W każdej firmie warto monitorować pracę zespołu: kierownik działu sprawdza realizację planu, HR ocenia, jak pracownicy radzą sobie w okresie próbnym, a dyrektor operacyjny przygotowuje podsumowanie kwartału dla zarządu.

Gdy dane są rozproszone w dziesiątkach formularzy, trudno zobaczyć pełny obraz. Na przykład:

• Kierownik widzi, że zespół nie nadąża, ale nie wiadomo, kto jest przeciążony, a kto ma wolne zasoby.
• Dyrektor prosi o wyniki działu za kwartał, ale dane są rozproszone w dziesiątkach zadań — ręczne zebranie ich zajmuje dużo czasu.
• Przed rozpoczęciem nowego projektu trzeba sprawdzić, czy zespół ma wystarczające zasoby, ale analizowanie obciążenia każdego pracownika osobno trwa zbyt długo.

Raporty z zadań zbierają te dane w jednym miejscu. Możesz sprawdzić, ile zadań wykonał każdy pracownik, gdzie powstały zaległości i jak zespół radził sobie z pracą w dowolnym okresie — bez ręcznego zbierania informacji.

Jeśli te dane nie wystarczą, możesz je wyeksportować, kontynuować pracę w formacie XLSX lub przekazać osobom, które nie mają dostępu do Bitrix24.

Kiedy warto korzystać z raportów z zadań

Raporty przydają się nie tylko do regularnego monitorowania pracy. Pomagają też wykrywać problemy, których trudno dostrzec na podstawie pojedynczych zadań.

Obciążenie jest rozłożone nierównomiernie. Kierownik projektu zauważa, że jeden z programistów stale nie dotrzymuje terminów. Otwiera raport obciążenia według Odpowiedzialnych i widzi, że programista ma trzy razy więcej zadań niż pozostali. Problem nie dotyczy pracownika, lecz sposobu rozdzielania pracy.

Jeden typ zadań regularnie się opóźnia. Jeśli opóźnienia dotyczą co miesiąc tego samego rodzaju zadań, warto znaleźć ich przyczynę. Porównanie raportów z różnych okresów pomoże ustalić, czy terminy są źle szacowane, czy też akceptacja zajmuje więcej czasu, niż przewidziano w planie.

Zespół przyjmuje nowy projekt bez znajomości bieżącego obciążenia. Przed przyjęciem dużego zlecenia kierownik sprawdza obciążenie w projektach i widzi, że zespół jest już w pełni zajęty. Dzięki temu uzgadnia terminy na podstawie rzeczywistej sytuacji, zamiast obiecywać realizację, której zespół nie zdąży wykonać.

Zakres pracy zespołu zmienia się z czasem. Porównanie raportów z różnych okresów pokazuje dynamikę: czy liczba zadań wzrosła i czy zespół radzi sobie równie dobrze jak wcześniej. Pozwala to szybko zauważyć większe obciążenie i z wyprzedzeniem podjąć decyzję o wzmocnieniu zespołu.

Które raporty pomagają analizować pracę zespołu

Raporty w Bitrix24 sprawdzą się, gdy chcesz szybko przejrzeć aktualne dane lub udostępnić je współpracownikom.

Przejdź do sekcji Zadania > Więcej > Raporty. Otworzy się lista raportów podzielona na dwa bloki: Osobiste i Standardowe.

Raporty standardowe to gotowe szablony do typowych analiz. Nie trzeba ich konfigurować, a dane aktualizują się przy każdym otwarciu. W każdym raporcie standardowym możesz ustawić filtry, na przykład wybrać konkretnego pracownika, status zadania lub inne parametry.

Raportów standardowych nie można edytować, ale każdy z nich możesz skopiować i dostosować do swoich potrzeb.
Jak pracować ze standardowymi raportami z zadań

W Bitrix24 dostępnych jest sześć raportów standardowych.

Zaangażowanie w projekty pokazuje, ile czasu pracownicy poświęcają na zadania w każdym projekcie oraz ile zadań mają w toku. Na przykład kierownik widzi, że dwóch z trzech programistów jest w pełni obciążonych, a trzeci prawie nie ma aktywnych zadań. Dzięki temu może rozdzielić pracę inaczej, zanim pojawią się opóźnienia.

Zadania w tym miesiącu pokazują bieżącą sytuację: ile zadań utworzono, wykonano i ile jest obecnie w toku. Na przykład w połowie miesiąca kierownik widzi, że z 40 zadań wykonano tylko 8, a 12 jest już opóźnionych. To sygnał, aby omówić sytuację na najbliższym spotkaniu, zamiast czekać do końca miesiąca.

Raport wydajności pokazuje, jak każdy pracownik radzi sobie z zadaniami: ile z nich ukończył w terminie, ile jest opóźnionych i jakie otrzymały oceny. Na przykład odsetek opóźnionych zadań jednego menedżera wzrósł w ciągu dwóch miesięcy z 10% do 35%. Kierownik sprawdza jego listę zadań i widzi 30 aktywnych zleceń, podczas gdy pozostali mają ich po 10–12. Problem nie dotyczy pracownika — obciążenie zostało rozłożone nierównomiernie.

