekst, redaktor go sprawdza, a kierownik monitoruje postęp prac i w razie potrzeby angażuje się w realizację zadania.

W zadaniach Bitrix24 do pracy zespołowej służą role Uczestnicy i Obserwatorzy. Pozwalają one określić, kto wykonuje pracę, a kto śledzi jej przebieg i w razie potrzeby dołącza do działania. Uczestnicy pracują nad zadaniem, a obserwatorzy monitorują postęp i angażują się tylko wtedy, gdy jest to konieczne.

W tym artykule wyjaśnimy, jak zorganizować współpracę nad zadaniem oraz za co odpowiadają uczestnicy i obserwatorzy.

Współpraca nad zadaniem

Aby skutecznie współpracować nad zadaniem, należy:

• Dodać uczestników i określić ich role: kto wykonuje zadanie, kto pomaga w jego realizacji, a kto śledzi przebieg i rezultat.
• Opisać zadanie i zapisać wszystkie ważne informacje w jednym miejscu, aby każdy miał ten sam kontekst.
• Podzielić pracę między uczestników za pomocą listy kontrolnej i przypisać osoby odpowiedzialne.
• Monitorować postęp prac, aby wiedzieć, na jakim etapie znajduje się zadanie.

Uczestników i obserwatorów możesz dodać podczas tworzenia zadania lub do już istniejącego zadania.

Uczestnicy — pomagają realizować zadanie

Uczestnicy to pracownicy, którzy pomagają Odpowiedzialnemu w realizacji zadania. Może ich być kilku, a każdy odpowiada za swoją część pracy. Odpowiedzialność za końcowy rezultat nadal ponosi jednak Odpowiedzialny. Dzięki temu można podzielić pracę w zespole.

Oto przykłady sytuacji, w których warto dodać uczestnika do zadania.

Przygotowanie prezentacji dla klienta — kierownik działu sprzedaży zleca przygotowanie prezentacji. Odpowiedzialnym jest kierownik projektu. Aby przygotować slajdy, dodaje grafika jako uczestnika. Kierownik projektu opracowuje treść, a grafik przygotowuje oprawę wizualną prezentacji.

Napisanie artykułu na stronę internetową — kierownik zleca copywriterowi przygotowanie artykułu o nowych usługach firmy. Uczestnikiem zadania jest redaktor, który sprawdza tekst, po czym copywriter publikuje materiał.

Uruchomienie kampanii reklamowej — marketingowiec otrzymuje zadanie uruchomienia kampanii reklamowej. Dodaje jako uczestnika specjalistę ds. kampanii reklamowych. Marketingowiec przygotowuje strategię i teksty, a specjalista konfiguruje reklamy.

We wszystkich tych przypadkach pracownicy realizują jedno zadanie. Każdy wykonuje swoją część pracy, a Odpowiedzialny odpowiada za końcowy rezultat.

Obserwatorzy — śledzą przebieg zadania

Obserwatorzy to pracownicy, którzy nie uczestniczą w realizacji zadania, ale monitorują jego przebieg i rezultat. W razie potrzeby można ich zaangażować do pracy. Dzięki temu widzą postęp zadania i mogą dołączyć do pracy bez dodatkowych wyjaśnień.

Dodaj obserwatorów, jeśli:

• Współpracownicy powinni śledzić przebieg zadania i znać jego szczegóły.
• Rezultat zadania jest potrzebny innemu pracownikowi na kolejnym etapie pracy.
• Kierownik powinien monitorować terminy i postęp realizacji.

Oto przykłady sytuacji, w których warto dodać obserwatora do zadania.

Przygotowanie banera do kampanii reklamowej — grafik realizuje zadanie polegające na przygotowaniu banera. Kierownik marketingu zostaje dodany jako obserwator, aby śledzić postęp prac, terminy i status zadania. Jest to przydatne, jeśli rezultat będzie mu potrzebny do dalszych działań, na przykład do uruchomienia kampanii reklamowej.

Uruchomienie promocji z kodem rabatowym — do zadania jako obserwatora dodaje się pracownika działu wsparcia. Nie uczestniczy on w przygotowaniu promocji, ale powinien znać jej warunki i przebieg dyskusji. Gdy marketingowiec przygotowuje zasady promocji i tekst na stronę internetową, pracownik działu wsparcia otrzymuje cały potrzebny kontekst. Dzięki temu może później poprawnie odpowiadać na pytania klientów i nie musi dopytywać współpracowników o szczegóły, nawet jeśli zadanie zostało już zakończone.

Przygotowanie oferty handlowej — menedżer przygotowuje ofertę dla dużego klienta z rabatem w wysokości 25% i dodaje jako obserwatorów dyrektora finansowego oraz główną księgową. Dzięki temu mogą wcześniej zapoznać się z warunkami oferty i szybko dołączyć do dyskusji dotyczącej kwestii finansowych bez dodatkowych wyjaśnień.

Czym różnią się uczestnicy od obserwatorów

Główna różnica między tymi rolami polega na sposobie udziału w zadaniu:

• Uczestnik — pracownik, który wykonuje część zadania.
• Obserwator — zainteresowany pracownik, który śledzi postęp i rezultat.

Uczestnicy zadania — pracują nad zadaniem razem z Odpowiedzialnym:

• Omawiają szczegóły zadania na czacie.
• Otrzymują powiadomienia o wszystkich zmianach w zadaniu.
• Wymieniają się plikami.
• Dodają obserwatorów.
• Zmieniają statusy.
• Dodają wyniki pracy.
• Konfigurują przypomnienia.
• Tworzą i dołączają podzadania.
• Włączają rejestrowanie czasu pracy i wykonują inne działania.

Obserwatorzy zadania — nie realizują zadania, ale śledzą jego przebieg, dyskusję i rezultat. Mogą na przykład:

• Dodawać innych obserwatorów.
• Omawiać szczegóły zadania na czacie.
• Dołączać pliki.
• Konfigurować przypomnienia.
• Otrzymywać powiadomienia o zmianie statusu zadania.

Niektóre działania w zadaniu zależą od ustawień Uprawnień dostępu, na przykład edycja listy kontrolnej.
Uprawnienia dostępu w zadaniach