Gdy zadań jest dużo, trudno odnaleźć się na wspólnej liście. Zadania się gromadzą, pilne mieszają się z mniej pilnymi, część pozostaje bez postępu, a ustalenie, czym zająć się najpierw, staje się coraz trudniejsze.

W rezultacie zespół traci koncentrację, a kierownik poświęca czas na ręczne porządkowanie zadań zamiast kontrolować terminy i priorytety.

Metodologie GTD i 4D pomagają uporządkować strumień zadań:

• GTD to podejście, które pomaga zbudować system pracy z zadaniami: określić, co zrobić teraz, co zaplanować i co regularnie przeglądać.
• 4D to sposób na szybkie podejmowanie decyzji dotyczących każdego nowego zadania.

W Bitrix24 możesz zastosować te metodologie do bieżącego strumienia zadań i przekształcić nieuporządkowaną listę w sprawny system pracy.

Czym jest metodologia GTD i jakie daje korzyści

GTD (Getting Things Done) oznacza „doprowadzanie spraw do końca”. To metodologia, która pomaga pracować z dużą liczbą zadań bez utraty kontroli nad priorytetami. Pozwala systematycznie je porządkować: określać, co zrobić teraz, co zaplanować, co delegować, a do czego wrócić później.

Na przykład kierownik ma jednocześnie na liście zatwierdzenie faktury, przygotowanie spotkania z klientem, poprawki do umowy, pytanie od pracownika i kilkanaście drobnych zadań po spotkaniu zespołu. Wszystkie są ważne, ale nie wszystkie trzeba wykonać od razu. Jeśli znajdują się na jednej liście, za każdym razem trzeba ponownie ustalać, co jest pilne, co czeka na odpowiedź, co można przekazać współpracownikowi, a czym jeszcze nie trzeba się zajmować. Wymaga to czasu i uwagi, a ważne i pilne zadania łatwo przeoczyć.

GTD opiera się na pięciu krokach: gromadzeniu, przetwarzaniu, organizowaniu, przeglądzie i działaniu.

Gromadzenie — zapisuj wszystko, co się pojawia. Na tym etapie ważne jest, aby niczego nie pominąć: zadań po spotkaniu, wiadomości z czatu czy pomysłów, do których trzeba wrócić później.

Przetwarzanie — przeanalizuj zgromadzone informacje. Ustal, czy jest to zadanie, pomysł, informacja czy pytanie, które na razie nie wymaga działania. Jeśli trzeba coś zrobić, określ następny krok.

Organizowanie — uporządkuj zadania. W GTD można wyróżnić kilka kategorii:

• Odebrane — wszystko, co nie zostało jeszcze przeanalizowane,
• Następne działania — konkretne zadania, które można już wykonać,
• Oczekiwanie — zadania, w których potrzebna jest odpowiedź lub rezultat od innej osoby,
• Projekty — zadania składające się z kilku kroków,
• Kiedyś / być może — pomysły i plany na przyszłość.

Przegląd — regularnie sprawdzaj zadania, aby pozostały aktualne. Bez systematycznego przeglądu część z nich może utknąć, stracić aktualność lub zginąć wśród nowych spraw.

Działanie — wykonuj zadania. Gdy są już przeanalizowane i przypisane do kategorii, nie musisz za każdym razem zastanawiać się, co jest ważne. Wystarczy otworzyć listę zadań i wybrać następny krok.

Jak stosować GTD w zadaniach Bitrix24

Aby GTD sprawdzało się w Bitrix24, nie wystarczy tworzyć zadań. Od razu włączaj je do procesu pracy: zapisuj nowe sprawy, określaj następny krok, przypisuj kategorie i regularnie przeglądaj listę. Poniżej opisujemy ten proces krok po kroku.

Od razu zapisuj wszystkie nowe sprawy

Każde nowe polecenie najlepiej od razu przekształcić w zadanie — po spotkaniu, na podstawie wiadomości z czatu lub rozmowy ze współpracownikiem. W Bitrix24 możesz utworzyć zadanie bez przerywania pracy, na przykład głosowo za pomocą AI albo z wiadomości w Komunikatorze.
Audio Zadania AI
Jak utworzyć zadanie lub wydarzenie na podstawie wiadomości czatu

Tworzenie zadania głosowo

Tworzenie zadania z wiadomości

Wszystkie zadania, w których uczestniczysz, automatycznie trafiają na jedną listę. Nie musisz zbierać ich ręcznie — otwórz sekcję Zadania i projekty > Zadania.

