Gdy firma się rozwija, zadania stają się bardziej rozbudowane i złożone. Coraz trudniej osiągnąć cel w jednym kroku i w pełni kontrolować jego realizację. Jeśli trudno zaplanować terminy zadania, przekazać je innemu pracownikowi lub odebrać wynik, warto je zdekomponować, czyli podzielić na łatwe do zarządzania części. Pomaga to:

• dokładniej planować duży zakres pracy,
• wcześniej dostrzegać wąskie gardła,
• rozdzielać odpowiedzialność,
• rozumieć, z jakich elementów składa się wynik.

W Bitrix24 zadania można dekomponować na dwa sposoby: za pomocą podzadań i list kontrolnych.

Kiedy warto zastosować dekompozycję

Dekompozycja jest potrzebna, gdy zakres pracy jest zbyt duży jak na jedno zadanie. W takich przypadkach trudno:

• realnie oszacować terminy,
• ocenić bieżący postęp,
• rozdzielić pracę między osoby,
• w porę zauważyć opóźnienia.

Dekompozycja pozwala przekształcić jeden duży cel w zestaw konkretnych działań, z których każde można wykonać, sprawdzić i zakończyć.

Zadanie jest rozbudowane i rozłożone w czasie. Na przykład uruchomienie strony internetowej nie ogranicza się do jednego działania. Trzeba przygotować prototyp, projekt, kod i treści, a następnie uruchomić stronę. Dekompozycja pomaga określić etapy i sprawdzić, na jakim etapie znajdują się prace, zamiast kierować się tylko ogólnym statusem „w toku”.

Jeden cel obejmuje kilka etapów. Na przykład przygotowanie raportu dla klienta wymaga zebrania danych, sprawdzenia liczb, przygotowania prezentacji i uzgodnienia wersji końcowej. Jeśli etapy nie zostaną zapisane, łatwo pominąć poszczególne kroki lub przypomnieć sobie o nich zbyt późno.

Nad zadaniem pracują różni pracownicy lub działy. Firma ma uruchomić nowy oddział. Nie da się uwzględnić wszystkiego w jednym zadaniu: trzeba znaleźć pracowników, dopełnić formalności związanych z ich zatrudnieniem, przeszkolić ich, przygotować dokumenty oraz uzgodnić pierwsze plany sprzedaży.

Bez dekompozycji trudno zarządzać takim zadaniem: pracy jest dużo, kolejność działań nie jest oczywista, a terminy stale się przesuwają. Dekompozycja wprowadza strukturę: dla każdego działania powstaje osobne zadanie. Każde ma odpowiedzialnego i termin, zadania można realizować równolegle, a przełożony widzi ogólny postęp zamiast pojedynczych raportów.

Kiedy tworzyć podzadania

Podzadania są potrzebne, gdy jeden cel składa się z kilku niezależnych części, a każda z nich powinna mieć własny rezultat. Każda część staje się osobnym zadaniem z własnym odpowiedzialnym i terminem. Podzadania pomagają sprawdzić, kto za co odpowiada, na jakim etapie są prace i gdzie pojawiają się opóźnienia.

Podzadania sprawdzą się, gdy:

• zadanie wykonują różni pracownicy lub zespoły,
• dla każdej części ważny jest osobny rezultat, a nie tylko fakt wykonania,
• poszczególne etapy trwają różnie długo i wymagają osobnych terminów,
• pracę trzeba sprawdzać i odbierać niezależnie od zadania głównego.

Na przykład organizacja wydarzenia firmowego wymaga wyboru miejsca, uzgodnienia menu, zamówienia dekoracji i przygotowania programu. Wszystkie te działania są podzadaniami w ramach jednego celu. Każde podzadanie ma własnego odpowiedzialnego, termin i rezultat.

Utwórz podzadanie:

1–3. Przejdź do sekcji Zadania i projekty > Zadania i otwórz formularz zadania.
4–5. Kliknij Podzadania i utwórz nowe zadanie. Jeśli odpowiednie zadanie już istnieje, możesz wybrać je z listy.
6. W nowym zadaniu uzupełnij podstawowe pola: nazwę, opis, odpowiedzialnego i terminy.
7. Kliknij Utwórz.
Jak utworzyć zadanie

W formularzu zadania nadrzędnego będą wyświetlane wszystkie podzadania. Aby szybko zobaczyć ten blok, kliknij Podzadania. W formularzach podzadań będzie widoczne tylko zadanie nadrzędne.

Zadanie nadrzędne z podzadaniami

Podzadanie, z którego można przejść do zadania nadrzędnego

Kiedy dodawać listy kontrolne

Lista kontrolna jest przydatna, gdy zadanie wykonuje jedna osoba lub mały zespół i składa się ono z kilku niewielkich działań. Jednocześnie zadanie ma jeden rezultat.

W takich przypadkach tworzenie osobnego podzadania dla każdego działania jest zbędne, ponieważ niepotrzebnie komplikuje strukturę. Lista kontrolna pozwala zapisać wszystkie kroki i szybko sprawdzić, co już zrobiono, a czego jeszcze nie rozpoczęto.

Na przykład zadanie „Przygotuj publikację w mediach społecznościowych” składa się z następujących kroków:

• napisać tekst,
• wybrać obraz,
• zaplanować publikację,
• sprawdzić sposób wyświetlania.

Wszystkie te działania prowadzą do jednego rezultatu: opublikowanego posta. Wystarczy więc lista kontrolna.

Dodaj listę kontrolną w formularzu zadania:

1. Kliknij Listy kontrolne.
2. Dodaj punkty i opisz, co trzeba zrobić.
3–4. Jeśli przy realizacji poszczególnych punktów potrzebna jest pomoc współpracowników, przypisz Uczestników. Na przykład projektant przygotowuje obraz, marketer sprawdza tekst, a główny odpowiedzialny kontroluje publikację i odpowiada za cały rezultat.