Zadania w zeszłym miesiącu podsumowują wyniki poprzedniego miesiąca według statusów i Odpowiedzialnych. Na przykład kierownik zauważa, że zespół częściej przesuwa terminy. Otwiera raport za poprzedni miesiąc i porównuje wyniki z wcześniejszym okresem. Raport pokazuje, że liczba opóźnionych zadań prawie się podwoiła. To sygnał, aby znaleźć przyczynę, zanim problem stanie się stały.

Śledzenie zasobów zadań pokazuje planowany i rzeczywisty nakład pracy dla każdego zadania. Na przykład na zadanie Przygotuj ofertę handlową zaplanowano 2 godziny, ale w praktyce zajmuje ono 6–8 godzin. Przy kolejnym planowaniu trzeba więc uwzględnić rzeczywisty nakład pracy.

Śledzenie zasobów pracowników pokazuje, kto i ile czasu poświęca na zadania. Na przykład projektant jest stale zajęty, ale raport wskazuje, że 70% czasu przeznacza na poprawki i akceptacje, a tylko 30% na tworzenie nowych materiałów. To powód, aby usprawnić proces akceptacji, a nie zatrudniać kolejnego projektanta.

Raporty zasobów pokazują dane tylko dla zadań, w których włączono opcję Śledzenie czasu.

Raporty osobiste tworzy się w kreatorze. Możesz wybrać dane, okres, pracowników lub projekty odpowiednie dla konkretnego zapytania.

Na przykład kierownik działu marketingu chce zobaczyć tylko zadania swojego działu, które otrzymały negatywną ocenę w ciągu ostatnich sześciu miesięcy. W takim przypadku sprawdzi się raport osobisty utworzony w kreatorze na podstawie konkretnych parametrów.

Aby utworzyć nowy raport, kliknij Dodaj raport w prawym górnym rogu strony raportów.
Kreator raportów: jak tworzyć raporty z zadań

Jak monitorować pracę zespołu w czasie rzeczywistym

Sekcja Kontrola pomaga monitorować pracę zespołu w ciągu dnia. Zawiera główne wskaźniki dla każdego podwładnego: wydajność, liczbę zadań oraz role w zadaniach — Odpowiedzialny, Twórca, Uczestnik i Obserwator.

Raporty służą do analizy pracy w wybranym okresie, natomiast sekcja Kontrola pokazuje bieżącą sytuację. Kierownik może od razu zobaczyć, kto jest przeciążony, a komu można przydzielić nowe zadania.

W sekcji są widoczni tylko podwładni, czyli pracownicy, dla których jesteś wskazany jako kierownik w strukturze firmy.
Struktura firmy: nowy interfejs i możliwości

Na przykład kierownik rozpoczyna dzień pracy od sprawdzenia sekcji Kontrola i od razu widzi, że dwóch pracowników ma zaległe zadania, a nowy specjalista ma tylko jedno aktywne zadanie. Pozwala to szybko rozdzielić pracę inaczej i uniknąć kolejnych opóźnień — bez tworzenia osobnych raportów.

Aby otworzyć sekcję, przejdź do Zadania i projekty i kliknij Kontrola w górnym menu. Jeśli pracowników jest wielu, użyj filtrów. Możesz szybko znaleźć odpowiednią osobę lub wybrać pracowników według wydajności i działu.
Narzędzie Kontrola: jak monitorować zadania podwładnych

Kiedy używać eksportu

Eksport przydaje się, gdy dane z Bitrix24 trzeba połączyć z informacjami z innych programów, przekazać osobom bez dostępu do Bitrix24 lub zapisać jako osobną kopię.

Połącz dane z różnych systemów. Zarząd firmy przygotowuje raport kwartalny. Trzeba w nim uwzględnić dane o zadaniach, sprzedaży i wydatkach z różnych systemów. Kierownik działu eksportuje raport z zadań i łączy go z pozostałymi informacjami w formacie XLSX.

Przekaż dane osobom bez dostępu do Bitrix24. Klient prosi o statystyki projektu za miesiąc. Kierownik eksportuje raport i wysyła arkusz kalkulacyjny. Klient otrzymuje potrzebne dane, nawet jeśli nie ma dostępu do Twojego Bitrix24.

Zapisz dane zakończonego projektu. Firma zakończyła duży projekt. Kierownik eksportuje raport i zapisuje go razem z dokumentacją projektową. Jeśli później pojawią się pytania o terminy, obciążenie zespołu lub zakres wykonanych prac, dane będą łatwo dostępne.

Aby wyeksportować raport, otwórz go i kliknij Ustawienia (⚙️) > Eksportuj do programu Excel w prawym górnym rogu.