Gdy zespół pracuje nad zadaniem, informacje często są rozproszone: pytania omawia się w prywatnych wiadomościach, pliki wysyła na czacie lub zapisuje na Dysku, a ustalenia prowadzi przez e-mail. Nowemu uczestnikowi trudno szybko wdrożyć się w pracę, ponieważ musi szukać odpowiednich dyskusji i plików w różnych czatach. Przez to nie zawsze wiadomo, jakie decyzje już podjęto i na jakim etapie znajduje się zadanie.

W Bitrix24 cała praca nad zadaniem jest zebrana w jednym miejscu: dyskusje, rozmowy, spotkania i pliki są powiązane z kontekstem zadania. Możesz tu komunikować się z klientami, partnerami i innymi uczestnikami zewnętrznymi. Nic nie ginie — zespół szybko znajduje potrzebne informacje, a kierownik w każdej chwili może sprawdzić historię pracy i bieżący status zadania.

Dyskusje w zadaniu: czat dla całego zespołu

Czat zadania to przestrzeń do komunikacji i śledzenia pracy nad zadaniem. Zapisywane są w nim wiadomości uczestników oraz powiadomienia systemowe o zmianach. Historia czatu pokazuje, jakie decyzje już podjęto i na jakim etapie znajduje się praca. Nowi uczestnicy szybko wdrażają się do pracy nad zadaniem, kierownik w każdej chwili może sprawdzić jego status, a zespół zawsze pracuje na aktualnych informacjach.

Na czacie zadania możesz:

• zadawać pytania i doprecyzowywać szczegóły bezpośrednio w trakcie pracy,
• dodawać uczestników do zadania,
• wspominać współpracowników — od razu otrzymają powiadomienie i szybciej odpowiedzą,
• publikować wyniki wykonania zadania i oznaczać je jako rezultaty,
• dołączać pliki: dokumenty, makiety i arkusze — wszystko jest przechowywane w jednym miejscu,
• śledzić zmiany: kto zmienił termin lub status albo dodał wiadomość,
• przypinać ważne wiadomości i dodawać je do ulubionych, aby szybko do nich wrócić.

Na przykład menedżer uzgadnia treść strony internetowej z copywriterem i projektantem — wszystkie poprawki oraz kolejne wersje są omawiane na czacie zadania. Gdy klient poprosi o aktualizację materiału, nie trzeba niczego odtwarzać z pamięci — cała historia znajduje się na czacie.

Zewnętrzni uczestnicy. Do czatu zadania możesz zaprosić uczestników zewnętrznych, na przykład klientów, partnerów lub freelancerów. Gość otrzymuje dostęp wyłącznie do tego zadania: widzi dyskusję, może pisać na czacie i śledzić zmiany dzięki powiadomieniom e-mail. Pozostałe dane firmy pozostają dla niego niedostępne.

Na przykład agencja projektowa pracuje nad stroną internetową dla klienta. Klient zostaje dodany do zadania jako gość — widzi dyskusję, zgłasza poprawki na czacie i otrzymuje powiadomienia e-mail. Korespondencja z klientem i wewnętrzne dyskusje zespołu są przechowywane w jednym miejscu.

AI na czacie. Na czacie zadania dostępny jest CoPilot — wpisz @ i wybierz go z listy. Poproś go o podsumowanie dyskusji, zaproponowanie pomysłów lub odpowiedź na pytanie. Odpowiedź pojawi się bezpośrednio na czacie i będzie widoczna dla wszystkich uczestników.

Czaty zadań. Jeśli masz wiele zadań, wszystkie dyskusje możesz wygodnie śledzić w sekcji Czaty zadań. Możesz tam pracować z aktualizacjami zadań tak samo jak w Komunikatorze. Po lewej stronie znajduje się lista zadań z ostatnimi wiadomościami, a po prawej — czat wybranego zadania. Zadania z nowymi wiadomościami automatycznie trafiają na górę listy, dzięki czemu od razu widać, gdzie pojawiły się aktualizacje i gdzie wymagana jest reakcja. Możesz szybko przejrzeć listę oraz przeczytać wiadomości lub odpowiedzieć na nie bez otwierania każdego zadania.

To rozwiązanie pomaga:

• kierownikom — szybko przeglądać aktualizacje wszystkich zadań,
• osobom odpowiedzialnym — śledzić aktualizacje swoich zadań w jednym miejscu,
• obserwatorom — być na bieżąco ze zmianami.

Listę czatów zadań możesz otworzyć w sekcji Zadania i Projekty > Czaty zadań lub Komunikator > Czaty zadań.

Czaty zadań w sekcji Zadania

Czaty zadań w Komunikatorze

Powiadomienia i liczniki, aby nie przegapić nowych wiadomości

Każdy uczestnik zadania otrzymuje powiadomienia zależnie od swojej roli. Nowe wiadomości i zmiany w zadaniu są oznaczane licznikami, dzięki czemu od razu widać, gdzie wymagana jest reakcja.

Powiadomienia zależą od roli uczestnika:

• Odpowiedzialni i Uczestnicy otrzymują powiadomienia o wszystkich zmianach w swoich zadaniach.
• Twórcy otrzymują powiadomienia o ważnych wydarzeniach, na przykład gdy zadanie zostanie zakończone, checklista zostanie ukończona lub zostanie dodany rezultat.
• Obserwatorzy otrzymują powiadomienia o zmianie statusu zadania, na przykład gdy zostanie ono utworzone lub zakończone.

Jeśli pracownik zostanie wspomniany na czacie, otrzyma powiadomienie niezależnie od swojej roli.

Rozmowy: gdy korespondencja nie wystarcza

Czasami wygodniej jest omówić sprawę głosowo niż na czacie. W Bitrix24 możesz rozpocząć rozmowę audio lub wideorozmowę bezpośrednio z czatu zadania, bez przechodzenia do innej sekcji. Po zakończeniu rozmowy możesz od razu zapisać ustalenia na czacie zadania, aby nic nie zginęło.

Spotkania: planowanie bezpośrednio z zadania

Czasami w związku z zadaniem wygodniej jest zorganizować spotkanie, aby wprowadzić uczestników w temat przed rozpoczęciem pracy lub omówić wyniki pośrednie. Spotkanie możesz zaplanować bezpośrednio z czatu zadania — kliknij ikonę spinacza i wybierz Spotkanie. Wydarzenie zostanie powiązane z zadaniem, a uczestnicy otrzymają zaproszenie.

Na przykład projektant przesłał końcową wersję makiety, ale programista i menedżer mają pytania. Zamiast prowadzić długą wymianę wiadomości, planują spotkanie bezpośrednio z czatu zadania. Wszyscy spotykają się, omawiają makietę i kończą spotkanie z jasno określonym planem działania.