Określ następny krok

Zadanie powinno odpowiadać na pytanie: co dokładnie trzeba zrobić dalej? Sformułowania takie jak „umowa” lub „prezentacja” nie pomagają rozpocząć pracy. Lepiej napisać „uzgodnić poprawki do umowy z prawnikiem” albo „przygotować wersję roboczą prezentacji na spotkanie”. Aby nie wracać później do długiej korespondencji, od razu dodaj opis, termin i osobę odpowiedzialną.
Jak prawidłowo tworzyć zadania w Bitrix24

Uporządkuj zadania

Aby metodologia była skuteczna, określ kategorie i przypisuj je do zadań podczas przeglądu. W Bitrix24 możesz zrobić to na dwa sposoby:

• Tagi — utwórz tag dla każdej kategorii, na przykład „Odebrane” lub „Oczekiwanie”. Podczas przeglądania zadań od razu przypisuj odpowiedni tag. Kliknij tag w dowolnym widoku zadań, aby wyświetlić tylko wybraną kategorię.
  Jak używać tagów w zadaniach i projektach
• Kolumny w widoku Terminarz — utwórz kolumnę dla każdej kategorii i rozdzielaj między nie zadania podczas przeglądu. Dzięki temu cała lista będzie widoczna w jednym miejscu.
  Jak pracować z zadaniami w widoku Terminarz

Organizowanie zadań za pomocą tagów

Organizowanie zadań w widoku Terminarz

Sprawdźmy, jakie kategorie obejmuje GTD i jak przypisywać do nich zadania.

Odebrane — wszystkie nowe zadania, które nie zostały jeszcze przeanalizowane. Możesz oznaczyć je tagiem albo utworzyć dla nich kolumnę w widoku Terminarz i przeglądać je osobno. Zadania bez terminu automatycznie trafią do kolumny Niezaplanowane w widoku Terminy.
Jak pracować z zadaniami w widoku Terminy

Na przykład po spotkaniu menedżer otrzymał trzy nowe zadania:

• Ustalić kosztorys z wykonawcą,
• Uzgodnić treść e-maila do klienta,
• Zebrać materiały do prezentacji.

Wszystkie te zadania najpierw trafiają do kategorii Odebrane. Później można je przeanalizować: jedno rozpocząć, drugie przekazać współpracownikowi, a trzecie pozostawić do czasu otrzymania odpowiedzi od wykonawcy.

Następne działania — zadania, w których następny krok jest już jasno określony i można rozpocząć pracę. Zadanie jest gotowe do wykonania, gdy ma jasny opis i określony termin. Na przykład po przeanalizowaniu nowych spraw zadanie „uzgodnić poprawki do umowy z prawnikiem” nie pozostaje już wśród nowych poleceń. Wiadomo, co trzeba zrobić, kto jest odpowiedzialny i jaki jest termin, więc można od razu rozpocząć pracę.

W widoku Terminy takie zadania są automatycznie rozdzielane między kolumny: Na dziś, W tym tygodniu, W przyszłym tygodniu. Ułatwia to planowanie pracy z uwzględnieniem terminów.

Oczekiwanie — zadania, w których następny krok zależy od innej osoby. Na przykład kierownik zlecił przygotowanie ostatecznej wersji oferty handlowej, ale najpierw trzeba poczekać na dane z działu finansowego. Dopóki ich nie ma, praca nie może ruszyć dalej, dlatego warto przenieść takie zadanie do osobnej kategorii. Dzięki temu nie miesza się z bieżącą pracą, a jednocześnie nie zostaje pominięte.

Aby wrócić do zadania w odpowiednim momencie, ustaw przypomnienie. Dzięki temu nie zapomnisz sprawdzić postępu ani przypomnieć o zadaniu osobie, od której oczekujesz odpowiedzi.
Jak skonfigurować przypomnienia w zadaniach Bitrix24

Projekty w metodologii GTD to zadania, które wymagają kilku kroków. Możesz organizować je na różne sposoby:

• Jeśli zadanie jest duże, ale pozostaje częścią jednego procesu, podziel je na podzadania lub dodaj listę kontrolną i zaangażuj kilku pracowników. Na przykład przygotowanie webinaru można podzielić na wybór tematu, zebranie materiałów, przygotowanie prezentacji, próbę i wysłanie linku uczestnikom.
  Dekompozycja zadań w Bitrix24: kiedy używać podzadań i list kontrolnych
• Jeśli zakres pracy jest bardzo duży i uczestniczy w niej kilka działów, lepiej użyć projektu. Na przykład uruchomienie nowej strony internetowej obejmuje marketing, projektowanie i programowanie.
  Jak utworzyć projekt

Kiedyś / być może — pomysły i plany, do których nie trzeba wracać teraz. Na przykład firma chce zmienić proces onboardingu nowych pracowników, przygotować szablon typowych odpowiedzi dla klientów albo wrócić do pomysłu wewnętrznych szkoleń zespołu. Te zadania są ważne, ale nie wymagają działania dziś ani w tym tygodniu.

Regularnie przeglądaj zadania

Przeglądaj zadania raz w tygodniu, aby utrzymać porządek i szybko oceniać sytuację.

W Bitrix24 możesz użyć do tego kilku widoków:

• Lista — do przeglądania i filtrowania zadań.
• Terminy — do kontrolowania terminów.
• Mój plan — do tworzenia osobistego planu pracy.
• Kalendarz — do sprawdzania obciążenia w czasie.
• Gantt — do sprawdzania czasu trwania projektu i zależności między zadaniami.
  Jakie widoki są dostępne w zadaniach

Aby nie pomijać tego etapu, utwórz osobne zadanie cykliczne przypominające o przeglądzie. Na przykład skonfiguruj zadanie „Przejrzeć Odebrane i sprawdzić zadania”, które będzie powtarzać się w każdy piątek. Zadanie pojawi się automatycznie zgodnie z harmonogramem i przypomni o przeglądzie.

