W każdej firmie są zadania, które regularnie się powtarzają: księgowy co miesiąc składa sprawozdania, HR monitoruje okresy próbne, specjalista ds. marketingu przygotowuje raport z reklam, a kierownik zespołu prowadzi cotygodniowe spotkania organizacyjne. Gdy takie zadania tworzy się ręcznie, łatwo coś przeoczyć: zapomnieć o ustawieniu przypomnienia, wskazać nieprawidłowy termin wykonania lub nie załączyć dokumentów. W efekcie pojawiają się opóźnienia, błędy i niepotrzebna strata czasu.

Zadania cykliczne rozwiązują ten problem. Konfigurujesz proces tylko raz, a zadania są automatycznie tworzone zgodnie z harmonogramem, z określonym odpowiedzialnym i terminami. Nawet jeśli pracownik zajmuje się innymi projektami, nowe zadania pojawią się na czas — nie trzeba o nich pamiętać ani tworzyć ich ręcznie.

Na przykład co miesiąc dla specjalisty ds. marketingu automatycznie tworzone jest zadanie „Przygotować raport z reklam”. Kierownik widzi, że zadanie zostało utworzone i ma aktualny termin, a w razie potrzeby może zmienić odpowiedzialnego lub termin wykonania. Praca przebiega zgodnie z harmonogramem, bez zakłóceń i ręcznych przypomnień.

Zadania cykliczne nie tylko automatyzują pracę, lecz także sprawiają, że procesy w firmie są bardziej przewidywalne i łatwiejsze do zarządzania.

• Nic nie zostanie pominięte. Nawet jeśli pracownik zajmuje się innymi sprawami, Bitrix24 utworzy zadanie na czas i o nim przypomni.
• Procesy przebiegają zgodnie z harmonogramem. Kierownik nie musi za każdym razem ręcznie tworzyć takich samych zadań.
• Zespół ma mniej rutynowej pracy. Mniej ręcznych działań oznacza więcej czasu na ważne zadania.
• Zespół pracuje w uporządkowany sposób. Zadania cykliczne pomagają utrzymać dyscyplinę pracy — zadania są wykonywane zgodnie z harmonogramem, bez opóźnień i pośpiechu.

Kiedy zautomatyzować tworzenie zadań

Automatyzacja zadań cyklicznych pomaga o niczym nie zapomnieć i sprawia, że procesy stają się przewidywalne. Zadania są automatycznie tworzone na podstawie szablonu, z określonymi uczestnikami i ustawieniami powtarzania. Kierownik nie musi przypominać o powtarzających się zadaniach, a pracownicy otrzymują je na czas i wiedzą, co należy zrobić.

Zadania cykliczne przydają się, gdy te same czynności powtarzają się w określonych odstępach czasu. Warto zautomatyzować tworzenie zadań, jeśli w Twojej pracy występuje jedna z poniższych sytuacji:

Zadanie powtarza się zgodnie z harmonogramem — codziennie, co tydzień lub co miesiąc. Na przykład:

• Sprzedaż — „Sprawdzić niezamknięte deale w CRM” w każdy piątek.
• Marketing — „Przygotować raport z reklam” w pierwszy dzień roboczy miesiąca.
• Office manager — „Zamówić artykuły biurowe i materiały eksploatacyjne” raz w miesiącu.

Trzeba regularnie sprawdzać jakość i gotowość. Dotyczy to powtarzających się kontroli, konserwacji i audytów. Na przykład:

• Produkcja — „Sprawdzić sprzęt i zapisać wyniki konserwacji” raz na dwa tygodnie.
• IT — „Sprawdzić kopie zapasowe systemu” w każdą sobotę.

Ważne jest, aby nie przeoczyć wiadomości i zgłoszeń. Dotyczy to sytuacji, gdy zgłoszenia napływają stale i łatwo coś pominąć. Na przykład:

• Obsługa klienta — „Sprawdzić nierozwiązane zgłoszenia i podsumować tydzień” w każdy piątek.
• HR — „Sprawdzić wyniki wdrożenia nowych pracowników” w każdy poniedziałek.

Dokumenty i szablony muszą być aktualne. Przepisy się zmieniają, a wewnętrzne zasady są aktualizowane. Na przykład można utworzyć dla prawników zadanie „Sprawdzić i zaktualizować szablony umów” raz na trzy miesiące.

Trzeba porównywać dane z różnych systemów. Dzięki temu dane w raportach są spójne, a kierownik widzi rzeczywistą sytuację. Na przykład dział finansowy może co tydzień otrzymywać zadanie „Porównać salda na rachunkach bankowych i przepływy środków”.

Jak działają zadania cykliczne

Zadanie cykliczne konfigurujesz tylko raz — w szablonie określasz opis, termin wykonania, odpowiedzialnego, warunki powtarzania i inne szczegóły. Następnie Bitrix24 automatycznie tworzy nowe zadania na podstawie tego szablonu zgodnie z ustalonym harmonogramem: codziennie, co tydzień, co miesiąc lub co rok. W nowych zadaniach są dostępne ustawienia zapisane w szablonie, na przykład checklista, pliki, uczestnicy i inne parametry. Dzięki temu zespół pracuje w stałym rytmie, kierownik nie musi ręcznie przypominać o zadaniach, a procesy przebiegają bez zakłóceń.