Dzięki temu zadania się nie gromadzą, a lista pozostaje aktualna.
Zadania cykliczne w Bitrix24: jak je utworzyć i skonfigurować

Czym jest metodologia 4D i jakie daje korzyści

4D to sposób porządkowania nowych zadań i poleceń na bieżąco, w miarę ich pojawiania się. Przydaje się, gdy zadania napływają przez cały dzień: na czatach, spotkaniach, w komentarzach i dyskusjach. Gdy szybko się gromadzą, lista spraw staje się mieszanką rzeczy pilnych, ważnych i przypadkowych. 4D pomaga szybciej podejmować decyzje i pozostawiać w pracy tylko zadania, które rzeczywiście wymagają działania.

Nazwa metodologii pochodzi od czterech działań:

• Do — zrobić,
• Delegate — delegować,
• Defer — odłożyć,
• Delete — usunąć.

Każdą nową sprawę przypisz do jednego z czterech scenariuszy:

• Jeśli zadanie można szybko zakończyć, najlepiej zrobić je od razu. Na przykład pracownik prosi o szybkie zatwierdzenie treści e-maila do klienta — łatwiej otworzyć dokument i od razu odpowiedzieć.
• Jeśli za rezultat powinna odpowiadać inna osoba, deleguj zadanie. Na przykład po spotkaniu trzeba przygotować prezentację dla partnera — najlepiej od razu przypisać ją osobie, która ją wykona.
• Jeśli nie nadszedł jeszcze czas na zadanie, odłóż je i ustaw termin powrotu. Na przykład do rozmowy o umowie trzeba wrócić za tydzień.
• Jeśli nie trzeba nic robić, usuń zadanie, aby nie zajmowało uwagi. Może to być na przykład pomysł z czatu niezwiązany z bieżącymi celami albo zadanie utworzone przez pomyłkę.

Jak stosować 4D w zadaniach Bitrix24

Do — zrobić. Ten scenariusz sprawdza się w przypadku zadań, które lepiej od razu wykonać, zamiast dodatkowo je omawiać lub odkładać.

• Jeśli zadanie jest małe i zrozumiałe, najprościej od razu je wykonać i zamknąć.
• Jeśli zadanie jest ważne, ale rozbudowane, nie pozostawiaj go jako nieokreślonej sprawy. Od razu ustal następny krok i zacznij od niego. Na przykład przy organizacji webinaru najpierw przygotuj i zatwierdź plan. Możesz utworzyć listę kontrolną, aby podzielić zadanie na etapy i realizować je kolejno.
  Listy kontrolne w zadaniach: jak je tworzyć i z nimi pracować
• Jeśli zadanie jest już w toku i wymaga kontroli, ustaw termin. Dzięki temu wiadomo, kiedy potrzebny jest rezultat, a zadanie trudniej przeoczyć. Odpowiedzialny lub kierownik może skonfigurować przypomnienie, aby o nim nie zapomnieć.

Delegate — delegować. Ten scenariusz sprawdza się, gdy zadanie powinna wykonać inna osoba. Na przykład kierownik wie, że nie będzie sam przygotowywać prezentacji, zbierać dokumentów ani sprawdzać materiałów — to praca pracownika, któremu przekazuje zadanie. W formularzu zadania można w tym celu zmienić odpowiedzialnego lub delegować zadanie.

Aby zmienić odpowiedzialnego, kliknij jego imię w formularzu zadania i wybierz nową osobę z listy.

Aby delegować zadanie, kliknij Trzy kropki (...) > Deleguj.

Jeśli główny odpowiedzialny pozostaje bez zmian, a współpracownik ma tylko dołączyć do pracy, nie przekazuj całego zadania. Dodaj go jako uczestnika.

Defer — odłożyć. Jeśli w danym momencie nie trzeba lub nie można kontynuować pracy nad zadaniem, odłóż je. Dotyczy to również zadań, które pozostają na etapie pomysłu: bez konkretnego działania, terminu, odpowiedzialnego i jasno określonego rezultatu. Możesz też odłożyć zadania, które straciły aktualność, ale mogą przydać się później.

Przenieś takie zadania do kolumny Bez terminu w widoku Terminy lub ustaw status Odłożone. Aby zmienić status, w formularzu zadania kliknij Trzy kropki (...) > Odłóż. Dzięki temu w aktywnej pracy pozostaną tylko zadania, które rzeczywiście wymagają działania.

Aby nie zgubić zadania, od razu wyznacz moment powrotu: dodaj przypomnienie i w razie potrzeby oznacz zadanie tagiem, na przykład „Oczekiwanie”.

Zadania w kolumnie Bez terminu

Zmiana statusu zadania

Delete — usunąć. Ten scenariusz pomaga nie zamieniać każdej sprawy w zadanie. Dotyczy przede wszystkim zadań testowych, przypadkowo utworzonych elementów i duplikatów. Takie zadania możesz usunąć zbiorczo w widoku Lista.