Na przykład w zakładzie produkcyjnym co dwa tygodnie automatycznie pojawia się zadanie „Sprawdzić sprzęt i zaktualizować dziennik konserwacji”. Pracownik oznacza zadanie jako wykonane w Bitrix24, a kierownik może sprawdzić historię utworzonych zadań — bez ręcznego nadzoru i dodatkowych arkuszy.

Jak skonfigurować zadanie cykliczne

W zadaniu cyklicznym określasz harmonogram, odpowiedzialnego, termin wykonania i inne parametry — kolejne zadania będą tworzone automatycznie zgodnie z tymi ustawieniami.

Podstawowe parametry. Uzupełnij główne pola zadania — nazwę, opis, odpowiedzialnego i pozostałe. W razie potrzeby dodaj dodatkowe informacje, na przykład pliki, checklistę i przypomnienia. Wszystkie te parametry będą dostępne w każdym nowym zadaniu.
Jak prawidłowo utworzyć zadanie w Bitrix24

Powtarzanie. Określ, jak często ma być tworzone zadanie:

• Częstotliwość powtarzania — codziennie, co tydzień, co miesiąc lub co rok. Na przykład dla menedżera sprzedaży co tydzień automatycznie tworzone jest zadanie „Sprawdzić nowe zgłoszenia w CRM”.
• Interwał — odstęp między powtórzeniami: co drugi dzień, raz na dwa tygodnie, raz na dwa miesiące itd. Na przykład co dwa tygodnie kierownik otrzymuje zadanie „Sprawdzić zadania działu” — ułatwia to regularną kontrolę i planowanie.
• Konkretne dni — wybierz datę lub dzień tygodnia, na przykład każdą środę, 20. dzień miesiąca lub 15 kwietnia.

Data rozpoczęcia powtarzania. Domyślnie zadania cykliczne zaczynają być tworzone od razu po zapisaniu ustawień, ale możesz określić późniejszą datę rozpoczęcia. Na przykład specjalista ds. marketingu planuje uruchomienie nowej kampanii reklamowej 1 listopada i ustawia tworzenie zadania „Sprawdzić materiały graficzne i teksty reklamowe” od tego dnia. Przed 1 listopada zadania nie będą się pojawiać — zaczną być tworzone zgodnie z harmonogramem od wskazanej daty. To wygodne rozwiązanie, jeśli chcesz wcześniej zaplanować rozpoczęcie pracy i nie musieć pamiętać o dacie.

Data zakończenia. Jeśli zadania są potrzebne tylko do określonego terminu, możesz wskazać datę zakończenia powtarzania. Pozwala to zachować aktualność procesów i uniknąć tworzenia zbędnych zadań. Powtarzanie zadania można zakończyć na kilka sposobów:

• Według daty. Na przykład sprawozdania są potrzebne tylko do końca roku — wskaż 31 grudnia.
• Według liczby powtórzeń. Na przykład kampania marketingowa trwa trzy tygodnie — ustaw trzy powtórzenia, po których zadania przestaną być tworzone.
• Bez ograniczeń. W przypadku stałych procesów zadanie będzie automatycznie tworzone do momentu ręcznego wyłączenia cykliczności.

Termin wykonania zadania. Określ, po jakim czasie od utworzenia zadanie powinno zostać wykonane. Odpowiedzialny od razu zobaczy, kiedy należy zakończyć pracę. Na przykład dla zadania „Przygotować raport sprzedaży” można ustawić termin na dwa dni po jego utworzeniu. Menedżer widzi konkretną datę w formularzu zadania i planuje czas tak, aby przygotować raport bez pośpiechu.

Po skonfigurowaniu zadania cyklicznego Bitrix24 zapisuje szablon ze wszystkimi warunkami i szczegółami: opisem, uczestnikami, plikami, checklistami i harmonogramem. Na podstawie tego szablonu system tworzy kolejne zadania zgodnie z ustawieniami. Szablon możesz edytować w dowolnym momencie:

• Zmienić harmonogram lub wyłączyć cykliczność.
• Zmienić parametry zadania: opis, terminy, uczestników i inne ustawienia.

Jest to przydatne, gdy zmienią się warunki pracy, proces zostanie tymczasowo wstrzymany lub trzeba dodać nowe materiały.

Na przykład w dziale marketingu w szablonie zadania „Sprawdzić kampanie reklamowe” można wyłączyć cykliczność poza sezonem. Gdy rozpocznie się kolejny okres wzmożonej aktywności, można ponownie włączyć powtarzanie i dostosować harmonogram.

W księgowości szablon „Złożyć sprawozdania” można zaktualizować na początku roku, jeśli zmienią się terminy składania sprawozdań lub pojawią się nowe formularze dokumentów. Dzięki temu zadania są tworzone z aktualnymi terminami i plikami, a księgowy nie przeoczy obowiązku sprawozdawczego z powodu nieaktualnych danych.
Cykliczne zadania

W szablonie można zmienić parametry zadania i powtórzeń